Moduł czasu pracy

Rozpoczęcie pracy z nowym modułem należy zacząć od właściwej konfiguracji, na którą składają się:

utworzenie działów
przypisanie pracowników do właściwych działów
konfiguracja własnych skrótów klawiszowych (opcjonalnie)

Działy:

Aby utworzyć nowe działy, wybieramy z głównego menu programu: kadry → Działy. Widok działów może wyglądać następująco:

mhmc

Dodawanie nowego działu odbywa się za pomocą klawisza Ins, zaś edycja za pomocą klawisza ENTER. Istotne jest tu pole "Ukryj w grafiku". Pracownicy działu tak oznaczonego, nie będą widoczni w podstawowym widoku grafiku. W ten sposób możemy oznaczyć dział pracowników, którym nie musimy generować grafików, lub nie chcemy ich widzieć podczas tworzenia harmonogramu pracy. Podgląd grafików pracowników przypisanych do tak oznaczonego działu możemy zawsze wywołać ręcznie.

Pracownik – Dział:

Aby przypisać pracowników do działów, wybieramy z głównego menu programu: kadry → Pracownicy → pracownik – Dział. Widok ten może wyglądać następująco:

mhmc1

Dodanie nowego powiązania odbywa się za pomocą klawisza Ins, zaś edycja klawiszem ENTER. Tu z list wyboru musimy wybrać odpowiedniego pracownika i odpowiedni dla niego dział. W widoku czasu pracy, widoczni będą tylko pracownicy powiązani z działami (bez ustawionego pola "Ukryj w grafiku" opisanego powyżej). Jeżeli na sklep przychodzi nowy pracownik, MUSI on zostać przypisany do działu. Poza podstawowymi danymi, takimi jak imię, nazwisko czy nazwa działu, znajduje się również opis dni i godzin urlopu dla danego pracownika. Wyjaśnienie oznaczenia nazw danych kolumn, znajdziemy pod klawiszem F1.

mhmc2

Dane te nie są uzupełniane przez użytkownika, a będą wypełniane automatycznym importem z kadr lub wyliczone z tego co zostało naniesione w systemie. Import z kadr, dotyczący dni/godzin wolnych, docelowo będzie odbywał się raz w miesiącu po naliczeniu płac i uaktualniał dane.

Oznaczenia kolumn i ich wytłumaczenie:

UWBH urlop wypoczynkowy bieżący godziny - liczba godzin urlopu wypoczynkowego, importowana z kadr, przysługująca pracownikowi w danym roku, a pozostała do wykorzystania.
UWBD urlop wypoczynkowy bieżący dni – orientacyjna liczba dni urlopu wypoczynkowego, przysługująca pracownikowi w danym roku, a pozostała do wykorzystania. Liczba ta jest wyliczana przez system jako UWBH/8 zaokrąglając w dół do pełnego dnia.
UWZH urlop wypoczynkowy zaległy godziny - liczba godzin urlopu wypoczynkowego, importowana z kadr, przysługująca pracownikowi za rok ubiegły, a pozostała do wykorzystania.
UWZD urlop wypoczynkowy zaległy dni – orientacyjna liczba dni urlopu wypoczynkowego, przysługująca pracownikowi za ubiegły rok, a pozostała do wykorzystania. Liczba ta jest wyliczana przez system jako UWZH/8 zaokrąglając w dół do pełnego dnia.
UW_R urlop wypoczynkowy realizacja – dane wyliczone z systemu, jest to licz ba dni, określona w zdarzeniach grafiku realizowanego jako urlop wypoczynkowy, od początku roku, do dnia dzisiejszego włącznie.
UW_P urlop wypoczynkowy plan - dane wyliczone z systemu, jest to liczba dni, określona w zdarzeniach grafiku planowanego jako urlop wypoczynkowy, od dnia następnego do końca roku.
OPB opieka bieżące – ilość dni, pozostałych do wykorzystania z roku bieżącego, dane z kadr.
OPZ opieka zaległe – ilość dni, pozostałych do wykorzystania z zeszłego roku, dane z kadr.
OPR opieka realizacja – ilość dni, wyliczona z systemu, zdarzenia zrealizowane oznaczone jako opieka, od początku roku do dziś włącznie.
OPP opieka plan – ilość dni, wyliczona z systemu, zdarzenia planowane oznaczone jako opieka, od dnia następnego do końca roku.

