Zamówienia i grafik zamówień

Podstawowe skróty klawiszowe używane w systemie Hipermarket:

INSERT – wstawianie nowych danych, rozpoczynanie nowych operacji

ENTER – modyfikacja istniejących danych, dokumentów

F1 – pomoc kontekstowa, opis kolumn, oraz skrócony opis działania

F2 – wejście do menu (po menu poruszamy się strzałkami góra-dół, oraz lewo-prawo)

S – szukanie

CTRL+S szybkie szukanie po obecnie posortowanej kolumnie

O – zmiana sortowania widoku

CTRL + O, TAB – szybka zmiana sortowania widoku

F6 – wysłanie bieżącego widoku do pliku, na drukarkę, e-mailem

F10, CTRL+W – wyjście

D – drukowanie

Ponadto w wielu katalogach i słownikach pod F2 dostępne jest menu z podpowiedziami standardowych funkcji oraz klawiszy:

oprócz powyżej opisanych:

Wzorzec zaznaczenia – umożliwia zapisanie identyfikatorów zaznaczonych rekordów, w celu odczytania ich np. w Excelu, wysłania mailem, lub odczytaniu w innym module

Importuj id do zaznaczenia – zaznaczy wiersze zapisane poprzednio przez operację 'Wzorzec zaznaczenia'

F4 – raport widocznych wierszy

F7 – zmiana trybu podsumowania kolumn

F8 – zmiana konfiguracji widocznych kolumn

F9 – wydruk bieżącego widoku na drukarce laserowej

Klasyfikacja – dodatkowa klasyfikacja, umożliwiająca dodanie własnych kolumn z informacjami do bieżącego widoku

Zamówienia i grafik zamówień

System Hipermarket zawiera moduł pozwalający na automatyzację procesu zamówień towaru u dostawców.

Proces zamówień składa się z:

• ułożenie i kontrola grafika zamówień
• komputerowe wspomaganie ilości zamawianych towarów z uwzględnieniem stanów sprzedaży
• ciągłości stanu i sprzedaży
• stanów minimalnych
• gazetek promocyjnych
• kontraktów
• wysłanie zamówienia (e-mailem, elektronicznie EDI, fax)
• potwierdzenie wysłania zamówienia
• stworzenie dokumentu dostawy powiązanego z zamówieniem, oraz weryfikacja pozycji dostawy z zamówieniem

Grafik zamówień

Moduł umożliwia wykonanie planu zamówień na każdy dzień tygodnia, oraz sprawdzenie stanu wykonania planu.

Nową pozycję grafiku rozpoczynamy klawiszem Insert, wpis w grafiku zamówień umożliwia określenie:

- Typu algorytmu, który uruchomi grafik zamówień;

- dostawcy towaru;

- producenta towaru – jeżeli dostawca dostarcza towary tego samego producenta, na które składamy oddzielne zamówienia, wówczas w centrali należy założyć kolejnego producenta i odpowiednio skonfigurować właściwości towarów;

- dni tygodnia składania zamówienia – można wybrać jeden lub kilka dni tygodnia;

- dni dostawy – system automatycznie obliczy na ile dni zamawiamy na podstawie dni zamawiania I dni tygodnia;

- cykliczność zamówienia 7,14,21 dni, przy czym jeżeli wybierzemy kilka dni tygodnia, to cykliczność będzie wynosiła 7;

Ponadto grafik umożliwia:

- Ustawienie typu harmonogramu dostaw PODSTAWOWY bądź PRIORYTET - w każdym z nich wyznaczmy sklepy, okres działania, naIleDni (pozycja umożliwia zamówienie większej ilości towarów) i halę. Jeżeli w sklepie istnieje w danym okresie harmonogram PRIORYTET z polami sklep, hala, dostawca takimi samymi jak Harmonogram PODSTAWOWY to uruchamiamy PRIORYTET (uruchomienie priorytetu: konfiguracja grafik_zam_aktywacja_priorytetu 2, brak priorytetu: konfiguracja grafik_zam_aktywacja_priorytetu 0);

– ręczny opis pozycji np. w celu określenia godziny, do której należy złożyć zamówienie, oraz dział;

– wybór działu sklepu - jest to słownik danych występujący tylko w module grafika, dostępny do edycji w sklepie. Dział sklepu może służyć do podziału grafików wg.handlowców, wg. Asortymentu, lub obszaru sklepu;

- sterowanie z pozycji grafiku zamówień co ma być zamawiane automatycznie (pole zamawiaj automatycznie);

- generowanie zamówienia z grafiku na 2 godziny przed godziną ustaloną w harmonogramie zamówień. Procedurę należy zainstalować w kalendarzu zadań systemu (crontab) co godzinę.

