KSeFNet instrukcja

Pierwsze uruchomienie

1. Certyfikat KSeF – warunek działania

Aby korzystać z bufora KSeFNet, wymagane jest uzyskanie certyfikatu KSeF, wygenerowanego w aplikacji podatnika.

Instrukcja uzyskania certyfikatu dostępna jest na stronie KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/

W programie KSefNet, po otrzymaniu dostępu do dedykowanej domeny należy w Menu wybrać Konfigurację → Ustawienia → Ustaw Token lub Ustaw Certyfikat → Zapisz

2. Jeden bufor = jeden NIP

• Każdy bufor KSeFNet obsługuje tylko jeden NIP.

• Wszystkie faktury wystawione lub otrzymane na dany NIP są obsługiwane w jednym buforze.

3. Użytkownicy i uprawnienia

• Administrator systemu:

• dodaje użytkowników (moduł Użytkownicy → + Dodaj)

• nadaje im uprawnienia do przeglądania i obsługi wybranych folderów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

• Dostęp do dokumentów może być ograniczony np. do:

• konkretnych sklepów ( moduł Użytkownicy → +Dodaj → Grupy Użytkowników)

• określonych typów dokumentów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

Jak działa wersja KSeFNet – w praktyce

Wersja płatna KSeFNet to rozwiązanie automatyczne, oparte na buforze danych, który samodzielnie komunikuje się z KSeF.

Wystawianie faktur sprzedażowych

A. Faktura jest wystawiana w programie HiperMarket.

B. Dokument jest automatycznie wysyłany do KSeFNet.

C. Bufor:

1. wysyła fakturę do KseF,

2. oczekuje na numer KSeF (UPO).

D. Po otrzymaniu UPO:

1. numer KSeF jest automatycznie przesyłany do HiperMarket,

2. numer zostaje przypisany do właściwego dokumentu FV.

E. System obsługuje statusy:

1. błąd,

2. niepowodzenie,

3. oczekuje,

4. w trakcie przetwarzania,

5. wysłano.

4. Konfiguracja i klasyfikacja dokumentów

• W konfiguracji KSeFNet możliwe jest:

• tagowanie dokumentów,

• przypisywanie ich do odpowiednich folderów , np.:

• faktury kosztowe,

• faktury zakupowe,

• faktury dla konkretnych sklepów.

• możliwość definiowania katalogów dokumentów (moduł Konfiguracja → Katalogi Dokumentów → +Dodaj Katalog lub Edytuj lub Dodaj Podkatalog)

Pobieranie faktur zakupowych

• Bufor automatycznie pobiera wszystkie faktury z danym NIP:

Bufor służy jedynie do kolejkowania wysyłki dokumentu. Wszystkie zaczytane faktury trafiają do moduły Dokumenty i w zależności czy jest zdefiniowany katalog na daną fakturę to tam ona się pojawia, jeżeli nie to jest w nieprzypisanych dokumentach. KSefNet pobiera wszystkie faktury nie tylko wystawione na dany NIP, ale też te, które dany NIP wstawiał (docelowo będzie na to ustawienie czy pobierać takie czy takie)

• Dokumenty trafiają do bufora i będą klasyfikowane i przypisywane do folderów według wcześniej ustalonych reguł takich jak np.:

• adres sklepu,

• numer id dostawy

• numer GLN

• zasadne / niezasadne fv – weryfikacja czy są prawidłowo wystawione na dana firmę