Zamówienia i grafik zamówień

Podstawowe skróty klawiszowe

System sprzedażowy HiperMarket umożliwia tworzenie zamówień na podstawie analizy stanów oraz sprzedaży z podanego okresu, a następnie pozwala na elektroniczne wysyłanie zamówień do dostawcy.

Podstawowe skróty klawiszowe używane w systemie Hipermarket:

• INSERT – wstawianie nowych danych, rozpoczynanie nowych operacji
• ENTER – modyfikacja istniejących danych, dokumentów
• F1 – pomoc kontekstowa, opis kolumn oraz skrócony opis działania
• F2 – wejście do menu (po menu poruszamy się strzałkami góra-dół, oraz lewo-prawo)
• S – szukanie
• CTRL+S - szybkie szukanie po obecnie posortowanej kolumnie
• O – zmiana sortowania widoku
• CTRL + O, TAB – szybka zmiana sortowania widoku
• F6 – wysłanie bieżącego widoku do pliku na drukarkę e-mailem
• F10, CTRL+W – wyjście
• D – drukowanie

Ponadto w wielu katalogach i słownikach pod F2 dostępne jest menu z podpowiedziami standardowych funkcji oraz klawiszy:

Rysunek 1.1. Widok okna menu.

Oprócz powyżej opisanych:

wzorzec zaznaczenia – umożliwia zapisanie identyfikatorów zaznaczonych rekordów w celu odczytania ich np. w Excelu wysłania mailem lub odczytaniu w innym module

importuj id do zaznaczenia – zaznaczy wiersze zapisane poprzednio przez operację 'Wzorzec zaznaczenia'

• F4 – raport widocznych wierszy
• F7 – zmiana trybu podsumowania kolumn
• F8 – zmiana konfiguracji widocznych kolumn
• F9 – wydruk bieżącego widoku na drukarce laserowej

klasyfikacja – dodatkowa klasyfikacja umożliwiająca dodanie własnych kolumn z informacjami do bieżącego widoku

Zamówienia

System sprzedażowy HiperMarket umożliwia tworzenie zamówień na podstawie analizy stanów oraz sprzedaży z podanego okresu, a następnie pozwala na wysyłanie elektronicznie zamówienia do dostawcy. Moduł zamówień służy do wspomagania procesu składania zamówienia u dostawcy. Przechowuje listę wszystkich złożonych zamówień, domyślnie pokazuje zamówienia z bieżącego oraz poprzedniego miesiąca.Rysunek 2.1. Właściwości zamówienia.

Operacje dostępne w liście zamówień:

• O - sortowanie
• S - szukanie
• A - informacja o tym ile palet zajmie zamówienie (wymaga uzupełnienia w definicji towaru danych o pojemności palet)
• D - wydruk zamówienia - wydruk jest możliwy tylko na drukarkach laserowych bądź atramentowych, wydruk nie jest możliwy na drukarkach igłowych
• E - w zależności od ustaleń z dostawcą pozwala na sprawdzenia stopnia realizacji zamówienia
• W - wysyłanie zamówień drogą elektroniczną
• Enter - podgląd zawartości zamówienia
• Ins - wystawienie nowego zamówienia automatycznie z możliwością zmiany cen i ilości zamawianego towaru (opisane niżej)
• R - wystawienie 'ręczne' zamówienia bez pomocy analitycznej ze strony programu
• P - sprawdzanie statusu zamówienia
• Z - pozwala na podstawie zaznaczonego zamówienia stworzyć otwarty do poprawek dokument PZ zawierający dane z zamówienia
• CTRL+K - zmiana kontrahenta na zamówieniu
• CTRL+X - wysłanie zamówienia do kolektora
• CTRL+F - blokada, zamykanie otwartego zamówienia, blokujemy jeśli nie chcemy, aby dane zamówienie zostało wysłane do dostawcy

Lista zamówień umożliwia filtrowanie F4 wg.:

• daty wystawienia
• kontrahenta
• dnia tygodnia

Dzięki temu możemy w łatwy sposób sprawdzić bądź odnaleźć np. zamówienia z ostatniego miesiąca składane w środy do kontrahenta Coca Cola.

W momencie, gdy chcemy utworzyć nowe zamówienie wybieramy na klawiaturze klawisz Insert. W lewym dolnym rogu wyświetli się menu zamówień, które umożliwia wybór sposobu tworzenia zamówienia. Proces tworzenia zamówienia jest analogiczny dla każdego sposobu jego tworzenia.

Możliwe sposoby tworzenia nowego zamówienia:

Rysunek 2.2. Tworzenie zamówienia.

Pytania po wybraniu sposobu tworzenia zamówienia:

• Czy na zamówieniu drukować ceny jakie będą w dniu dostawy? - Pytanie dotyczy dostawców, którzy metkują naszą ceną dostarczane towary. Odpowiedź twierdząca oznacza, że w przypadku gdy ustawiliśmy, że za tydzień ma się zmienić cena zakupu na pewnym asortymencie wówczas na zamówieniu z datą dostawy przekraczającą ten okres będzie widniała prawidłowa cena.
• Czy wziąć pod uwagę niezrealizowane zamówienia? - Oznacza, że w przypadku gdy wystawiamy zamówienie na zakładkę system pomniejszy proponowane w analizie ilości zamówienia, które zostały wysłane, a nie zostały jeszcze zrealizowane.