Część konfiguracyjna obejmuje również utworzenie statusów, zmian, wpisanie świąt i założeń na dany rok, ale tym zajmują się Panie kadrowe na centrali. Skróty klawiszowe konfigurowane są w widoku "czas pracy", dlatego opisane zostaną poniżej.

Czas Pracy:

Aby wejść do nowego widoku należy wybrać z głównego menu programu: kadry → Czas pracy

Jest to podstawowy widok, na którym będziemy pracować. Podzielony jest on na następujące sekcje:

1. PLAN:

grafik planowany z wpisanymi godzinami pracy i statusami dni wolnych
zdarzenia grafiku planowanego, czyli planowane urlopy (wypoczynkowe, okolicznościowe, opieka i macierzyński)

2. REALIZACJA:

grafik zrealizowany z wpisanym rzeczywistym czasem pracy, z uwzględnieniem np. nadgodzin oraz statusy dni wolnych
zdarzenia grafiku realizowanego, czyli zrealizowane urlopy, chorobowe, inne nieobecności, wyjścia godzinowe

3. WYMIAR:

widok poglądowy, z możliwością podejrzenia w jakim trybie pracownik ma utworzony grafik, np. tryb ośmiogodzinny, dwunastogodzinny, cały etat, pół etatu

Tabela plan - w tej części widoku generujemy grafiki pracy, czyli tak zwany grafik planowany. Grafiki takie muszą być absolutnie zgodne z prawem pracy, zawierać ilość godzin pracujących dokładnie zgodną z założeniami i liczbę dni wolnych nie mniejszą niż przysługująca w danym okresie.

Możliwe wartości w tabeli grafiku planowanego to:

7:00-15:00 , czyli wstawione przykładowe godziny pracy
WD5 - wolne wynikające z 5-dniowego tyg pracy, wstawiane standardowo w miejsce soboty, lub dnia wolnego odbieranego za pracującą sobotę
WNS - wolne za niedzielę i święta, wstawiane w niedzielę, święta lub dni wolne odbierane w zamian za pracującą niedzielę
W – wolne wynikające z planu, czyli np. jeżeli godziny pracy pracownika zostaną tak rozłożone, że uzyska on dodatkowy dzień wolny, mimo zaplanowania sobót i niedziel
NP – status "Nie pracuje" wstawiamy w grafik w tym okresie, kiedy pracownik nie jest zatrudniony na cały miesiąc a grafik musi zostać wypełniony do końca. Powiedzmy, że pracownik zaczyna pracę na wskazanym sklepie 10 września. Dni od 1-9 września, należy wypełnić statusem NP.

Zdarzenia do widoku planu – w tej części widoku nanosimy planowane urlopy.

Dozwolone statusy to:

U – urlop wypoczynkowy
OP – opieka
UO - urlop okolicznościowy
UM – urlop macierzyński

Tabela realizacja - w tej części widoku uzupełniamy wygenerowane wcześniej grafiki pracy, czyli tak zwany grafik zrealizowany. Na grafikach takich możemy nanosić nadgodziny, bądź pewne przesunięcia godzin pracy. Sprawdzane są również błędy, jednak w mniejszej ilości niż w części planowanej. Wartości dopuszczane w tabeli grafiku realizowanego pokrywają się z tymi z grafiku planowanego, czyli:

7:00-15:00
WD5
WNS
W
NP

Zdarzenia do widoku realizacji – w tej części widoku nanosimy zrealizowane nieobecności, lub wyjścia godzinowe (pobrane i oddane).

