NetOrganizer Zgłoś Naruszenie

Instrukcja konfiguracji i obsługi modułu „Sygnaliści”

Moduł „Sygnaliści” to bezpieczny system zgłaszania naruszeń. Umożliwia on zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników, zleceniobiorców, kontrahentów i inne osoby związane z organizacją. Moduł wspiera organizacje w szybkiej reakcji na zgłoszenia, zapewniając ochronę zgłaszających.

1. Tworzenie profilu „Koordynator” i nadawanie uprawnień przez Administratora

1. Przejdź do Konfiguracja > Uprawnienia > Profile uprawnień i kliknij „+”.
2. W polu Nazwa wpisz „Koordynator” i zapisz profil.
3. Przejdź do Konfiguracja > Uprawnienia > Sygnaliści, zaznacz opcję Zarządzanie wszystkimi zgłoszeniami dla profilu „Koordynator”.
4. Aby przypisać użytkownika do profilu „Koordynator”:

• Przejdź do Konfiguracja > Użytkownicy.
• Wybierz użytkownika do edycji i zaznacz profil uprawnień „Koordynator” w sekcji Uprawnienia.

2. Konfiguracja powiadomień

1. Przejdź do Konfiguracja → Uprawnienia→ Sygnaliści i wybierz opcję Zarządzanie ustawieniami powiadomień.
2. Aby skonfigurować powiadomienia, przejdź do Konfiguracja → Powiadomienia → Katalogi → Sygnaliści: ustawienia powiadomień.
3. Włącz opcję Aktywacja powiadomień i wybierz koordynatora jako odbiorcę.
4. Wybierz typ wiadomości (np. wiadomość wewnętrzna, e-mail, SMS).

3. Panel zgłaszającego - tworzenie zgłoszenia

1. Formularz zgłoszenia obejmuje następujące pola:

• Kategorie – wybór kategorii zgłoszenia.
• Tytuł – krótki opis treści zgłoszenia.
• Zgłaszam anonimowo – opcja zachowania anonimowości.
• Treść zgłoszenia – szczegóły zgłoszenia.
• Ładowanie plików – możliwość dodania załączników.

2. Dodawanie nowego zgłoszenia jawnie

• Zgłoś naruszenie → Wybieranie kategorii→ Temat→ Treść→ Możliwość dodania załącznika→ Zapisz

• Historię zgłoszeń jawnych można przeglądać w zakładce Zgłoszenia:

• Dostępne opcje sortowania i filtrowania obejmują tytuł, datę utworzenia, kategorię oraz status zgłoszenia.

Treść odpowiedzi Sygnalista może sprawdzić klikając pole podgląd:

3. Dodawanie zgłoszenia anonimowo.

• Zgłoś naruszenie → Wybieranie kategorii→ Temat→ Zaznaczenie Zgłaszam anonimowo→ Treść→ Możliwość dodania załącznika→ Zapisz

• W przypadku anonimowego zgłoszenia użytkownik otrzymuje login i hasło do śledzenia zgłoszenia. Należy skopiować numer i hasło do logowania, które jest niezbędne do sprawdzenia postępu zgłoszenia.

• Aby sprawdzić sprawę zgłoszona anonimowo należy po kliknięciu w pole +Sprawdź postęp sprawy → Wpisać Numer sprawy i Hasło.

4. Panel koordynatora - zarządzanie zgłoszeniami

• W tabeli Zgłoszenia koordynator ma dostęp do wszystkich zgłoszeń.

• Koordynator ma obowiązek przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni i zakończenia postępowania w ciągu 90 dni, zmieniając status na „Zakończone” lub „Anulowane”.

Zarządzanie zgłoszeniami :

• Koordynator może filtrować zgłoszenia po statusie , kategorii, i dacie utworzenia:

• Zgłoszenia w głównej liście można sortować po kolumnie Status i kolumnie Utworzono.

• Status można zmienić wewnątrz zgłoszenia:

• Wiadomości są wyświetlane na bieżąco w oknie powiadomień.

• Jest możliwość dodawana załączników.

• Poniżej historii wiadomości znajduje się przejrzysta historia zmian statusów.

5. Powiadomienia dla koordynatora

Powiadomienia koordynatora można wysyłać konfigurując konto koordynatora. Możliwość wysłania informacji jako: wiadomość wewnętrzna, e-mail, SMS.

• Nowe zgłoszenie – natychmiast po wpłynięciu.
• Termin potwierdzenia zgłoszenia – 6 dnia od otrzymania zgłoszenia w statusie „Nowe” – przypomnienie, że upływa termin przyjęcia zgłoszenia..
• Przypomnienie w trakcie ( w związku z ustawowym 3 miesięcznym terminem odpowiedzi na powiadomienie): ◦ Pierwsze powiadomienie wysyłane jest po 30 dniach. ◦ Drugie powiadomienie po 60 dniach. ◦ Trzecie powiadomienie po 80 dniach.

Moduł „Sygnaliści” pozwala na szybkie i skuteczne reagowanie na zgłoszenia w organizacji, zapewniając ochronę zgłaszających i pełną zgodność z wymogami prawnymi.