Rysunek 2.3. Widok listy zamówień.

Parametry zamówienia:

• data dostawy
• dni do dostawy
• przy analizie mamy możliwość zawężenia towarów
• na ile dni zamawiam - parametr określa na ile dni ma wystarczyć zamawiana ilość towaru
• tendencja - współczynnik określający wielkość dostawy np.: w wakacje zamawiając napoje ustawiamy skalowanie na 200%, w zimie zamawiając lody ustawiamy skalowanie np. 40%
• opóźnienie - o ile dni może się opóźnić dostawa (program wówczas zwiększy zamówienie)
• realizacja - w przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie: „Czy wziąć pod uwagę niezrealizowane zamówienia?”, podajemy % spodziewanej realizacji zamówienia.

Opis kolumny „FL”:

• C - brak ciągłości
• B - za małe zamówienie
• M - do przewidzenia sprzedaży wzięto maksymalną sprzedaż z jednego z analizowanych okresów
• Z - nie zamawiamy towaru ponieważ ma zerowy stan i zerowy rozchód w analizowanych okresach

Opis pozostałych kolumn:

• nazwa -nazwa produktu, jeżeli ten jest towarem nowo wprowadzonym do katalogu sklepowego wówczas nazwa jest podświetlona
• ilość - proponowana przez komputer ilość do zamówienia (można ją zmienić ale ilość proponowana przez komputer jest zapisana w innym polu i możliwa do sprawdzenia). W przypadku kiedy towar jest nowo wprowadzony do katalogu sklepowego to zamawiana ilość jest co najmniej opakowaniem zbiorczym, jeżeli opakowanie zbiorcze jest <=1 to ilość jest ustawiana na 6 szt.
• MinLog - Minimum logistyczne
• OpZ - opakowanie zbiorcze
• stan - stan na na dzień wczorajszy (lub stan bieżący zależnie od konfiguracji)
• OstSp - sprzedaż w analizowanym okresie 14 dni
• Sp\Dzien - średnia sprzedaż dzienna z okresu analizy
• rotacja z okresu analizy
• stan DD - stan na dzień dostawy
• PrzewSP - przewidywana sprzedaż w okresie, na który zamawiamy towar
• STMIN - przewidywana sprzedaż w okresie, na który zamawiamy towar
• IlSug- sugerowana ilość zamówienia opracowana na podstawie analizy
• IlPoprz - poprzednio zamawiana ilość

Szczegółowy opis kolumn dostępny jest po wybraniu klawisza F1 (pomoc).

Opcje dostępne w liście towarów do zamówienia:

• Z zamów – kończy tworzenie zamówienia i zapisuje zamówienie na liście zamówień
• P sprzedaż – otwiera okno historii sprzedaży zaznaczonego towaru
• Ins - pozwala na dodanie z listy asortymentowej towaru do zamówienia
• I inny kod – jeżeli towar ma towary podrzędne to istnieje możliwość wstawienia do zamówienia kodu podrzędnego
• S - szukanie pozycji w zamówieniu
• K - wczytanie danych z kolektora
• CTRL+Y - przypisanie kodu (indeksu) dostawcy do towaru
• F4 - pozwala zawęzić wyświetlaną w zamówieniu listę towarową
• F6 - pozwala eksportować do pliku/drukować pozycje zamówienia
• L - pozwala dopisać opis do pozycji zamówienia
• J - pozwala dopisać opis do stopki zamówienia

Opcje dostępne podczas edycji opisu pozycji oraz stopki zamówienia:

• F4 - kończy tworzenie opisu zamówienia i zapisuje
• F10 - kończy tworzenie opisu zamówienia, nie zapisuje

Rysunek 2.4. Okno filtrowania pozycji zamówienia

Pozycja operacje umożliwia:

• wszystkie - usuwa wszystkie filtrowania
• filtr z Pełnego zamówienia - oznacza, że każdorazowy wybór F4 umożliwia wybranie pozycji z pośród wszystkich pozycji zamówienia
• filtr z filtru - oznacza, że kolejne wywołanie filtrowania F4 umożliwi wybranie pozycji
• z pośród pozycji wybranych w poprzednim filtrowaniu
• '*' - oznacza aktywny tryb filtrowania

Zamówienia od odbiorców - raporty

W module zamówień od odbiorców wciskamy klawisz K i pojawia się lista raportów do wyboru. Pozwala to na analizę towarów z wybranych gazetek promocyjnych ale tylko takich, które zostały zamówione ale nie dostarczone. Wyniki raportu można zaimportować do arkusza kalkulacyjnego w celu szczegółowych analiz.

Uruchamiamy 'Menu->Zamówienia od odbiorców'. Pokazuje się baza zamówień. Wybieramy 'k' – opcja 'komplementacji i z poniższego menu: wybieramy opcję: 'Nie zrealizowane zamówienia z promocji' (klawisz 'j'). Następnie pojawia się okienko wyboru zamówień, gdzie możemy wybrać dowolną ilość gazetek do analizy:.

W wyniku analizy w katalogu './exporty/' znajdują się dwa pliki raportu. Pierwszy plik z eksportem 'RNZZzPr.txt' znajduje się w formacie tekstowym z podziałem na sklepy i tabelką podsumowań:.

