Groupware Środki trwałe

Moduł Środki Trwałe umożliwia ewidencjonowanie środków trwałych w przedsiębiorstwie. Ponadto daje nam szereg funkcjonalności związanych z zarządzaniem nimi takich jak: możliwość aktualizacji, przeprowadzenia inwentaryzacji, likwidacji, przekazywania pomiędzy użytkownikami.

Środki Trwałe są również funkcjonalnie powiązane z modułem Awarie. Statusy danego sprzętu (laptop, lodówka itp) mogą się wówczas zmieniać w zależności od zgłoszonej usterki.

Aby móc rozpocząć pracę w systemie NetOrganizer w module Środki Trwałe należy mieć uzupełnione podstawowe informacje, czyli dodanych użytkowników oraz skonfigurowane placówki.

Ustawienia

W pierwszej kolejności należy zdefiniować w Ustawieniach podstawowe dane – Kategorie środków trwałych oraz Rodzaje inwentaryzacji.

Kategorie środków trwałych – tak naprawdę jest to bardzo prosta sprawa, musimy przemyśleć i dodać kategorie środków trwałych, które będą ewidencjonowane w naszej firmie, np. Biurka, Fotele/krzesła, Klimatyzatory, Monitory, Lodówki itp. tak, aby zakupione, posiadane sprzęty można było łatwo skategoryzować.

Na liście mamy widoczną informację, czy dana kategoria jest aktywna, możemy ją edytować klikając w ikonę ołówka lub usunąć klikając w ikonę kosza.

Rodzaje inwentaryzacji – powinniśmy uzupełnić wtedy, kiedy planujemy korzystanie z funkcjonalności pozwalającej na przeprowadzenie inwentaryzacji posiadanych środków trwałych. W celu dodania nowego rodzaju klikamy w przycisk „Dodaj rodzaj”.

Każdorazowo po dodaniu rodzaju inwentaryzacji pojawia się komunikat oraz przenosi nas na listę zbiorczą. Podobnie, jak przy kategoriach z poziomu listy mamy możliwość edycji nazwy oraz aktywności danej inwentaryzacji a także możliwość jej usunięcia.

Dodawanie środków trwałych

Aby dodać nowy środek trwały należy kliknąć w przycisk „Dodaj środek trwały”. Pojawi się nam okno, w którym należy uzupełnić wszystkie wymagane informacje:

Kategorie – wybieramy jedną ze zdefiniowanych w Ustawieniach kategorii;

Status – tutaj mamy możliwość wyboru ze zdefiniowanej na sztywno listy statusów (sprawny, uszkodzony, zutylizowany, odsprzedany, w naprawie);

Nazwa – Krótka nazwa naszego sprzętu np. laptop ASUS;

Symbol – tutaj wprowadzamy konkretny model, np. VivoBook 14;

Numer inwentarzowy – uzupełniamy kolejny numer;

Numer seryjny – spisujemy numer seryjny naszego sprzętu;

Numer księgowy – przypisujemy odpowiedni numer konta księgowego;

Opis – możemy uzupełnić dodatkowo opis słowny charakteryzujący nasz sprzęt;

Data zakupu

Cena netto

Placówka – wskazujemy placówkę, do której będzie przypisany środek;

Właściciel – wybieramy użytkownika.

Po zapisaniu środka trwałego i przejściu do szczegółów pojawią się dwa dodatkowe pola:

Edytuj – opcja edycji;

Dodaj skan – możliwość zaczytania skanu pliku, np. faktury potwierdzającej zakup, warunków gwarancji itp.

Bardzo przydatną opcją jest możliwość importu środków trwałych.

Ścieżka do przejścia: Środki Trwałe → Ustawienia → Importuj dane. Klikając w „Importuj dane” pokaże nam się miejsce, w którym mamy możliwość zaczytania pliku oraz informację, w jaki sposób należy przygotować plik. Plik zawiera kolumny wymagane/obligatoryjne (oznaczone gwiazdką) oraz nieobowiązkowe.