Groupware Kontrole

Z Pomoc Netis

Rozpoczęcie pracy z modułem Kontrole

Aby móc rozpocząć pracę z systemem NetOrganizer w module Kontrole należy mieć uzupełnione podstawowe informacje, czyli dodanych użytkowników oraz placówki.

Po zalogowaniu do swojego konta, w pierwszej kolejności uruchomi się personalizowany Pulpit, który można dowolnie dopasować do własnych potrzeb. Okna przesuwamy po ekranie przeciągając je myszką. Modyfikacje odbywają się z poziomu Konfiguracja. Poniżej przykładowy screen początkowego Widgetu, na którym widzimy indywidualne ID, datę i godzinę rozpoczęcia, placówkę, dział a także procent wykonania, który jest na bieżąco aktualizowany w miarę odznaczania odpowiedzi/przeprowadzania kontroli. Dodatkowo po kliknięciu na przycisk akcji zostaniemy przeniesieni do podsumowania


Scren 1 kontrole.png


W celu rozpoczęcia pracy w module niezbędne jest również skonfigurowanie podstawowych parametrów, bez których tak naprawdę przeprowadzenie kontroli byłoby wręcz niemożliwe. Wszystkie te elementy dostępne są w Ustawieniach widocznych po przejściu w moduł Kontrole. Poniżej fragment standardowego widoku.


Screen 2 kontrole.png


Ustawienia - składają się z 4 zakładek:

1. Działy – w tym miejscu należy odzwierciedlić strukturę naszej firmy, naszych sklepów i podzielić ją działy, które będziemy kontrolować. Aby dodać działy należy kliknąć w przycisk „Dodaj dział” – pojawi nam się miejsce, w którym należy uzupełnić jego nazwę, minimalny procent prawidłowych odpowiedzi a także jego status, tzn. czy jest aktywny, wyłączony lub usunięty.


Screen 3 kontrole.png

2. Grupy działów – zakładka umożliwiająca pogrupowanie utworzonych działów według własnego schematu

3. Pytania kontrolne – w tym miejscu konfigurujemy wszystkie pytania kontrolne.

  • Dział – wybieramy z dostępnych,utworzonych w pierwszej zakładce;
  • Treść – tworzymy treść naszego pytania;
  • Zalecenia – tutaj możemy wprowadzić podpowiedzi odnośnie zadawanych pytań;
  • Status – określamy, czy nasze pytanie jest aktywne, wyłączone;
  • Wymagany załącznik – określamy czy załącznik, np. zdjęcie musi być dołączone przez kontrolera, możliwe opcje wyboru: tak, nie, gdy odpowiedź jest negatywna;
  • Wymagana uwaga – określamy, czy kontroler powinien dopisać przy danym pytaniu dodatkową uwagę lub informację rozszerzającą odpowiedź. Możliwe odpowiedzi: tak, nie, gdy odpowiedź jest negatywna;
  • Wymagane wyjaśnienie kierownika – możliwość ustosunkowania się kierownika sklepu do pytania. Możliwe odpowiedzi: nie, gdy odpowiedź jest negatywna;
  • Waga – określamy priorytet pytania;
  • Typ odpowiedzi – wybieramy z dostępnej listy;
  • Odpowiedź pozytywna – w zależności od wybranej opcji przy „Typie odpowiedzi” w tej pozycji określamy, która odpowiedź jest traktowana jako pozytywna;
  • Zdjęcia – możliwość wstawienia obrazka, zdjęcia który wskaże, jak powinna wyglądać prawidłowa odpowiedź (niżej, przy przebiegu kontroli będzie pokazane przykładowe pytanie ze zdjęciem).


Scren 4 ko.png


Podstawowy widok modułu kontroli umożliwia nam podgląd wszystkich aktywnych obecnie kontroli. Przechodząc po kolejnych etapach pojawi się lista z odpowiedniej kategorii.

