KSeFNet instrukcja

Pierwsze uruchomienie

1. Certyfikat KSeF – warunek działania

Aby korzystać z bufora KSeFNet, wymagane jest uzyskanie certyfikatu KSeF, wygenerowanego w aplikacji podatnika.

Instrukcja uzyskania certyfikatu dostępna jest na stronie KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/

W programie KSefNet, po otrzymaniu dostępu do dedykowanej domeny należy w Menu wybrać Konfigurację → Ustawienia → Ustaw Token lub Ustaw Certyfikat → Zapisz

2. Jeden bufor = jeden NIP

• Każdy bufor KSeFNet obsługuje tylko jeden NIP.

• Wszystkie faktury wystawione lub otrzymane na dany NIP są obsługiwane w jednym buforze.

3. Użytkownicy i uprawnienia

• Administrator systemu:

• dodaje użytkowników (moduł Użytkownicy → + Dodaj)

• nadaje im uprawnienia do przeglądania i obsługi wybranych folderów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

• Dostęp do dokumentów może być ograniczony np. do:

• konkretnych sklepów ( moduł Użytkownicy → +Dodaj → Grupy Użytkowników)

• określonych typów dokumentów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

Jak działa wersja KSeFNet – w praktyce

Wersja płatna KSeFNet to rozwiązanie automatyczne, oparte na buforze danych, który samodzielnie komunikuje się z KSeF.

Wystawianie faktur sprzedażowych

A. Faktura jest wystawiana w programie HiperMarket.

B. Dokument jest automatycznie wysyłany do KSeFNet.

C. Bufor:

1. wysyła fakturę do KseF,

2. oczekuje na numer KSeF (UPO).

D. Po otrzymaniu UPO:

1. numer KSeF jest automatycznie przesyłany do HiperMarket,

2. numer zostaje przypisany do właściwego dokumentu FV.

E. System obsługuje statusy:

1. błąd,

2. niepowodzenie,

3. oczekuje,

4. w trakcie przetwarzania,

5. wysłano.

4. Konfiguracja i klasyfikacja dokumentów

W konfiguracji KSeFNet możliwe jest:

• tagowanie dokumentów - przypisanie do odpowiednich katalogów np: Sklep nr 1, Piekarnia, Magazyn, itp.

• możliwość definiowania typów dokumentów w obrębie katalogów (moduł Konfiguracja → Katalogi Dokumentów → +Dodaj Katalog lub Edytuj lub Dodaj Podkatalog)

Pobieranie faktur zakupowych

Bufor automatycznie pobiera wszystkie faktury z danym NIP:

Bufor służy jedynie do kolejkowania wysyłki dokumentu. Wszystkie zaczytane faktury trafiają do moduły Dokumenty i w zależności czy jest zdefiniowany katalog na daną fakturę to tam ona się pojawia, jeżeli nie to jest w nieprzypisanych dokumentach. KSefNet pobiera wszystkie faktury nie tylko wystawione na dany NIP, ale też te, które dany NIP wstawiał (docelowo będzie na to ustawienie czy pobierać takie czy takie)

Dokumenty trafiają do bufora i będą klasyfikowane i przypisywane do folderów według wcześniej ustalonych reguł takich jak np.:

• adres sklepu

• NIP

• numer id dostawy

• numer GLN

• zasadne / niezasadne fv – weryfikacja czy są prawidłowo wystawione na dana firmę

• id wewnętrznym