Drugi plik 'RNZZzProm.csv' jest w formacie CSV i jest gotowy do zaimportowania przez arkusz kalkulacyjny. Jest on domyślnie wyświetlany na ekranie jako podgląd: tak żeby osoba nie mająca uprawnień do katalogu './exporty/' mogła wysłać go mailem poprzez wciśnięcie F6.

Nowe zamówienie

Zamówienie można zainicjować na wiele sposobów:

• zamówienie z analizy - podstawowy sposób składania zamówienia zostanie omówiony poniżej
• zamówienie z gazetki - pozwala wybrać kilka gazetek w celu wykonania wspólnego zamówienia na towary w nich zawarte. Ułatwia to kontrolę czy wszystkie produkty gazetkowe zostaną zamówione. Zamówienie z gazetki może zostać rozbite na poszczególnych dostawców wg dostawcy głównego lub wg. kontraktów (proszę o kontakt z NET sp. z oo w sprawie szczegółów). W gazetce centralnej można zapisać ilości, które poszczególne typy sklepów powinny zamówić, a system będzie pilnował, aby nie zamówiono mniejszej ilości.

Przy współpracy z magazynem logistycznym naszej produkcji, zamówienia z gazetki w magazynie są specjalne oznaczone, co umożliwia miedzy innymi:

• oddzielne przetworzenie / kompletację
• raport sklepów, które nie złożyły zamówienia na wybraną gazetkę
• zamówienie z kolektora – umożliwia wykonanie tzw. zamówienia z półki, zamówienia z kolektora oraz dokonania wzajemnego uzupełniania się analizy dzięki opcji sprawdzania już złożonych zamówień. Dostępne są dwa schematy współpracy zamówienia z kolektora z zamówieniami z analizy
• składamy zamówienia z kolektora np. na produkty nabiałowe (przy zapisie mogą być przez system rozbite na odpowiednich dostawców)

Następnie wykonujemy zamówienie z analizy na produkty nabiałowe, system nie zamówi ponownie produktów ujętych na kolektorze lub też zaproponuje zwiększenie zamówienia jeżeli wskazuje na to sprzedaż, lecz będzie pamiętał o zamówieniu złożonym uprzednio z kolektora. Dzięki zamówieniu z analizy upewniamy się, że zamówiliśmy wszystkie produkty z danej kategorii.

• Wykonujemy zamówienie z analizy na produkty typu nabiał i za pomocą funkcji F2- >Narzędzia->Wczytaj dane z kolektora, doczytujemy dane z kolektora. Dane z kolektora pojawiają się nam w kolumnie ilość, a dane proponowane przez analizę, pojawią się w nowej kolumnie 'Sugerowane'. Doczytanie danych może odbywać się w dwóch trybach :
  • akceptujemy tylko ilości z kolektora na pozycjach widocznych na liście
  • dodajemy do listy zamawianych towarów nowe pozycje, zawarte w kolektorze

Dzięki temu także jesteśmy pewni, że zamówiliśmy wszystkie pozycje z danej kategorii, a jednocześnie mamy zamówienie ilości zaakceptowanych przy półce.

• puste zamówienie – zaczynamy z pustą listą pozycji
• zamówienie zerowe – zamówienie informujące nas i dostawcę, że celowo nie składamy zamówienia
• import zamówienia – możliwość importu zamówienia z pliku CSV/TXT lub też np. z palmtopa przedstawiciela handlowego, jeżeli jest możliwość, aby wysłał on nam zamówienie elektronicznie
• kopiuj zamówienie – powielenie zamówienia z opcją wyboru innego kontrahenta
• z oferty dostawcy – lista towarów jest wyznaczona poprzez przypisanie towaru do dostawcy w katalogu towarowym system umożliwia także zapamiętanie dla każdego towaru i dostawcy indeksu tego towaru w systemie komputerowym dostawcy tak, że możliwe jest wysłanie zamówienia z identyfikatorem 'indeks dostawcy' zamiast kod paskowy
• z pliku oferty – wiele hurtowni udostępnia swoje oferty w plikach tekstowych, ta opcja umożliwia użycie takiego pliku. Może rozpoznawać zawarte w plikach promocje, nowości, gazetki, umożliwia dodanie to katalogu towarów nowych pozycji zdefiniowanych w pliku, oraz wysłanie zamówienia wg identyfikatorów zawartych w pliku dostawcy.
• towary kontrahenta – lista pozycji wyznaczona jest na podstawie dokumentów przyjęcia od dostawcy w podanym okresie

Dodatkowe opcje zamówień:

• wbudowana porównywarka cen z ofert dostawców oraz kontraktów normalnych
• kontrakty normalne uwzględniane są tylko wówczas, jeżeli dostawca nie dosyła oferty codziennej
• kolumny z najtańszymi hurtowniami posortowane od najtańszej:
  • CZN 1 (cena), HUR 1 ( symbol )
  • CZN 2, HUR 2
  • CZN 3, HUR 3
  • kolumny są oznaczone kolorem jasno zielony najtańsza hurtownia jest tańsza, jasnobiała jest najtańsza hurtownia jest obecnie droższa
  • w kolumnach 'CZN n' umieszczona jest litera 'K' jeżeli cena pochodzi z kontraktu, a nie z oferty
• kolumny wskazujące na różnicę najtańszej ofert w stosunku do ceny z katalogu (czyli najczęściej ostatniej ceny zakupu)
  • r.kw. - różnica w cenie hurtowni najtańszej HUR 1 i ceny bieżącej (czyli z ostatniej dostawy) z pola CZN: właściwości towaru (na dole)
  • róź.% - procent różnicy w cenie j.w.
• kolumny wskazujące cenę zakupu z gazetki i ewentualnego kontrahenta, jeżeli jest w gazetce wyznaczony
  • CZN GAZ, HUR GAZ
• okno wyboru dostawcy "F2->Edycja->zmiana dostawcy" zawiera:
  • dostawców z modułu ofert dostawców
  • dostawców z kontraktów normalnych
  • dostawców z kolumny ostatnia dostawa