- ostrzeganie o potrzebie wysłania zamówienia i automatyczne wysłanie skonfigurowanym transportem EDI o wyznaczonej godzinie w Harmonogramie godzin

Bufor zamówień:

Współpraca z pozostałymi elementami systemu Hipermarket:

– lista dostawców dostępnych w sklepie, moduł grafika będzie pokazywał tylko kontrahentów zdefiniowanych w centrali jako dostępni

– kontrakty – jeżeli w centrali zdefiniowano kontrakty na zakup towarów od wybranych kontrahentów, moduł grafika będzie dla kontrahenta pokazywał producentów dostępnych przy wybranym kontrahencie F2->Operacje->Filtruj przez kontrakty

– zamówienia – kolumna STATUS pokazuje informacje o wykonaniu zamówienia na podstawie grafika, lub zamówienia wykonanego do kontrahenta z grafiku

– raport towarów – w uproszczonej postaci grafik dotyczy pojedynczego producenta, za pomocą funkcji F2->Operacje->Zmiana Raportu można zdefiniować aby zamówienie obejmowało dowolną grupę towarów możliwą do zdefiniowania w raporcie towarów w katalogu sklepowym

Praca z grafikiem

Po wprowadzeniu pozycji do grafiku mamy następujące możliwości zarządzania i kontroli pracy:

– filtrowanie widocznych pozycji grafiku

– W pokazuje wszystkie rekordy

– D pokazuje dzisiejszy dzień

– I pozwala wybrać grafiki skonfigurowane na wybrany dzień tygodnia

– K pokazuje wszystkie pozycje skonfigurowane dla podświetlonego grafika kontrahenta

Status wykonania zaplanowanych zamówień

Kolumna STATUS zawiera informacje o zamówieniach dotyczących kontrahentów zawartych w grafiku. Wyświetlony status przybiera różny wygląd w zależności od wykonania zamówienia - szczegóły proszę sprawdzić w pomocy pod F1, ponieważ informacja może być rozbudowywana z wersji na wersję.

Domyślnie po wejściu do modułu grafika status dotyczy bieżącego tygodnia za pomocą klawiszy:

– N następny

– P poprzedni 

zmieniamy podglądany tydzień.

Informacja o zakresie dat podglądanego tygodnia umieszczona jest przy etykiecie “Podgląd statusów z tygodnia:” we właściwościach grafiku.

Składanie zamówień na podstawie grafika

– wchodzimy do grafika

– naciskamy 'D' aby wybrać zamówienia do złożenia dziś

– w kolumnie status sprawdzamy czy zamówienie nie zostało już wykonane

– wybieramy pozycję grafika, lub zaznaczamy spacją kilka pozycji do tego samego

kontrahenta

– naciskamy 'Z' aby rozpocząć zamawianie

Zamówienia

Moduł zamówień służy do wspomagania procesu składania zamówienia u dostawcy. Przechowuje listę wszystkich złożonych zamówień, domyślnie pokazuje zamówienia z bieżącego oraz poprzedniego miesiąca.

Lista zamówień umożliwia filtrowanie F4 wg.:

– daty wystawienia

– kontrahenta

– dnia tygodnia

Dzięki temu możemy w łatwy sposób sprawdzić odnaleźć np. zamówienia z ostatniego miesiąca złożone w środy do kontrahenta Coca cola.

Nowe zamówienie

Zamówienie można zainicjować na wiele sposobów

– zamówienie z analizy – podstawowy sposób składania zamówienia, zostanie omówiony poniżej

– zamówienie z gazetki - pozwala wybrać kilka gazetek w celu wykonania wspólnego zamówienia na towary w nich zawarte. Ułatwia to kontrolę, czy wszystkie produkty gazetkowe zostaną zamówione.

Zamówienie z gazetki może zostać rozbite wg na poszczególnych dostawców wg dostawcy głównego, lub wg. kontraktów (proszę o kontakt z NET sp. z oo w sprawie szczegółów).

W gazetce centralnej można zapisać ilości, które poszczególne typy sklepów powinny zamówić, a system będzie pilnował aby nie zamówiono mniejszej ilości.

Przy współpracy z magazynem logistycznym naszej produkcji, zamówienia z gazetki w magazynie są specjalne oznaczone, co umożliwia miedzy innymi 

– oddzielne przetworzenie / kompletację

– raport sklepów, które nie złożyły zamówienia na wybraną gazetkę

– zamówienie z kolektora – umożliwia wykonanie tzw. Zamówienia z półki zamówienia z kolektora oraz analizy uzupełniają się wzajemnie, dzięki opcji sprawdzania już złożonych zamówień. Dostępne są dwa schematy współpracy zamówienia z kolektora z zamówieniami z analizy

– składamy zamówienia z kolektora np. na produkty nabiałowe (przy zapisie mogą być przez system rozbite na odpowiednich dostawców)

Następnie wykonujemy zamówienie z analizy na produkty nabiałowe, system nie zamówi ponownie produktów ujętych na kolektorze, lub też zaproponuje zwiększenie zamówienia jeżeli wskazuje na to sprzedaż, lecz będzie pamiętał o zamówieniu złożonym uprzednio z kolektora. Dzięki zamówieniu z analizy upewniamy się, że zamówiliśmy wszystkie produkty z danej kategorii.

