Zamówienia i grafik zamówień
Podstawowe skróty klawiszowe używane w systemie Hipermarket:
INSERT – wstawianie nowych danych, rozpoczynanie nowych operacji
ENTER – modyfikacja istniejących danych, dokumentów
F1 – pomoc kontekstowa, opis kolumn, oraz skrócony opis działania
F2 – wejście do menu (po menu poruszamy się strzałkami góra-dół, oraz lewo-prawo)
S – szukanie
CTRL+S szybkie szukanie po obecnie posortowanej kolumnie
O – zmiana sortowania widoku
CTRL + O, TAB – szybka zmiana sortowania widoku
F6 – wysłanie bieżącego widoku do pliku, na drukarkę, e-mailem
F10, CTRL+W – wyjście
D – drukowanie
Ponadto w wielu katalogach i słownikach pod F2 dostępne jest menu z podpowiedziami standardowych funkcji oraz klawiszy:
oprócz powyżej opisanych:
Wzorzec zaznaczenia – umożliwia zapisanie identyfikatorów zaznaczonych rekordów, w celu odczytania ich np. w Excelu, wysłania mailem, lub odczytaniu w innym module
Importuj id do zaznaczenia – zaznaczy wiersze zapisane poprzednio przez operację 'Wzorzec zaznaczenia'
F4 – raport widocznych wierszy
F7 – zmiana trybu podsumowania kolumn
F8 – zmiana konfiguracji widocznych kolumn
F9 – wydruk bieżącego widoku na drukarce laserowej
Klasyfikacja – dodatkowa klasyfikacja, umożliwiająca dodanie własnych kolumn z informacjami do bieżącego widoku
Zamówienia i grafik zamówień
System Hipermarket zawiera moduł pozwalający na automatyzację procesu zamówień towaru u dostawców.
Proces zamówień składa się z:
- ułożenie i kontrola grafika zamówień
- komputerowe wspomaganie ilości zamawianych towarów z uwzględnieniem stanów sprzedaży
- ciągłości stanu i sprzedaży
- stanów minimalnych
- gazetek promocyjnych
- kontraktów
- wysłanie zamówienia (e-mailem, elektronicznie EDI, fax)
- potwierdzenie wysłania zamówienia
- stworzenie dokumentu dostawy powiązanego z zamówieniem, oraz weryfikacja pozycji dostawy z zamówieniem
Grafik zamówień
Moduł umożliwia wykonanie planu zamówień na każdy dzień tygodnia, oraz sprawdzenie stanu wykonania planu.
Nową pozycję grafiku rozpoczynamy klawiszem Insert, wpis w grafiku zamówień umożliwia określenie:
- Typu algorytmu, który uruchomi grafik zamówień;
- dostawcy towaru;
- producenta towaru – jeżeli dostawca dostarcza towary tego samego producenta, na które składamy oddzielne zamówienia, wówczas w centrali należy założyć kolejnego producenta i odpowiednio skonfigurować właściwości towarów;
- dni tygodnia składania zamówienia – można wybrać jeden lub kilka dni tygodnia;
- dni dostawy – system automatycznie obliczy na ile dni zamawiamy na podstawie dni zamawiania I dni tygodnia;
- cykliczność zamówienia 7,14,21 dni, przy czym jeżeli wybierzemy kilka dni tygodnia, to cykliczność będzie wynosiła 7;
Ponadto grafik umożliwia:
- Ustawienie typu harmonogramu dostaw PODSTAWOWY bądź PRIORYTET - w każdym z nich wyznaczmy sklepy, okres działania, naIleDni (pozycja umożliwia zamówienie większej ilości towarów) i halę. Jeżeli w sklepie istnieje w danym okresie harmonogram PRIORYTET z polami sklep, hala, dostawca takimi samymi jak Harmonogram PODSTAWOWY to uruchamiamy PRIORYTET (uruchomienie priorytetu: konfiguracja grafik_zam_aktywacja_priorytetu 2, brak priorytetu: konfiguracja grafik_zam_aktywacja_priorytetu 0);
– ręczny opis pozycji np. w celu określenia godziny, do której należy złożyć zamówienie, oraz dział;
– wybór działu sklepu - jest to słownik danych występujący tylko w module grafika, dostępny do edycji w sklepie. Dział sklepu może służyć do podziału grafików wg.handlowców, wg. Asortymentu, lub obszaru sklepu;
- sterowanie z pozycji grafiku zamówień co ma być zamawiane automatycznie (pole zamawiaj automatycznie);
- generowanie zamówienia z grafiku na 2 godziny przed godziną ustaloną w harmonogramie zamówień. Procedurę należy zainstalować w kalendarzu zadań systemu (crontab) co godzinę.