Opcje rozbijania zamówień w zamówieniu z analizy i gazetki:

• w zamówieniu z gazetki priorytetem jest kontrahent wyznaczony w gazetce
• uwzględnianie kontraktów, jeżeli dostawca nie udostępnia oferty konfiguracja/zamówienia.dat rozbijac_zamowienie 0x800
• w zamówieniu z analizy można zmienić dostawcę na pozycji - co jest uwzględniane podczas rozbijania zamówienia

Ostrzeżenia podczas zamykania zamówienia:

• w zamówieniu z analizy system ostrzega, że zamawiamy towar w ofercie magazynu własnego, ale pozwalamy zamówić u innego dostawcy
• w zamówieniu z analizy system ostrzega, że zamawiamy towar gazetowy z wyznaczonym dostawcą i czy chcesz zamówić u innego dostawcy

TYP ANALIZY ZAMÓWIENIA

Na wszystkich typach zamówienia (oprócz kolektora), wykonywana jest następnie analiza wspomagająca wyznaczenie właściwej ilości do zamówienia.

• algorytm podstawowy - zamawia towar na podstawie analizy dzień po dniu trzech okresów wstecz powyżej wymienionych właściwości. Oblicza średnią sprzedaż w okresie podpowiada czy nie za mało zamawiamy. Uwzględnia:
  • ilościowe minimum logistyczne lub opakowanie zbiorcze
  • analizę poprzednich zamówień
  • wyznaczenie stanu minimalnego i maksymalnego:
  • własność towaru (pojedyncze sklepy)
  • konfiguracji dla typu wielkości sklepu
  • pobranie z zewnętrznego systemu zarządzania kategorią
  • wyznaczenie wg. kategorii
  • jeżeli nie podano to wyznaczmy stan minimalny na podstawie sprzedaży w analizowanych okresach
  • algorytm przeszukuje wiele zdarzeń między innymi:
  • sprawdza przekroczenia maksymalnej założonej rotacji
  • sprawdza czy towar występował na gazetce centralnej
  • sprawdza czy towar będzie występował w gazetce centralnej
  • sprawdza czy towar jest nowością (jeżeli tak to proponuje 1 zgrzewkę)
  • sprawdza czy towar został dostarczony od poprzedniego zamówienia
  • sprawdza ciągłość stanu i sprzedaży towaru

• algorytm średnia windsorska – analizuje do sprzedaży okres 14 dni wstecz ucina z tego sprzedaż minimalną i maksymalną, średnią sprzedaż oblicza na podstawie 12-tu pozostałych dni
• algorytm średnia prosta 3 dni – analizuje sprzedaż z 7 dni wstecz, gdzie na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż
• algorytm zamówienie warzyw – analizuje 3 dni wstecz i na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż. Zawiera zupełnie inny wygląd formatki pozycji umożliwiający dogłębną analizę pozycji:

Rysunek 5.1. Wygląd formaki zamówienia warzyw.

Wiersz ST/DOS I SP/STR przedstawia stan dostawy, sprzedaż i straty w ciągu poprzedniego tygodnia wczoraj znajduje się po prawej stronie. Od prawej do lewej są coraz starsze dni tygodnia. Liczby są zaokrąglone do najbliższej całkowitej.

Wiersz ST/DOS oznacza stany dostawy widoczne na powyższym obrazku cyfry “16/ 18” oznaczają, że tydzień temu na koniec dnia stan wynosił 16 i przyjęto tego dnia 16 kg banana.

Wiersz SP/STR oznacza - sprzedaż i straty, widoczne cyfry “5/ 0” oznaczają, że tydzień temu sprzedało się 5kg i nic nie zostało zniszczone dokumentem RW Komisyjne Zniszczenie.

• algorytm analiza półgodzinna – wykonuje domyślnie analizę 7 dni sprzedaży. Dla każdego dnia wykonuje dokładną analizę ciągłości stanu i sprzedaży z paragonów dzieląc dzień na 30 minutowe okresy. Kwalifikuje dzień jako podstawę do obliczeń, jeżeli większość niż połowa 30 minutowych okresów wykazała sprzedaż lub stan towaru. Po wybraniu algorytmu zamówienia uzupełniamy datę dostawy oraz na ile dni zamawiamy. System wykonuje analizę sprzedaży według wybranego algorytmu sprawdza poprzednie zamówienia oraz gazetki centralne i uwzględnia towary zablokowane do zamówień oraz blokady z kontraktów. Ponadto analizuje nadwyżki towarów (kolumna może być ukryta, należy użyć F8 do konfiguracji widocznych kolumn).

Aktualny opis dostępnych kolumn znajduje się w pomocy F1.

Operacje na zamówieniu w toku

Nowa wersja zawiera opcjonalnie rozszerzoną informację o sprzedaży towaru: Rysunek 6.1. Widok podglądu dokumentu.

