Groupware Sekretariat: Różnice pomiędzy wersjami

Z Pomoc Netis
Nie podano opisu zmian
Nie podano opisu zmian
Linia 2: Linia 2:




Sekretariat składa się z trzech części:
'''Sekretariat składa się z trzech części:'''


1. Korespondencja wychodząca,
1. Korespondencja wychodząca,
Linia 22: Linia 22:




Pierwsza zakładka to „Rodzaje dokumentów”. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.
Pierwsza zakładka to <u>„Rodzaje dokumentów”</u>. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.




Linia 28: Linia 28:


[[Plik:Screen3 sek.png|1057x1057px]]
[[Plik:Screen3 sek.png|1057x1057px]]
W momencie wpisywania nazwy i ustawienia odpowiedniego statusu pojawia się nam jeszcze opcja wyboru pól, które będą aktywne i możliwe do uzupełnienia przy wprowadzaniu dokumentów.
Kolejna zakładka to „<u>Dekrety”</u>, które prawidłowo skategoryzowane umożliwiają przypisanie konkretnego rodzaju wydatków do odpowiedniego konta księgowego.
[[Plik:Screen45.png|930x930px]]
Ostatnią rzeczą, które powinniśmy uzupełnić w ustawieniach to <u>„Formy płatności”</u> – dodajemy płatności typu Karta Płatnicza, Gotówka itp., ustawiamy status Aktywny.
'''<u>Wysyłanie korespondencji</u>'''
W momencie, w którym potrzebujemy zewidencjonować wysyłaną korespondencję uruchamiamy odpowiednie okno wciskając przycisk „Wyślij korespondencję”. Mamy tutaj szereg informacji, które musimy uzupełnić.
[[Plik:Wysylanie kor1.png|872x872px]]
[[Plik:Wysylanie kor2.png|870x870px]]
''Rodzaj dokumentu –'' wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej, ewentualnie plusikiem mamy możliwość dodania nowego, bezpośrednio z tego poziomu.
W zależności od konfiguracji pojawią nam się rożne dane do uzupełnienia. Pola aktywne na wybranym dokumencie to pola zaznaczone odpowiednim checkiem w momencie dodawania rodzajów dokumentów.
Numer – kolejny numer, nadawany automatycznie. Numeracja może być jednolita dla wszystkich typów korespondencji, czyli nadawanej, wysyłanej i wewnętrznej. Każde zdarzenie wówczas będzie powodowało, że zostanie nadany nowy, kolejny numer. Istnieje również opcja skonfigurowania odrębnej numeracji dla różnych typów, gdzie każdy będzie miał swoją minimalnie różniącą się nazwę i odrębną numerację, również nadawaną automatycznie.
''Nadawca''
''Odbiorca''
''Data wystawienia''
''Projekt'' – mamy możliwość przypisania dokumentu do jednego z projektów prowadzonych w firmie, pod warunkiem, że są zdefiniowane. Projekty definiujemy w module Zadania.
''Opis'' – jeżeli potrzebujemy, opisujemy dodatkowo nasz dokumentu
''Skany'' – możliwość podpięcia skanu dokumentu
''Lokalizacja –'' wpisujemy miejsce, w którym znajduje się papierowa wersja naszego dokumentu tak, aby łatwiej było nam go odnaleźć
<u>Dodatkowe pola, które mogą się pojawić np. przy FV:</u>
''Data wystawienia + data sprzedaży''
''Termin płatności''
''Forma płatności''
''Kwota netto/podatek VAT'' (kwota brutto podstawia się sama)
''Dekret'' – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej w Ustawieniach, ewentualnie również z tego poziomu możemy dodać nowy plusikiem
'''<u>Odbieranie korespondencji/korespondencja wewnętrzna</u>'''
Odbieranie korespondencji oraz dodawanie korespondencji wewnętrznej działa dokładnie w ten sam sposób, w jaki działa jej wysyłanie. Poniżej przykładowy screen. To, jakie mamy dostępne pola do uzupełnienia standardowo zależy od odpowiedniego ich zdefiniowania w ustawieniach. Rodzaje dokumentów i typy projektów są takie same dla wszystkich rodzajów działań, które możemy wykonać z tego miejsca.
[[Plik:Wysylanie kor23.png|957.469x957.469px]]
'''<u>Lista/zestawienie korespondencji</u>'''
Listę wprowadzonych dokumentów możemy podejrzeć po wybraniu odpowiedniego katalogu.
[[Plik:Lista123.png|310x310px]]
Katalog „Korespondencja” to zbiór wszystkich dokumentów wprowadzonych do NetOrganizera.
Katalog „Wychodząca” obejmuje listę dokumentów wychodzących, przykładowy screen poniżej:
[[Plik:Wyslana kores1234.png|1016x1016px]]
Na liście mamy widoczny szereg kolumn zawierających pola uzupełniane przy dodawaniu dokumentów. Tam, gdzie nie ma wartości, najczęściej nie były wymagane i nie zostały uzupełnione lub nie były widoczne przy wybranym rodzaju dokumentu.
Moduł Sekretariat został stworzony w celu ewidencji i zarządzania korespondencją wychodząca i przychodzącą.

Wersja z 11:40, 24 cze 2021

Moduł Sekretariat został zaprojektowany tak, aby wspomóc ewidencję korespondencji i zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów.


Sekretariat składa się z trzech części:

1. Korespondencja wychodząca,

2. Korespondencja przychodząca,

3. Korespondencja wewnętrzna

i w zależności od czynności, którą chcemy wykonać klikamy w odpowiednią funkcję.

Screen1 sek.png


Ustawienia

Zanim jednak zaczniemy korzystać z pełnej funkcjonalności modułu należy skonfigurować najważniejsze elementy, które znajdują się w Ustawieniach.

Screen2 sek.png


Pierwsza zakładka to „Rodzaje dokumentów”. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.


Dla przykładu screen:

Screen3 sek.png


W momencie wpisywania nazwy i ustawienia odpowiedniego statusu pojawia się nam jeszcze opcja wyboru pól, które będą aktywne i możliwe do uzupełnienia przy wprowadzaniu dokumentów.

Kolejna zakładka to „Dekrety”, które prawidłowo skategoryzowane umożliwiają przypisanie konkretnego rodzaju wydatków do odpowiedniego konta księgowego.


Screen45.png


Ostatnią rzeczą, które powinniśmy uzupełnić w ustawieniach to „Formy płatności” – dodajemy płatności typu Karta Płatnicza, Gotówka itp., ustawiamy status Aktywny.

Wysyłanie korespondencji

W momencie, w którym potrzebujemy zewidencjonować wysyłaną korespondencję uruchamiamy odpowiednie okno wciskając przycisk „Wyślij korespondencję”. Mamy tutaj szereg informacji, które musimy uzupełnić.

Wysylanie kor1.png


Wysylanie kor2.png


Rodzaj dokumentu – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej, ewentualnie plusikiem mamy możliwość dodania nowego, bezpośrednio z tego poziomu.

W zależności od konfiguracji pojawią nam się rożne dane do uzupełnienia. Pola aktywne na wybranym dokumencie to pola zaznaczone odpowiednim checkiem w momencie dodawania rodzajów dokumentów.

Numer – kolejny numer, nadawany automatycznie. Numeracja może być jednolita dla wszystkich typów korespondencji, czyli nadawanej, wysyłanej i wewnętrznej. Każde zdarzenie wówczas będzie powodowało, że zostanie nadany nowy, kolejny numer. Istnieje również opcja skonfigurowania odrębnej numeracji dla różnych typów, gdzie każdy będzie miał swoją minimalnie różniącą się nazwę i odrębną numerację, również nadawaną automatycznie.

Nadawca

Odbiorca

Data wystawienia

Projekt – mamy możliwość przypisania dokumentu do jednego z projektów prowadzonych w firmie, pod warunkiem, że są zdefiniowane. Projekty definiujemy w module Zadania.

Opis – jeżeli potrzebujemy, opisujemy dodatkowo nasz dokumentu

Skany – możliwość podpięcia skanu dokumentu

Lokalizacja – wpisujemy miejsce, w którym znajduje się papierowa wersja naszego dokumentu tak, aby łatwiej było nam go odnaleźć


Dodatkowe pola, które mogą się pojawić np. przy FV:

Data wystawienia + data sprzedaży

Termin płatności

Forma płatności

Kwota netto/podatek VAT (kwota brutto podstawia się sama)

Dekret – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej w Ustawieniach, ewentualnie również z tego poziomu możemy dodać nowy plusikiem


Odbieranie korespondencji/korespondencja wewnętrzna

Odbieranie korespondencji oraz dodawanie korespondencji wewnętrznej działa dokładnie w ten sam sposób, w jaki działa jej wysyłanie. Poniżej przykładowy screen. To, jakie mamy dostępne pola do uzupełnienia standardowo zależy od odpowiedniego ich zdefiniowania w ustawieniach. Rodzaje dokumentów i typy projektów są takie same dla wszystkich rodzajów działań, które możemy wykonać z tego miejsca.


957.469x957.469px


Lista/zestawienie korespondencji

Listę wprowadzonych dokumentów możemy podejrzeć po wybraniu odpowiedniego katalogu.

Lista123.png


Katalog „Korespondencja” to zbiór wszystkich dokumentów wprowadzonych do NetOrganizera.

Katalog „Wychodząca” obejmuje listę dokumentów wychodzących, przykładowy screen poniżej:


Wyslana kores1234.png


Na liście mamy widoczny szereg kolumn zawierających pola uzupełniane przy dodawaniu dokumentów. Tam, gdzie nie ma wartości, najczęściej nie były wymagane i nie zostały uzupełnione lub nie były widoczne przy wybranym rodzaju dokumentu.

Moduł Sekretariat został stworzony w celu ewidencji i zarządzania korespondencją wychodząca i przychodzącą.