1. Aktywne kontrole – lista pokazuje nam wszystkie kontrole, które są obecnie w trakcie lub które zostały przerwane. Ponadto zobaczymy tutaj informacje o placówkach i konkretnych działach, których dotyczy, dane kontrolera, czas trwania, dane użytkownika, który stworzył kontrolę. W przypadku przerwania kontroli wyświetlony zostanie również czas zakończenia. Będzie też informacja, czy po zakończeniu kontroli będą wysyłane powiadomienia. Z poziomu listy mamy możliwość również podglądu tzw podsumowania, czyli wszystkich najważniejszych danych dotyczących tej konkretnej kontroli.

Sc5 kontrole.png


2. Zakończone kontrole – zobaczymy tutaj listę zakończonych kontroli. Ponadto zielonym/czerwonym kolorem oznaczono te, które są pozytywne i te zakończone niepowodzeniem. Ponadto standardowe kolumny to placówka oraz dział, podsumowanie (na ile pytań z ilu była udzielona pozytywna odpowiedź oraz jaki jest ostateczny wynik procentowy). Ponadto podobnie jak przy aktywnych znajdziemy tutaj nazwisko kontrolera, status, datę, czas trwania, użytkownika, który założył kontrolę, powiadomienie o zakończeniu (tak/nie) oraz podgląd/podsumowanie.

Screen6.png


3. Anulowane kontrole – widzimy wszystkie kontrole, które z jakiejś przyczyny zostały anulowane

4. Wszystkie kontrole – lista wszystkich statusów zbiorczo


Nowa kontrola /przebieg kontroli

1. W celu rozpoczęcia kontroli klikamy w odpowiedni przycisk:

Obrazek7.png


2. Kolejno uzupełniamy pola – wybieramy sklep, działy podlegające kontroli (przytrzymując CTRL możemy zaznaczyć kilka pozycji jednocześnie) , pojawia się również już wprowadzone nazwisko kontrolera. Następnie zapisujemy naszą kontrolę. Pojawi się kolejne okno z podsumowaniem założonej kontroli z poziomu którego możemy rozpocząć kontrolę lub ją edytować, jeśli chcemy coś zmienić.

Obrazek 8.png


Obrazek 9.png


3. Przebieg kontroli

W celu rozpoczęcia kontroli klikamy przycisk „Rozpocznij kontrolę” – wówczas pojawią się kolejno pytania, które zostały utworzone wcześniej przy konfiguracji i przypisane do poszczególnych działów. W przypadku udzielenia negatywnej odpowiedzi na pytanie, w miejscu, gdzie wymagane jest wyjaśnienie kierownika system nie przepuści nas bez wprowadzenia tego wyjaśnienia .

Poniżej kilka przykładowych pytań:

Pytanie 1.png

Pytanie2.png

Pytanie 3.png


Pytanie 4.png

Po przejściu wszystkich pytań i zakończeniu kontroli system automatycznie pokaże ekran z podsumowaniem.

Znaleźć tam będziemy mogli m.in. :

  • krótkie podsumowanie w formie, w jakiej zobaczymy na liście zakończonych kontroli (placówka, działy, nazwisko kontrolera, status, date zakończenia, czas jej trwania itp.);
  • zalecenia pokontrolne - jeżeli pojawiły się pytania, na które zostały udzielone negatywne odpowiedzi to znajdą się w tym miejscu wraz z zaleceniami. W przypadku, gdy do odpowiedzi zostały dołączone zdjęcia, to z tego miejsca również zobaczymy ich miniaturę (po kliknięciu w obrazek pokaże się nam standardowa wielkość);
  • pozytywne odpowiedzi – wszystkie pytania, na które udzielono odpowiedzi zaliczonych jako pozytywne, wraz ze zdjęciami;
  • wszystkie odpowiedzi – wszystkie pytania wraz z odpowiedziami, uwagami, wyjaśnieniami i zdjęciami;
  • wyniki kontroli w działach – krótkie podsumowanie podsumowanie % pozytywnych odpowiedzi, ich waga i wynik kontroli: pozytywna/negatywna;
  • podsumowanie kontroli – ilości pytań z pozytywnymi odpowiedziami, % pytań z pozytywnymi odp, ilość działów z pozytywną kontrolą, % działów z pozytywną kontrolą.


Podsumowanie1.png


Podsumowanie2.png

Podsumowanie3.png