W dolnej części (zielonej) z właściwościami towaru widnieją symbole:

D-1, D-2 …. D-7 – oznacza to sprzedaż w dniach minus jeden od dziś wczoraj, minus dwa przedwczoraj, czyli w jednej linii mamy podgląd sprzedaży minionego tygodnia.

Symbole T-1, T-2 … - oznaczają poprzednie tygodnie czyli widzimy tu sprzedaż z czterech poprzednich tygodni.

Oprócz podstawowych operacji zmiany ilości oraz dodania nowej pozycji towaru dostępne są następujące opcje:

• F4 – raport widocznych pozycji – jeżeli wygodnie jest wykonać zamówienie z oferty dostawcy,a jednocześnie chcemy zamówić tylko wybraną kategorię można użyć klawisza F4 do zawężenia widocznych pozycji.

Filtr ma dwa tryby działania dostępne pod F4->Operacje:

• filtr z pełnego zamówienia – każdorazowe uruchomienie F4 przeszukuje wszystkie pozycje z zamówienia
• filtr z filtru – każdorazowe uruchomienie F4 przeszukuje tylko widoczne pozycje

Zamówienie złożone po wyfiltrowaniu pozycji, zawierać będzie tylko widoczne pozycje.

Opcje F2->Edycja/Narzędzia wymagające opisu

• Ilości z ostatniej dostawy – dla każdej pozycji zamówienia znajduje ostatnią dostawę i ustawia ilość do zamówienia taką jak poprzednio
• przelicz ilości – umożliwia zwiększenie/zmniejszenie zamawianych ilości na widocznych/zaznaczonych pozycjach o procent.

Po sprawdzeniu zamawianych ilości naciskamy 'Z', aby zatwierdzić zamówienie. Po zatwierdzeniu system podpowiada sposób jakim ostatnio wysyłaliśmy zamówienie. System powraca do listy zamówień, bądź do grafika zamówień w zależności od miejsca, z którego zainicjowaliśmy składanie zamówienia.

Katalog złożonych zamówień

Kilka opcji dostępnych w menu katalogu zamówień wymaga wyjaśnienia:

• W Wyślij – do niektórych dostawców wysyła zamówienie w formie elektronicznej

• P Potwierdź - z niektórymi dostawcami możemy uruchomić operację potwierdzania zamówień wysłanych elektronicznie. Kilkanaście minut po złożeniu zamówienia możemy sprawdzić jego status u dostawcy.

• C scal wybrane zamówienia – jeżeli używamy funkcji stopnia realizacji zamówienia lub porównania towarów zamówionych z towarami dostarczonymi, to podczas tworzenia dokumentu przyjęcia PZ musimy wybrać numer zamówienia. Niestety często składamy kilka zamówień, a dostawca dowolnie je łączy. Opcja Scalenia zamówień pozwala na połączenie zaznaczonych zamówień w jedno, a następnie wybranie tego ostatniego przy dostawie.

• Pokaż nie zamówione pozycje – system zapamiętuje pozycje sugerowane do zamówienia, a wyzerowane przez operatora

Tworzenie dokumentu przyjęcia dostawy

• z poziomu katalogu zamówień za pomocą klawisza 'Z' tworzymy otwarty dokument przyjęcia dostawy powiązany z numerem zamówienia
• z poziomu katalogu przyjęcia dostaw podczas tworzenia dokumentu podajemy/wybieramy (konfiguracja) numer zamówienia

Następnie w dokumencie przyjęcia mamy dostępną operację F2->Inne->Porównaj z zamówieniem.

Tworzenie nowego zamówienia - przykład

System sprzedażowy HiperMarket umożliwia tworzenie zamówień na podstawie analizy stanów oraz sprzedaży z podanego okresu, a następnie pozwala na wysyłanie elektronicznie zamówienia do dostawcy. W celu utworzenia zamówienie należy wysłać z menu Katalogi → Zamówienia.

Rysunek 9.1. Widok okna menu.

Następnie wyświetli nam się okno właściwości zamówienia, z listą już utworzonych zamówień.Rysunek 9.2 Widok listy utworzonych zamówień.

Operacje dostępne na liście zamówień:

• O - sortowanie
• S - szukanie
• A- informacja o tym ile palet zajmuje zamówienie
• D – wydruk zamówienia
• E – w zależności od ustaleń z dostawcą pozwala na sprawdzenie stopnia realizacji zamówienia
• W – wysyłanie zamówienia drogą elektroniczną
• Enter – podgląd zawartości
• Ins – wystawienie nowego zamówienia automatycznie z możliwością zmiany cen i ilości zamawianego towaru
• R – wystawienie „ręcznie” zamówienia bez pomocy analitycznej ze strony programu
• P – sprawdzanie statusu zamówienia
• Z - pozwala na podstawie zaznaczonego zamówienia stworzyć otwarty do poprawek dokument PZ zawierający dane z zamówienia
• CTRL +K – zmiana kontrahenta na zamówieniu
• CTRL +X – wysłanie zamówienia do kolektora
• CTRL +F – blokada i zamykanie otwartego zamówienia. Blokujemy, jeżeli nie chcemy, aby zamówienie zostało wysłane do dostawcy

W momencie, gdy chcemy utworzyć nowe zamówienie wybieramy na klawiaturze klawisz Insert. W lewym dolnym rogu wyświetli nam się menu zamówień – umożliwia ono wybór sposobu tworzenia zamówienia. Proces tworzenia zamówienia jest analogiczny dla każdego sposobu jego tworzenia.

Rysunek 9.3. Widok okna menu.

Wysyłanie elektronicznie zamówienia na przykładzie zamówień z analizy

Po wybraniu Zamówienia z analizy wyświetli się okno, gdzie należy wybrać interesującego nas kontrahenta. Między poszczególnymi wierszami poruszamy się strzałkami „góra” i „dół”. Zatwierdzamy klawiszem Enter.

W następnej kolejności należy wyznaczyć datę dostawy zamówienia. Klawisze Insert oraz Delete pozwalają na zmianę lat w ustawianej dacie, Home oraz End zmieniają datę o 30 dni, natomiast Page up oraz Page Down umożliwiają modyfikacje daty poprzez tygodnie. Zatwierdzamy klawiszem Enter.Rysunek 10.1. Zatwierdzanie daty.

Następnie system wyświetli nam raport wyświetlanych towarów – czyli parametry, jakie system będzie brał pod uwagę przy wyświetlaniu towarów do zamówienia. Zatwierdzamy Enterem.

Rysunek 10.2. Raport wyświetlanych towarów.

Konieczne jest też ustalenie ilości dni objętych analizą. Analogicznie zatwierdzamy klawiszem Enter.

Rysunek 10.3. Ilość dni objętych analizą.

Następnie HiperMarket wyszukuje dane oraz odczytuje stany i rozchody towarów po czym wyświetli listę produktów, które możemy dodać do zamówienia. Do poruszania się między poszczególnymi wierszami służą strzałki – góra i dół oraz ewentualnie klawisz Spacji.Rysunek 10.4. Widok okna składania zamówienia u dostawcy.

W celu uzupełnienia ilości interesującego nas produktu należy przy zaznaczonym produkcie wybrać Enter .Wówczas system poprosi nas o uzupełnienie ilości produktu. Potwierdzamy znów Enterem. Analogicznie wybieramy kolejne produkty i wpisujemy ilości.Rysunek 10.5. Wpisywanie ilości towaru.

W celu zakończenia zamówienia wybieramy klawisz F2. W lewym dolnym rogu wyświetli nam się dodatkowe menu. Strzałką w prawo przechodzimy na opcję Zamów.

Rysunek 10.6. Zamawianie dostawy.

Zatwierdzamy Enterem. Następnie system wyświetli okno dialogowe, gdzie musimy potwierdzić czy chcemy zrealizować zamówienie. Zatwierdzamy Enterem.

Rysunek 10.7. Zatwierdzanie zamówienia.

W kolejnych 2 okienkach dialogowych musimy wybrać formę płatności oraz potwierdzić wysłanie zamówienia. Zaznaczamy TAK lub NIE i potwierdzamy klawiszem Enter.

Dalej należy wybrać sposób wysłania zamówienia. W przypadku kiedy chcemy wysłać je elektronicznie wybieramy Wyślij elektronicznie i zatwierdzamy klawiszem Enter.

Rysunek 10.8. Elektroniczne wysyłanie zamówienia.

Po wysłaniu zamówienie pojawi się na liście wszystkich zamówień.

Grafik zamówień

System Hipermarket zawiera moduł pozwalający na automatyzację procesu zamówień towaru u dostawców.

Proces zamówień składa się z:

• ułożenie i kontrola grafika zamówień
• komputerowe wspomaganie ilości zamawianych towarów z uwzględnieniem stanów sprzedaży
• ciągłości stanu i sprzedaży
• stanów minimalnych
• gazetek promocyjnych
• kontraktów
• wysłanie zamówienia (e-mailem, elektronicznie EDI, fax)
• potwierdzenie wysłania zamówienia
• stworzenie dokumentu dostawy powiązanego z zamówieniem oraz weryfikacja pozycji dostawy z zamówieniem

Dodatkowo opcje:

• możliwość filtrowania pozycji w zamówieniu (F4) po wyznaczonym dostawcy

Rysunek 11.1. Filtrowanie pozycji po zamówieniu

• podsumowanie kwotowe i ilościowe wg wybranego dostawcy dostawcach F2->Narzędzia->Podsumowanie dostawców

Rysunek 11.2. Podsumowanie wyznaczonych dostawców.

• system ostrzega, że dziś była dostawa - "mruga"kolumna z ostatnią dostawą, jeżeli data była na dziś i "mruga" także w okienku właściwości pozycji (na dole)
• magazyny własne mają pierwszeństwo w wyznaczaniu dostawcy (należy skonfigurować w konfiguracja/hurtownie_specjalne.dat)
• możliwość dodania domyślnej kolumny ze stanem magazynu własnego (należy skonfigurować rozsyłanie stanów poprzez centralę)
• dostawcy wyznaczeni w gazetce centralnej na pozycji są priorytetowo uwzględniani podczas wyznaczania dostawcy
• dodano kolumnę Of:GAZ z ceną z gazetki
• dodano operację grupowej zmiany dostawcy w zbliżonych cenach o %tolerancji
• uwzględnianie cen z kontraktów normalnych, jeżeli dostawca nie udostępnia online oferty elektronicznie, ponieważ kontrakt ma ceny długoterminowe, a pobierana elektronicznie oferta ma ceny i dostępność z dziś (konfiguracja/zamówienia.dat wyznacz_dostawce_kontrakt 0x20)

Moduł grafiku zamówień umożliwia wykonanie planu zamówień na każdy dzień tygodnia oraz sprawdzenie stanu wykonania planu.

Rysunek 11.3. Widok grafiku zamówień.

Grafik zamówień do wielu dostawców - wspomaganie wyboru właściwego dostawcy "Super Kupiec"

• jeżeli firma ma magazyn własny - to zawsze jest priorytet - wówczas mniej istotne są rozbieżności w dostawie (bo towar i tak jest nasz);
• zamówienia pod gazetkę (mogą być priorytetem przed magazynem);
• zamówienia według kontraktów długoterminowych + krótkoterminowe pod gazetki (PIP na pozostałe towary poza ofertą magazynu);
• zamówienia według najtańszej oferty:
  • czy wszyscy dostawcy przyjadą codziennie czy też np. co 2/3 dni - wówczas należy zdecydować czy kupić dziś u tego dostawcy czy może poczekać do jutra na drugiego dostawcę. W tej sytuacji operator musi pamiętać kto kiedy dostarcza i odpowiednio wybrać dostawcę. Z kolei, jeżeli zrobi się grafik zamówień na dostawców to system nie uwzględni i nie pokaże w środę, że dostawca czwartkowy ma lepszą cenę. Trzeba więc sklasyfikować firmę jak i co zamawia.

Wyznaczanie dostawcy z najniższą ceną w przypadku równych cen - priorytet równych cen

• system zamówień wyznacza dostawcę z najniższą ceną w ofercie. W przypadku równych cen domyślnie wybiera dostawcę z największą ilością towaru w ofercie w danym zamówieniu jednak nie zawsze jest to optymalne i użytkownik ma możliwość ustawienia priorytetu dla dostawców każdej firmy w ramach centrali
• w menu Katalogi -> Zarządzanie towarami -> Firmy wprowadzamy klasyfikację z typem wartości 'nazwa': F2 -> Klasyfikacja -> zarządzanie klasyfikacjami->Ins->'Priorytet rownych cen' - nazwa jest istotna i musi być tak wprowadzona
• wprowadzoną klasyfikacją oznaczam firmę MerkusRysunek 11.4. Baza firm.

• W katalogu kontrahentów wprowadzamy w Klasyfikacjach etykietę z typem wartości 'wartość':  F2 -> Klasyfikacja -> zarządzanie klasyfikacjami -> Ins -> 'Priorytet rownych cen'Rysunek 11.5. Dokonywanie klasyfikacji.
• dalej ustawiamy się na kontrahentach, których chcemy priorytetyzować i dodajemy im klasyfikacje - im mniejsza wartość tym wyższy priorytet wyboru kontrahenta w przypadku tej samej ceny.
• ceny są porównywane po obliczeniu ewentualnego retra z modułu retr.

Blokada zamówień

Blokowanie zamówień jest możliwa, gdy:

• zamówienia jest na magazyn zewnętrzny i do wskazanego w konfiguracji magazynu;
• w danym dniu jest już zamówienie na ten sam magazyn od tego samego kontrahenta. Wygenerowanie kolejnego zamówienia ma być możliwe dopiero po wysłaniu poprzedniego oraz po otrzymaniu z centrali hasła jednorazowego
• jeżeli w grafiku zamówień istnieje dla sklepu i magazynu wpis z opcją 'Zam. tylko automatycznie: [v]'

Bufor zamówień

Współpraca z pozostałymi elementami systemu Hipermarket:

• lista dostawców dostępnych w sklepie, gdzie moduł grafika będzie pokazywał tylko kontrahentów zdefiniowanych w centrali jako dostępni
• kontrakty – jeżeli w centrali zdefiniowano kontrakty na zakup towarów od wybranych kontrahentów moduł grafika będzie dla kontrahenta pokazywał producentów dostępnych przy wybranym kontrahencie F2->Operacje->Filtruj przez kontrakty
• zamówienia – kolumna STATUS pokazuje informacje o wykonaniu zamówienia na podstawie grafiku lub zamówienia wykonanego do kontrahenta z grafiku
• raport towarów – w uproszczonej postaci grafik dotyczy pojedynczego producenta, gdzie za pomocą funkcji F2->Operacje->Zmiana Raportu można zdefiniować, aby zamówienie obejmowało dowolną grupę towarów możliwą do zdefiniowania w raporcie towarów w katalogu sklepowym

Praca z grafikiem

Nową pozycję grafiku rozpoczynamy klawiszem Insert, gdzie wpis w grafiku zamówień umożliwia określenie:

• typu algorytmu, który uruchomi grafik zamówień
• dostawcy towaru
• producenta towaru – w przypadku kiedy dostawca dostarcza towary tego samego producenta, na które składamy oddzielne zamówienia wówczas w centrali należy założyć kolejnego producenta i odpowiednio skonfigurować właściwości towarów
• dni tygodnia składania zamówienia – można wybrać jeden lub kilka dni tygodnia
• dni dostawy – system automatycznie obliczy na ile dni zamawiamy na podstawie dni zamawiania i dni tygodnia
• cykliczność zamówienia 7,14,21 dni przy czym, jeżeli wybierzemy kilka dni tygodnia, to cykliczność będzie wynosiła 7

Ponadto grafik umożliwia:

• Ustawienie typu harmonogramu dostaw PODSTAWOWY bądź PRIORYTET - w każdym z nich wyznaczmy sklepy, okres działania oraz na ile dni (pozycja umożliwia zamówienie większej ilości towarów) i magazyn. W przypadku kiedy,w sklepie istnieje w danym okresie harmonogram PRIORYTET z polami sklep, hala, dostawca takimi samymi jak Harmonogram PODSTAWOWY to uruchamiamy PRIORYTET (uruchomienie priorytetu: konfiguracja grafik_zam_aktywacja_priorytetu 2, brak priorytetu: konfiguracja grafik_zam_aktywacja_priorytetu 0)
• ręczny opis pozycji np. w celu określenia godziny, do której należy złożyć zamówienie oraz dział
• wybór działu sklepu - jest to słownik danych występujący tylko w module grafika dostępny do edycji w sklepie. Dział sklepu może służyć do podziału grafików wg.handlowców według asortymentu lub obszaru sklepu
• sterowanie z pozycji grafiku zamówień co ma być zamawiane automatycznie (pole zamawiaj automatycznie)
• generowanie zamówienia z grafiku na 2 godziny przed godziną ustaloną w harmonogramie zamówień. Procedurę należy zainstalować w kalendarzu zadań systemu (crontab) co godzinę.
• ostrzeganie o potrzebie wysłania zamówienia i automatyczne wysłanie skonfigurowanym transportem EDI o wyznaczonej godzinie w harmonogramie godzin

• typ algorytmu - konfigurowalny w centrali typ algorytmu, w którym będzie prowadzona analiza

• typ harmonogramu
  • konfiguracja 0 - nieaktywny
  • konfiguracja 1 - specyficzna dla klienta
  • konfiguracja 2 - dostępna dla wszystkich klientów, umożliwia utworzenie harmonogramu specyficznego na okres świąt
    • tworzymy harmonogram PODSTAWOWY na cały rok
    • dla wszystkich sklepów
    • dla wszystkich hal magazynu
    • tworzymy harmonogram PRIORYTET np. na okres 30.IV-6.V
    • dla wybranych sklepów
    • dla wybranych hal magazynowych
    • moduł grafika zamówień zapewnia, że w okresie aktywności harmonogramu PRIORYTET i sklepów oraz hal dla, których został wprowadzony nie będzie aktywny harmonogram PODSTAWOWY

• zamówienie do wielu dostawców - grafik nie pozwala na wybór dostawcy, działają mechanizmy zamówienia do wielu dostawców
• z gazetki
  • podczas edycji nie uruchamia wyboru zakresu towarów do edycji
  • zakres towaru będzie określony ręcznie wybraną gazetką
  • podczas zamówienia uruchamia ręczny wybór gazetki
  • współdziała z zamówieniem do wielu - czyli zamówienie z gazetki do wielu dostawców uwzględnia towary z gazetki, dostawców z gazetki, a dostawców na pozycje nie określone w gazetce wyznacza algorytmem 'zamówienia do wielu dostawców'
• zamawiaj automatycznie - oznaczenie według, której system może automatycznie tworzyć zamówienia o godzinie wskazanej harmonogramem godziny granicznej wysłania zamówienia (na godzinę przed)

Po wprowadzeniu pozycji do grafiku mamy następujące możliwości zarządzania i kontroli pracy:

• filtrowanie widocznych pozycji grafiku
• W - pokazuje wszystkie rekordy
• D - pokazuje dzisiejszy dzień
• I - pozwala wybrać grafiki skonfigurowane na wybrany dzień tygodnia
• K - pokazuje wszystkie pozycje skonfigurowane dla podświetlonego grafika kontrahenta

Status wykonania zaplanowanych zamówień

Kolumna STATUS zawiera informacje o zamówieniach dotyczących kontrahentów zawartych w grafiku. Wyświetlony status przybiera różny wygląd w zależności od wykonania zamówienia - szczegóły proszę sprawdzić w pomocy pod F1ponieważ informacja może być rozbudowywana z wersji na wersję.

Domyślnie po wejściu do modułu grafika status dotyczy bieżącego tygodnia za pomocą klawiszy:

• N następny
• P poprzedni 

zmieniamy podglądany tydzień.

Informacja o zakresie dat podglądanego tygodnia umieszczona jest przy etykiecie “Podgląd statusów z tygodnia:” we właściwościach grafiku.

Rysunek 15.1. Widok podglądu statusów z tygodnia.

Składanie zamówień na podstawie grafika

• wchodzimy do grafiku
• naciskamy 'D' aby wybrać zamówienia do złożenia w dniu dzisiejszym
• w kolumnie status sprawdzamy czy zamówienie nie zostało już wykonane
• wybieramy pozycję grafiku lub zaznaczamy spacją kilka pozycji do tego samego kontrahenta
• naciskamy 'Z' aby rozpocząć zamawianie

Konfiguracja

W zamówieniu do wielu dostawców można wykonać następujące operacje:

• zamówienie do analizy
• zamówienie z producenta
• zamówienie z kasy dostawcy/planogramu

Dokonywać rezygnacji wszędzie, gdzie jest możliwość zrezygnowania z wyboru dostawcy i pada pytanie "czy chcesz pozostawić pole nieuzupełnione i kontynuować ?".