Dozwolone statusy to:

U – urlop wypoczynkowy
OP – opieka
UO- urlop okolicznościowy
UM – urlop macierzyński
CH – choroba, zwolnienie L4, pobyt w szpitalu
I – inne nieobecności, wynikające z ustawy a nie uwzględnione w poprzednich statusach
WGR – wyjście godzinowe rejestracja
WGO – wyjście godzinowe oddanie

Praca w widoku:

Przy wchodzeniu z menu programu do czasu pracy, system każe wybrać nam jaki aktualnie widok chcemy edytować. Pierwsze co musimy wybrać to tabela, czyli jedna z sekcji opisana powyżej.

mhcm3

Oczywiście w trakcie pracy z grafikiem możemy się swobodnie przełączać między widokami, ale konieczna jest początkowa inicjalizacja.

Kolejna rzecz, o którą zapyta nas program to wybór okresu, który zamierzamy edytować.

mhmc4

Tu z listy musimy wybrać odpowiedni miesiąc i wpisać rok, po czym wcisnąć klawisz "OK".

System podaje w podpowiedzi bieżący miesiąc i rok. Po wybraniu okresu pojawi się nam wybrany widok:

mhmc5

Opis menu:

Menu F2 - po wciśnięciu klawisza F2 zostajemy przeniesieni do menu. Jako pierwsze dostępne jest standardowe menu, widoczne w wielu miejscach programu, a pozwalające na dokonanie podstawowych operacji tj. sortowanie, szukanie itp.Odpowiednie klawisze skrótu oznaczone są podświetlonymi literami.

mhmc6

Poruszając się strzałkami w bok, lub korzystając z podświetlonych klawiszy, możemy przenieść się do dalszych sekcji menu:

Menu Dni – menu służące do nawigowania w grafiku, wywoływane klawiszem D, lub przez F2 i przesunięcie się strzałką raz w prawo.

Wygląda ono następująco:

mhmc7

Podstawowa nawigacja w programie odbywa się za pomocą klawiszy strzałek. Strzałkami w górę i w dół przesuwamy się na interesującego nas pracownika. Strzałkami w prawo i w lewo przesuwamy się między datami. Na przecięciu wskazanego przez program zaznaczenia wiersza i kolumny znajduje się "bieżąca komórka", którą aktualnie edytujemy. Na poniższym obrazku będzie to 3 listopad dla pracownika o id 3010. Mamy również możliwość przesunięcia tylko kolumny z zaznaczeniem, bez przesuwania całego widoku. Korzystamy wtedy z menu "cofnij" i "dalej" lub klawiszy "←" i "→".

mhmc8

Jak widać wyśrodkowano bieżącą kolumnę bez przesuwania całego widoku. Aby szybko przenieść się do wybranego dnia, korzystamy z opcji "Idź do" i wybieramy datę.

mhmc9

Menu Tabela – menu służące do przełączania się pomiędzy grafikiem planowanym a zrealizowanym, umożliwia szybki podgląd obu widoków. Szybką zmianę widoku z pominięciem menu umożliwiają także klawisze skrótów:

• R - odpowiadający przełączeniu się na grafik realizowany

• P - odpowiadający przełączeniu się na grafik planowany

mhmc10

Informacja, w którym widoku aktualnie się znajdujemy jest widoczna w lewym dolnym rogu ekranu, w ramce podsumowującej i może wyglądać np. tak:

mhmc11

Tu widać, że jesteśmy w widoku czasu pracy, w tabeli realizacja. Na obrazkach wyżej był to widok planu. Wraz z przełączeniem się między tabelami, cały grafik jest przeładowywany od początku wartościami właściwymi dla danego widoku.

Menu Widok – menu pozwalające na przełączanie się do różnych widoków we wskazanych sekcjach. Zgodnie z tym co było napisane powyżej przenieść się możemy:

mhmc12

Czas pracy widok pozwalający podejrzeć godziny pracy i dni wolne za soboty i niedziele
Wymiar czasu pracy pozwala podejrzeć tryb zatrudnienia, wybierany podczas generowania grafiku
Zdarzenia widok pozwalający wstawić zaplanowane lub zrealizowane nieobecności (osobny dla planu i realizacji)
widoczne Działy pozwala ograniczyć listę widocznych pracowników.