NetOrganizer Zgłoś Naruszenie

Instrukcja konfiguracji i obsługi modułu „Sygnaliści”

Moduł „Sygnaliści” to bezpieczny system zgłaszania naruszeń. Umożliwia on zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników, zleceniobiorców, kontrahentów i inne osoby związane z organizacją. Moduł wspiera organizacje w szybkiej reakcji na zgłoszenia, zapewniając ochronę zgłaszających.

1. Tworzenie profilu „Koordynator” i nadawanie uprawnień przez Administratora

1. Przejdź do Konfiguracja > Uprawnienia > Profile uprawnień i kliknij „+”.
2. W polu Nazwa wpisz „Koordynator” i zapisz profil.
3. Przejdź do Konfiguracja > Uprawnienia > Sygnaliści, zaznacz opcję Zarządzanie wszystkimi zgłoszeniami dla profilu „Koordynator”.
4. Aby przypisać użytkownika do profilu „Koordynator”:

• Przejdź do Konfiguracja > Użytkownicy.
• Wybierz użytkownika do edycji i zaznacz profil uprawnień „Koordynator” w sekcji Uprawnienia.

2. Konfiguracja powiadomień

1. Przejdź do Konfiguracja → Uprawnienia→ Sygnaliści i wybierz opcję Zarządzanie ustawieniami powiadomień.
2. Aby skonfigurować powiadomienia, przejdź do Konfiguracja → Powiadomienia → Katalogi → Sygnaliści: ustawienia powiadomień.
3. Włącz opcję Aktywacja powiadomień i wybierz koordynatora jako odbiorcę.
4. Wybierz typ wiadomości (np. wiadomość wewnętrzna, e-mail, SMS).

3. Panel zgłaszającego - tworzenie zgłoszenia

1. Formularz zgłoszenia obejmuje następujące pola:

• Kategorie – wybór kategorii zgłoszenia.
• Tytuł – krótki opis treści zgłoszenia.
• Zgłaszam anonimowo – opcja zachowania anonimowości.
• Treść zgłoszenia – szczegóły zgłoszenia.
• Ładowanie plików – możliwość dodania załączników.

   2. Dodawanie nowego zgłoszenia jawnie
   • Zgłoś naruszenie → Wybieranie kategorii→ Temat→ Treść→ Możliwość dodania załącznika→ Zapisz

   • Historię zgłoszeń jawnych można przeglądać w zakładce Zgłoszenia:
   • Dostępne opcje sortowania i filtrowania obejmują tytuł, datę utworzenia, kategorię oraz status zgłoszenia.

Treść odpowiedzi Sygnalista może sprawdzić klikając pole podgląd:

   3. Dodawanie zgłoszenia anonimowo.
   • Zgłoś naruszenie → Wybieranie kategorii→ Temat→ Zaznaczenie Zgłaszam anonimowo→ Treść→ Możliwość dodania załącznika→ Zapisz
      
   • W przypadku anonimowego zgłoszenia użytkownik otrzymuje login i hasło do śledzenia zgłoszenia. Należy skopiować numer i hasło do logowania, które jest niezbędne do sprawdzenia postępu zgłoszenia.

   • Aby sprawdzić sprawę zgłoszona anonimowo należy po kliknięciu w pole +Sprawdź postęp sprawy → Wpisać Numer sprawy i Hasło. 

4. Panel koordynatora - zarządzanie zgłoszeniami

   • W tabeli Zgłoszenia koordynator ma dostęp do wszystkich zgłoszeń.
     
   • Koordynator ma obowiązek przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni i zakończenia postępowania w ciągu 90 dni, zmieniając status na „Zakończone” lub „Anulowane”.
     

Zarządzanie zgłoszeniami :

   • Koordynator może filtrować zgłoszenia po statusie , kategorii, i dacie utworzenia:

   • Zgłoszenia w głównej liście można sortować po kolumnie Status i kolumnie Utworzono.
   • Status można zmienić wewnątrz  zgłoszenia:
     
   • Wiadomości są wyświetlane na bieżąco w oknie powiadomień.
   • Jest możliwość dodawana załączników.
   • Poniżej historii wiadomości znajduje się przejrzysta historia zmian statusów.

5. Powiadomienia dla koordynatora

Powiadomienia koordynatora można wysyłać konfigurując konto koordynatora. Możliwość wysłania informacji jako: wiadomość wewnętrzna, e-mail, SMS.

   • Nowe zgłoszenie – natychmiast po wpłynięciu.
   • Termin potwierdzenia zgłoszenia – 6 dnia od otrzymania zgłoszenia w statusie „Nowe” – przypomnienie, że upływa termin przyjęcia zgłoszenia..
   • Przypomnienie w trakcie ( w związku z ustawowym 3 miesięcznym terminem odpowiedzi na powiadomienie): 
       ◦ Pierwsze powiadomienie wysyłane jest po 30 dniach.
       ◦ Drugie powiadomienie po 60 dniach.
       ◦ Trzecie powiadomienie po 80 dniach.

Moduł „Sygnaliści” pozwala na szybkie i skuteczne reagowanie na zgłoszenia w organizacji, zapewniając ochronę zgłaszających i pełną zgodność z wymogami prawnymi.