– Wykonujemy zamówienie z analizy na produkty typu nabiał I za pomocą funkcji F2- >Narzędzia->Wczytaj dane z kolektora, doczytujemy dane z kolektora. Dane z kolektora pojawiają się nam w kolumnie ilość, a dane proponowane przez analizę, pojawią się w nowej kolumnie 'Sugerowane'. Doczytanie danych może odbywać się w dwóch trybach :

– akceptujemy tylko ilości z kolektora na pozycjach widocznych na liście

– dodajemy do listy zamawianych towarów nowe pozycje, zawarte w kolektorze

Dzięki temu także jesteśmy pewni, że zamówiliśmy wszystkie pozycje z danej kategorii, a jednocześnie mamy zamówienie ilości zaakceptowane przy półce.

– Puste zamówienie – zaczynamy z pustą listą pozycji

– zamówienie zerowe – zamówienie informujące nas I dostawcę, że celowo nie składamy zamówienia

– import zamówienia – możliwość importu zamówienia z pliku CSV/TXT lub też np. z palmtopa przedstawiciela handlowego, jeżeli jest możliwość aby wysłał on nam zamówienie elektronicznie

– kopiuj zamówienie – powielenie zamówienia z opcją wyboru innego kontrahenta

– Z oferty dostawcy – lista towarów jest wyznaczona poprzez przypisanie towaru do dostawcy w katalogu towarowym, system umożliwia także zapamiętanie dla każdego towaru I dostawcy indeksu tego towaru w systemie komputerowym dostawcy, tak że możliwe jest wysłanie zamówienia z identyfikatorem 'indeks dostawcy' zamiast kod paskowy

– z pliku oferty – wiele hurtowni udostępnia swoje oferty w plikach tekstowych, ta opcja umożliwia użycie takiego pliku. Może rozpoznawać zawarte w plikach promocje, nowości, gazetki, umożliwia dodanie to katalogu towarów nowych pozycji zdefiniowanych w pliku, oraz wysłanie zamówienia wg identyfikatorów zawartych w pliku dostawcy.

– Towary kontrahenta – lista pozycji wyznaczona jest na podstawie dokumentów przyjęcia od dostawcy w podanym okresie

Na wszystkich typach zamówienia (oprócz kolektora), wykonywana jest następnie analiza wspomagająca wyznaczenie właściwej ilości do zamówienia.

Typ analizy zamówienia:

– algorytm Podstawowy - zamawia towar na podstawie analizy dzień po dniu trzech okresów wstecz powyżej wymienionych właściwości. Oblicza średnią sprzedaż w okresie, podpowiada czy nie za mało zamawiamy. Uwzględnia :

• – ilościowe minimum logistyczne, lub opakowanie zbiorcze
• – analizę poprzednich zamówień
• – wyznaczenie stanu minimalnego i maksymalnego:
• – własność towaru (pojedyncze sklepy)
• – konfiguracji dla typu wielkości sklepu
• – pobranie z zewnętrznego systemu zarządzania kategorią
• – wyznaczenie wg. kategorii
• – jeżeli nie podano, to wyznaczmy stan minimalny na podstawie sprzedaży w analizowanych okresach
• – algorytm przeszukuje wiele zdarzeń między innymi:
• – sprawdzanie przekroczenia maksymalnej założonej rotacji
• – sprawdza czy towar występował na gazetce centralnej
• – sprawdza czy towar będzie występował w gazetce centralnej
• – sprawdza czy towar jest nowością (jeżeli tak to proponuje 1 zgrzewkę)
• – sprawdza czy towar został dostarczony od poprzedniego zamówienia
• – sprawdza ciągłość stanu i sprzedaży towaru

– algorytm średnia Windsorska – analizuje do sprzedaży okres 14 dni wstecz, ucina z tego sprzedaż minimalną I maksymalną, średnią sprzedaż oblicza na podstawie 12-tu pozostałych dni

– algorytm średnia Prosta 3 dni – analizuje sprzedaż z 7 dni wstecz, na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż

– algorytm zamówienie warzyw – analizuje 3 dni wstecz, I na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż. Zawiera zupełnie inny wygląd formatki pozycji umożliwiający dogłębną analizę pozycji: