KSeF - instrukcja HiperMarket v 4.x

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur w HiperMarket

System KSeFNet umożliwia obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w oparciu o program HiperMarket. Rozwiązanie dostępne jest w dwóch wariantach:

• Wersja podstawowa (podstawowe dostosowanie funkcjonalności w oprogramowaniu Hipermarket do przepisów ustawodawcy),

• Wersja KSeFNet – rozwiązanie automatyczne.

Dostosowanie do wymogów prawnych po stronie HiperMarket.

Wersja darmowa jest dostępna dla wszystkich klientów i zapewnia spełnienie obowiązków wynikających z przepisów KSeF, bez automatycznej komunikacji z systemem KSeF.

1. Wystawianie faktur sprzedażowych

A. Faktury sprzedażowe są wystawiane bezpośrednio w programie HiperMarket, w dotychczasowy sposób.

B. Faktury:

do 450 zł wystawiane na kasach fiskalnych, obowiązują w dotychczasowej formie do końca 2026 roku.

2. Faktura sprzedażowa

Fakturę należy wystawić według poniższych kroków:

A. W programie HiperMarket wystawić dokument FV.

B. Będąc na pozycji wystawionej faktury lub zaznaczając Spacją klika faktur, wybieramy F2 następnie Wyślij do KSeF

Przygotowany plik w formacie XML zgodny ze wzorem FA3 zostanie zapisany w folderze Eksporty/ksef/wystawione/rrrr-mm-dd
W przypadku uruchomionego portalu KSeFNet, dokument zostanie przekazany do buforu.
KSeFNet wysyła do portalu KSeF żądanie wystawienia FV i po jej wystawieniu pobiera z tego portalu UPO, które użytkownik może podejrzeć lub wydrukować.
Numer KseF FV odsyłany jest do programu HiprMarket, do kolumny Numer KseF, która znajduje się na końcu listy. Użytkownik za pomocą konfiguracji widocznych kolumn F8 może dostosować kolejność kolumn.

C. Po uruchomieniu wysyłki system poinformuje o statusie dokumentu w kolumnie KSeF jednym z 3 statusów:

Brak – faktura została stworzona w HiperMarket ale nie przekazana do KSef
Czeka – faktura została wysłana do portalu KSeFNet lub programu księgowego, nie otrzymaliśmy dokumenty z numerem KSeF
OK – faktura otrzymała numer KSeF
W przypadku błędu lub braku realizacji wysyłki będzie możliwość podglądu statusu W KSeFNet

D. Faktury wysłanej do KSeF nie da się już edytować

E. Możliwość drukowania dokumentu pozostaje bez zmian

WAŻNE!! Odpowiedzialność za wysyłkę Faktury do systemu KSeF spoczywa na osobie wystawiającej FV.

W przypadku niepojawienia się numeru KSeF w wystawionej fakturze, w pierwszej kolejności należy zweryfikować status w portalu KSeFNet lub programie księgowym i podjąć odpowiednie działania zalecane w tym portalu.

F. Faktura sprzedażowa gdzie płatnikiem jest jednostka samorządu terytorialnego

W pierwszej kolejności należy oznaczyć kontrahenta jako JST – wybieramy Kontrahenci → F3 → Baza Typów Kontrahentów → JST → Spacja

Wystawianie faktury – proces pozostaje bez zmian

3. Faktury zakupowe – wersji podstawowej (bez integracji z KSeFNet)

A. Faktury zakupowe w wersji podstawowej są obsługiwane manualnie. należy:

pobrać z KSeF przez osobę uprawnioną

lub

otrzymać z księgowości.

B. Plik faktury zapisać w folderze Eksporty/ksef/pobrane/rrrr-mm-dd

C. W programie HiperMarket:

. przyjąć dostawę jak dotychczas - za pomocą elektronicznej wymiany dokumentów lub w inny sposób stworzyć dokument PZ.

D. Po utworzeniu dokumentu PZ:

wybrać CTRL + F (lub F2) → Nowa faktura z KSeF po symbolu FVZ
wskazać odpowiednią fakturę z folderu Eksporty/ksef/pobrane/rrrr-mm-dd
powiązać ją z dokumentem PZ.

4. Faktury zakupowe – wersji z integracją z KSeFNet lub Xemi

A. W programie HiperMarket:

przyjąć dostawę jak dotychczas - za pomocą elektronicznej wymiany dokumentów lub w inny sposób stworzyć dokument PZ.

B. Po utworzeniu dokumentu PZ:

wybrać CTRL + F (lub F2) → nowa faktura z KSeF po symbolu FVZ
wpisujemy numer faktury w formacie jak dotychczas np.: FVH/412/1096/2026
numer KSeF pojawi się w odpowiedniej kolumnie

5. Faktury zakupowe – wersji z integracją z KSeFNet lub innym pośrednikiem KseF (m. innymi: SAP, Tema)

A. Po utworzeniu dokumentu PZ:

1. wybrać CTRL + F (lub F2) → Dołącz dokumenty do trAnsakcji

2. Pojawi się okienko z listą faktur od kontrahenta z PZ posortowaną chronologicznie

3. wybieramy odpowiednią FV z tej listy

4. numer KSeF pojawi się w odpowiedniej kolumnie