- ostrzeganie o potrzebie wysłania zamówienia i automatyczne wysłanie skonfigurowanym transportem EDI o wyznaczonej godzinie w Harmonogramie godzin
Bufor zamówień:
Współpraca z pozostałymi elementami systemu Hipermarket:
– lista dostawców dostępnych w sklepie, moduł grafika będzie pokazywał tylko kontrahentów zdefiniowanych w centrali jako dostępni
– kontrakty – jeżeli w centrali zdefiniowano kontrakty na zakup towarów od wybranych kontrahentów, moduł grafika będzie dla kontrahenta pokazywał producentów dostępnych przy wybranym kontrahencie F2->Operacje->Filtruj przez kontrakty
– zamówienia – kolumna STATUS pokazuje informacje o wykonaniu zamówienia na podstawie grafika, lub zamówienia wykonanego do kontrahenta z grafiku
– raport towarów – w uproszczonej postaci grafik dotyczy pojedynczego producenta, za pomocą funkcji F2->Operacje->Zmiana Raportu można zdefiniować aby zamówienie obejmowało dowolną grupę towarów możliwą do zdefiniowania w raporcie towarów w katalogu sklepowym
Praca z grafikiem
Po wprowadzeniu pozycji do grafiku mamy następujące możliwości zarządzania i kontroli pracy:
– filtrowanie widocznych pozycji grafiku
– W pokazuje wszystkie rekordy
– D pokazuje dzisiejszy dzień
– I pozwala wybrać grafiki skonfigurowane na wybrany dzień tygodnia
– K pokazuje wszystkie pozycje skonfigurowane dla podświetlonego grafika kontrahenta
Status wykonania zaplanowanych zamówień
Kolumna STATUS zawiera informacje o zamówieniach dotyczących kontrahentów zawartych w grafiku. Wyświetlony status przybiera różny wygląd w zależności od wykonania zamówienia - szczegóły proszę sprawdzić w pomocy pod F1, ponieważ informacja może być rozbudowywana z wersji na wersję.
Domyślnie po wejściu do modułu grafika status dotyczy bieżącego tygodnia za pomocą klawiszy:
– N następny
– P poprzedni
zmieniamy podglądany tydzień.
Informacja o zakresie dat podglądanego tygodnia umieszczona jest przy etykiecie “Podgląd statusów z tygodnia:” we właściwościach grafiku.
Składanie zamówień na podstawie grafika
– wchodzimy do grafika
– naciskamy 'D' aby wybrać zamówienia do złożenia dziś
– w kolumnie status sprawdzamy czy zamówienie nie zostało już wykonane
– wybieramy pozycję grafika, lub zaznaczamy spacją kilka pozycji do tego samego
kontrahenta
– naciskamy 'Z' aby rozpocząć zamawianie
Zamówienia
Moduł zamówień służy do wspomagania procesu składania zamówienia u dostawcy. Przechowuje listę wszystkich złożonych zamówień, domyślnie pokazuje zamówienia z bieżącego oraz poprzedniego miesiąca.
Lista zamówień umożliwia filtrowanie F4 wg.:
– daty wystawienia
– kontrahenta
– dnia tygodnia
Dzięki temu możemy w łatwy sposób sprawdzić odnaleźć np. zamówienia z ostatniego miesiąca złożone w środy do kontrahenta Coca cola.
Nowe zamówienie
Zamówienie można zainicjować na wiele sposobów
– zamówienie z analizy – podstawowy sposób składania zamówienia, zostanie omówiony poniżej
– zamówienie z gazetki - pozwala wybrać kilka gazetek w celu wykonania wspólnego zamówienia na towary w nich zawarte. Ułatwia to kontrolę, czy wszystkie produkty gazetkowe zostaną zamówione.
Zamówienie z gazetki może zostać rozbite wg na poszczególnych dostawców wg dostawcy głównego, lub wg. kontraktów (proszę o kontakt z NET sp. z oo w sprawie szczegółów).
W gazetce centralnej można zapisać ilości, które poszczególne typy sklepów powinny zamówić, a system będzie pilnował aby nie zamówiono mniejszej ilości.
Przy współpracy z magazynem logistycznym naszej produkcji, zamówienia z gazetki w magazynie są specjalne oznaczone, co umożliwia miedzy innymi
– oddzielne przetworzenie / kompletację
– raport sklepów, które nie złożyły zamówienia na wybraną gazetkę
– zamówienie z kolektora – umożliwia wykonanie tzw. Zamówienia z półki zamówienia z kolektora oraz analizy uzupełniają się wzajemnie, dzięki opcji sprawdzania już złożonych zamówień. Dostępne są dwa schematy współpracy zamówienia z kolektora z zamówieniami z analizy
– składamy zamówienia z kolektora np. na produkty nabiałowe (przy zapisie mogą być przez system rozbite na odpowiednich dostawców)
Następnie wykonujemy zamówienie z analizy na produkty nabiałowe, system nie zamówi ponownie produktów ujętych na kolektorze, lub też zaproponuje zwiększenie zamówienia jeżeli wskazuje na to sprzedaż, lecz będzie pamiętał o zamówieniu złożonym uprzednio z kolektora. Dzięki zamówieniu z analizy upewniamy się, że zamówiliśmy wszystkie produkty z danej kategorii.
– Wykonujemy zamówienie z analizy na produkty typu nabiał I za pomocą funkcji F2- >Narzędzia->Wczytaj dane z kolektora, doczytujemy dane z kolektora. Dane z kolektora pojawiają się nam w kolumnie ilość, a dane proponowane przez analizę, pojawią się w nowej kolumnie 'Sugerowane'. Doczytanie danych może odbywać się w dwóch trybach :
– akceptujemy tylko ilości z kolektora na pozycjach widocznych na liście
– dodajemy do listy zamawianych towarów nowe pozycje, zawarte w kolektorze
Dzięki temu także jesteśmy pewni, że zamówiliśmy wszystkie pozycje z danej kategorii, a jednocześnie mamy zamówienie ilości zaakceptowane przy półce.
– Puste zamówienie – zaczynamy z pustą listą pozycji
– zamówienie zerowe – zamówienie informujące nas I dostawcę, że celowo nie składamy zamówienia
– import zamówienia – możliwość importu zamówienia z pliku CSV/TXT lub też np. z palmtopa przedstawiciela handlowego, jeżeli jest możliwość aby wysłał on nam zamówienie elektronicznie
– kopiuj zamówienie – powielenie zamówienia z opcją wyboru innego kontrahenta
– Z oferty dostawcy – lista towarów jest wyznaczona poprzez przypisanie towaru do dostawcy w katalogu towarowym, system umożliwia także zapamiętanie dla każdego towaru I dostawcy indeksu tego towaru w systemie komputerowym dostawcy, tak że możliwe jest wysłanie zamówienia z identyfikatorem 'indeks dostawcy' zamiast kod paskowy
– z pliku oferty – wiele hurtowni udostępnia swoje oferty w plikach tekstowych, ta opcja umożliwia użycie takiego pliku. Może rozpoznawać zawarte w plikach promocje, nowości, gazetki, umożliwia dodanie to katalogu towarów nowych pozycji zdefiniowanych w pliku, oraz wysłanie zamówienia wg identyfikatorów zawartych w pliku dostawcy.
– Towary kontrahenta – lista pozycji wyznaczona jest na podstawie dokumentów przyjęcia od dostawcy w podanym okresie
Na wszystkich typach zamówienia (oprócz kolektora), wykonywana jest następnie analiza wspomagająca wyznaczenie właściwej ilości do zamówienia.
Typ analizy zamówienia:
– algorytm Podstawowy - zamawia towar na podstawie analizy dzień po dniu trzech okresów wstecz powyżej wymienionych właściwości. Oblicza średnią sprzedaż w okresie, podpowiada czy nie za mało zamawiamy. Uwzględnia :
- – ilościowe minimum logistyczne, lub opakowanie zbiorcze
- – analizę poprzednich zamówień
- – wyznaczenie stanu minimalnego i maksymalnego:
- – własność towaru (pojedyncze sklepy)
- – konfiguracji dla typu wielkości sklepu
- – pobranie z zewnętrznego systemu zarządzania kategorią
- – wyznaczenie wg. kategorii
- – jeżeli nie podano, to wyznaczmy stan minimalny na podstawie sprzedaży w analizowanych okresach
- – algorytm przeszukuje wiele zdarzeń między innymi:
- – sprawdzanie przekroczenia maksymalnej założonej rotacji
- – sprawdza czy towar występował na gazetce centralnej
- – sprawdza czy towar będzie występował w gazetce centralnej
- – sprawdza czy towar jest nowością (jeżeli tak to proponuje 1 zgrzewkę)
- – sprawdza czy towar został dostarczony od poprzedniego zamówienia
- – sprawdza ciągłość stanu i sprzedaży towaru
– algorytm średnia Windsorska – analizuje do sprzedaży okres 14 dni wstecz, ucina z tego sprzedaż minimalną I maksymalną, średnią sprzedaż oblicza na podstawie 12-tu pozostałych dni
– algorytm średnia Prosta 3 dni – analizuje sprzedaż z 7 dni wstecz, na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż
– algorytm zamówienie warzyw – analizuje 3 dni wstecz, I na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż. Zawiera zupełnie inny wygląd formatki pozycji umożliwiający dogłębną analizę pozycji: