Faktury w systemie HiperMarket w wersji 4.x

System HiperMarket umożliwia kompleksowe zarządzanie fakturami. Moduł faktur dostępny jest z poziomu menu głównego programu: FAKTURY.

KATALOG FAKTUR

Katalog faktur jest to moduł, gdzie możemy tworzyć nowe faktury oraz pracować z już istniejącymi. Dostęp do niego mamy z poziomu menu głównego: FAKTURY -> FAKTURY UNIWERSALNE -> KATALOG. Dalej wybieramy typ faktur, który nas interesuje. Standardowo w HM wprowadzonych jest pięć podstawowych typów faktur:

Faktura Vat do paragonu
Faktura Vat Usługowa
Faktura Vat do dokumentów PZ
Faktura Vat do dokumentów WZ

Typy te są wbudowane automatycznie w moduł faktur. Użytkownik może je konfigurować, ale nie można ich usunąć. Dodatkowo możliwe jest wprowadzenie własnych typów faktur - jest to opisane w dalszej części instrukcji (KONFIGURACJA FAKTUR).

Do menu głównego Faktur został dodany skrót do faktur Vat do paragonów oraz faktur Vat usługowych (dostęp do nich mamy również z Katalogu faktur).

FAKTURA VAT DO PARAGONU

Po wybraniu tej opcji system wyświetli nam wszystkie wystawione Faktury Vat do paragonu.

Opis poszczególnych pól w raporcie:

Symbol - Symbol faktury
Nr - Numer dokumentu
K - Ilość korekt
A - Anulowana
T - Typ faktury
PAR - Ilość powiązanych dokumentów (paragonów) do faktury
RokR - Rok rozliczeniowy dokumentu
dataWyst - Data wystawienia
NrOdb - Wewnętrzny numer identyfikacyjny odbiorcy
Odbiorca - Skrót nazwy odbiorcy
Płatność - Forma płatności
Brutto - Wartość brutto
Netto - Wartość netto
Zakup - Wartość zakupu
VAT - Wartość VAT
Wal - Kod waluty
dataDost - Data dostawy
dataPłat - Data, termin płatności
NIP/PESEL - Numer identyfikujący odbiorcę do celów podatkowych
Płatnik - Symbol płatnika
Użytkownik - Nazwa ostatniego zmieniającego dokument użytkownika

Dodatkowo do faktur na liście mogą być przypisane różne kolory. Opisy kolorów wierszy (aktywne w zależności od konfiguracji):

Czerwony - Dokument anulowany
Pomarańczowy - Dokument skorygowany do zera
Zielony - Faktura wystawiona na podstawie umowy
Niebieski - Faktura rozliczająca do transakcji wg proforma

Standardowo powyższy opis jest dostępny w systemie po wybraniu klawisza F1 (pomoc). Na górze okna system wyświetla nagłówek faktury, który zawiera podstawowe informacje o dokumencie.

Opcje dostępne na liście faktur (dostępne również z poziomu F2 MENU - po wybraniu klawisza F2):

S - Szukaj
O - sOrtuj
CTRL + O lub TAB - szybka zmiana indeksu
CTRL + S- szybkie wyszukiwanie
W - Wzorzec zaznaczenia
I -Importuj id do zaznaczenia
SPACJA - zaznacz/odznacz zaznaczone rekordy
ENTER - wyświetl zaznaczone rekordy
F1 - pomoc
F5 - filtr
F6 - export do pliku/drukarki
F7 - typ podsumowania kolumn
F8 - filtr widocznych kolumn
F9 - wydruk graficzny widocznych kolumn
F10 - Wyjście

FUNKCJE FAKTUR

Tworzenie nowych i modyfikowanie już istniejących faktury umożliwia menu FUNKCJE (F2 -> FUNKCJE). Aby wprowadzić nową fakturę w katalogu faktur wybieramy klawisz INSERT lub F2 - > przechodzimy strzałką w prawo na opcję FUNKCJE -> Edycja -> ENTER -> nowa faktura .

Pojawi się okno z prośbą o wpisanie numeru NIP. KID lub SYMBOL.

Jeśli podany symbol, kid lub NIP istnieje w naszej bazie kontrahentów, system go automatycznie wyszuka i zweryfikuje w GUS czy NIP jest aktywnym płatnikiem. W przypadku, gdy wpisanego numeru NIP nie ma w naszej bazie, zostanie on sprawdzony w GUS i dalej system pozwoli nam dodać go jako kontrahenta. Gdy podanego nr NIP nie ma w GUS system wyświetli ostrzeżenie. Gdy wybierzemy po prostu ENTER bez wpisywania jakiegokolwiek NIPU, system wyświetli nam listę już istniejących kontrahentów do wyboru.

Jest możliwość nadania uprawnienia na możliwość wystawienia FV, pomimo iż NIP nie ma w GUS.

Po wybraniu nabywcy pojawi nam się okno z nową fakturą. Należy uzupełnić:

datę wystawienia dokumentu;
S. ciągła - sprzedaż ciągła (gdy zaznaczymy ta opcję to zamiast daty pojawi się miesiąc i rok)
datę dostawy;
Formę płatności - użytkownik ma do wyboru kilka opcji form płatności: gotówka, przelew, darowizna, gotówka z terminem płatności, karta, czek, bon kompensata, potrącenie, bądź inna;
Opis - opis dokumentu

Dalej wybieramy paragon, do którego chcemy stworzyć fakturę (opcjonalnie można aktywować użytkownikowi możliwość stworzenia paragonu). Do faktury zostaną dodane towary z wybranych (bądź stworzonych) paragonów. Fakturę realizujemy klawiszem F4. Następnie system zapyta nas czy ma być wydrukowany duplikat faktury zamiast oryginału, a następnie czy ma to być wydruk graficzny. Należy też podać odbiorcę faktury. Dalej system wyświetli się okno, które umożliwia wydruk faktury, jej podgląd lub wysłanie na adres e-mail.

Podgląd wydruku wystawionej faktury vat do paragonu:

KOREKTA WYSTAWIONEJ FAKTURY VAT DO PARAGONU

Aby wystawić korektę do błędnie utworzonej faktury odszukujemy fakturę na liście dokumentów i wybieramy klawisz K. System umożliwi nam poprawienie nagłówka faktury - daty wystawienia, zapłaty, formy płatności. Musimy także podać powód korekty.

Fakturę możemy edytować za pomocą następujących klawiszy:

INSERT - dodajemy nowy towar
F3 - koryguj
Delete-Skasuj/wyzeruj
CTRL(v)-Zmiana VAT
k-Zmiana ozn. kaucji
Paragon
F4-realizacja
CTRL(y)-Wyzeruj pozycje

Korektę realizujemy klawiszem F4. Ilość utworzonych korekt do danej faktury będzie widoczna w katalogu faktur w kolumnie K.

Modyfikacja faktury:

Faktury możemy również modyfikować, bez wystawiania dokumentu księgowego (korekty). Mamy tutaj takie same opcje edycji, co w module wystawiania korekty do faktury. Dodatkowo system umożliwia nam podgląd paragonu, do którego została wystawiona faktura, bądź dodanie nowego paragonu (F2 -> Edycja -> paragon).

Widok/katalog:

Klawisz W umożliwia widok katalogu wystawionych korekt, faktur proforma i zaliczek.

Statystyka dokumentów: Moduł faktur umożliwia utworzenie statystyki dokumentów. Zaznaczamy spacją interesujące nas dokumenty i wybieramy klawisz T. Dalej system wyświetli raport, zawierający takie informacje jak:

VAT - stawka vat
Wartość netto
Wartość VAT
Wartość brutto
Wartość rabatu

Dane sprzedawcy: Dane sprzedawcy możemy podejrzeć stając na interesującej nas fakturze i wybierając klawisz N.

Pozostałe dostępne opcje możliwe do wykonania:

CTRL+K - zmiana kontrahenta
CTRL+F - formy płatności faktury
CTRL + Q - Podgląd historia zmian rekordu
CTRL + A - Anulowanie faktury
? - Info o przebiegu transakcji
% - Zmiana sposobu naliczania VAT
[ - Zmiana na Wielowspólnotową Dostawcę Towarów
^ Zmiana rabatu
Zmiana na rachunek
Numer wewnętrzny - nadawanie i usuwanie numerów wewnętrznych
Waluta - operacja pozwalająca na zarządzanie zdefiniowanymi walutami
CTRL + L - dopisek w stopce
Zmiana numeru/symbolu fv - pozwala na dowolne modyfikowanie numeracji faktur. Aby zobaczyć wprowadzone zmiany należy wyjść i ponownie wejść do modułu faktur.

DRUKOWANIE DOKUMENTU

Aby wydrukować daną fakturę, odnajdujemy ją w katalogu i wybieramy klawisz D. Następnie dodajemy odbiorcę faktury i w kolejnym okienku wybieramy DRUKUJ.

Jeśli do faktury dołączone będzie korekta system zapyta, który z dokumentów ma być wydrukowany.

Dostępne skróty klawiszowe dotyczące drukowania (F2 -> Druk):

D - Drukowanie dokumentu
CTRL + L Ustaw stopkę
CTRL + X Drukowanie na drukarce fiskalnej
Paragon na druk. fisk wg FV

RAPORTY

Moduł faktur umożliwia wykonanie różnego rodzaju raportów:

rejestr sprzedaży VAT - zestawienie zawiera takie informacje, jak: datę wystawienia faktury i jej symbol, nip, nazwę i adres kontrahenta:

raport wg kontrahentów
raport wg form płatności - zestawienie przedstawiające wystawione faktury VAT do paragonów według form płatności za wybrany okres;

raport wg kont księgowych - zestawienie wystawionych faktur VAT do paragonów według kont księgowych za wybrany okres;

PŁATNIK

CTRL + T dodanie/zmiana płatnika
CTRL + U usunięcie płatnika

PARAGONY

CTRL + P Znajdź wg nr paragonu
CTRL + G Pokaż paragony do faktury

DOKUMENTY

DOKUMENTY DOWIĄZANE - opcja pozwalająca na wyświetlenie dokumentów dowiązanych do wybranej faktury

FAKTURY USŁUGOWE

Moduł faktur usługowych umożliwia wystawianie faktur na wykonywanie różnego rodzaju usług. Moduł ten jest bardzo zbliżony do modułu FAKTUR VAT do paragonu z tym, że nie mamy tu menu zawierającego operacji na paragonach. Operacje na fakturach wykonujemy identycznie, jak w przypadku faktur Vat do paragonu.

Tworzenie nowej faktury usługowej: Tworzenie nowych i modyfikowanie już istniejących faktury umożliwia menu FUNKCJE (F2 -> FUNKCJE). Aby wprowadzić nową fakturę w katalogu faktur wybieramy klawisz INSERT lub F2 - > przechodzimy strzałką w prawo na opcję FUNKCJE -> Edycja -> ENTER -> nowa faktura .

Pojawi się okno z prośbą o wpisanie numeru NIP. KID lub SYMBOL.

Jeśli podany symbol, kid lub NIP istnieje w naszej bazie kontrahentów, system go automatycznie wyszuka i zweryfikuje w GUS czy NIP jest aktywnym płatnikiem. W przypadku, gdy wpisanego numeru NIP nie ma w naszej bazie, zostanie on sprawdzony w GUS i dalej system pozwoli nam dodać go jako kontrahenta. Gdy podanego nr NIP nie ma w GUS system wyświetli ostrzeżenie. Gdy wybierzemy po prostu ENTER bez wpisywania jakiegokolwiek NIPU, system wyświetli nam listę już istniejących kontrahentów do wyboru. Proces tworzenia faktury usługowej odbywa się analogicznie do procesu tworzenia faktury do paragonu, z tym, że zamiast towarów na fakturze są usługi. Fakturę realizujemy klawiszem F4.

FAKTURY VAT DO DOKUMENTÓW PZ I WZ

Moduł ten służy do pracy z fakturami wystawianymi do dokumentów przyjęcia i wydania. Oprócz standardowych opcji dostępnych w pozostałych modułach faktur uniwersalnych tu mamy możliwość tworzenia raportów dokumentów: raportu listy faktur do dokumentów oraz listy dokumentów do faktur.

FAKTURA ZAKUPOWA

Faktury zakupowe zawierają stawki VAT powiązane z przyjęciami dostawy. Faktury zakupowe wprowadza się z poziomu katalogu Dokumentów -> PZ - Przyjęcie dostawy.

KONFIGURACJA FAKTUR

Moduł faktur możemy dowolnie konfigurować. Służy do tego menu KONFIGURACJA FAKTUR (Faktury->faktury uniwersalne->konfiguracja)

Po wybraniu menu z menu Konfiguracja faktur system wyświetli nam listę wszystkich dostępnych typów faktur (wspomniane wcześniej 5 podstawowych typów).

Użytkownik może wprowadzać swoje własne nowe typy faktur. W tym celu należy wybrać klawisz INSERT. Pierwszym krokiem będzie nadanie typowi faktur symbolu. Każdy typ faktur ma indywidualny symbol, który będzie widoczny w nazwie każdej faktury danego typu. Później symbol i numer faktury może być dowolnie zmieniony.

Dalej musimy dodać opis typu faktury (nazwę tworzonego przez nas typu). Kolejnym krokiem jest wybór rodzaju faktur w typie. Mamy do wyboru:

do paragonu/dokumentu
fakturę usługową
notę obciążeniową
notę uznaniową
usługę gastronomiczną
Auto notę obciążeniową
Auto notę uznaniową
Korektę zbiorczą
Fakturę Zakupową

Następnie użytkownik musi wybrać, czy vat ma być naliczany od kwoty netto czy brutto oraz z którego katalogu wybierać odbiorcę (z katalogu kontrahentów czy nabywców). Musimy tez określić, z którego katalogu system ma wybierać pozycje. Mamy do wyboru np katalog usług, paragonów i towarów, towarów, dokumentów itp... Utworzony przez nas typ faktury pojawi się na liście typów faktur. Aby podejrzeć ustawienia danego typu faktury wybieramy klawisz ENTER. System wyświetli nam wszystkie wcześniej zdefiniowane wpisy. Dodanie nowego ustawienia możliwe jest poprzez wybór klawisza INSERT, modyfikacja już istniejącego za pomocą klawisza ENTER. Wybrane pozycje usuwamy klawiszem DEL.

UWAGA! Wszystkie powyższe opcje są konfigurowalne i zależą od ustawień programu.

NUMERACJA TYPU FAKTUR

Funkcjonalność pozawala zdefiniować serie numeracyjne zapewniające kolejność numerów między typami faktur. Standardowo numeracja jest kolejna w ramach grupy (faktura, korekta, zaliczka, itp.) danego typu faktur (FV, FVU, FVH, itp). Dzięki tej funkcjonalności można ją rozszerzyć między grupami i typami.

Funkcjonalność jest dostępna z Faktury -> Faktury Uniwersalne -> konfiguracja Faktur -> F2 -> Edycja -> Numeracja Typu (skrót klawiszowy N)

Aby zdefiniować nową serię numeracyjną w oknie Numeracji Faktur wybieramy klawisz F2 -> Funkcje -> Insert nowy numer. System wyświetli nam listę serii numeracyjnych - nową serię wprowadzamy klawiszem Insert (serię już istniejącą modyfikujemy za pomocą klawisza M, natomiast usuwamy Delete).

Przykład:

Po wystawieniu faktury VAT do paragonów, wystawiana Faktura usługowa będzie miała numer kolejny w tej grupie i vice wersa, czyli po wystawienie faktury VAT do paragonów z numerem 652, Faktura usługowa będzie miała numer 653, kolejna 654, a gdy wrócimy do faktury do paragonów, to ta wystawi się z numerem 655 (tak, będzie dziura w numeracji).

OPIS FAKTUR

Moduł służący do zarządzania opisami faktu, umiejscawianymi w nagłówkach dokumentów. Katalog opisów faktur zawiera wszystkie wprowadzone opisy faktur. Nowy opis dodajemy klawiszem INSERT, opis już istniejący poprawiamy klawiszem P. Aby podejrzeć pozycję wybieramy ENTER.

KATALOG KONT KSIĘGOWYCH

Sekcja programu umożliwiająca zarządzanie kontami księgowymi. Zawiera ona listę wszystkich wprowadzonych kont księgowych. Analogicznie jak w przypadku opisanego wyżej modułu, aby dodać nową pozycję wybieramy klawisz INSERT, w celu poprawienia już istniejącej - klawisz P. Klawiszem ENTER podglądamy interesujący nas wpis.

KATALOG USŁUG

Katalog usług jest to lista wszystkich zdefiniowanych usług, na które mogą być wystawiane faktury usługowe. W tym module możemy wykonywać następujące operacje:

Insert - dodanie nowej usługi
P - Poprawianie
M - Modyfikacja usługi
C - zmiana ceny
Delete - usunięcie usługi

KATALOG NABYWCÓW/KONTRAHENTÓW

Katalog nabywców/kontrahentów zawiera zdefiniowaną przez użytkownika listę nabywców bądź kontrahentów (w zależności od konfiguracji), na których można wystawiać faktury.

Moduł umożliwia następujące operacje:

Insert - dodanie nowego nabywcy/kontrahenta
M - modyfikacja
B - blokada pozycji
G - podgląd
I - import z pliku

W celu modyfikacji nabywcy/kontrahenta należy z poziomu menu wejść w faktury → Nabywcy.

W następnej kolejności należy ustawić się na określonym nabywcu/kontrahencie i nacisnąć na klawiaturze P.

Wyświetli się okno z możliwością modyfikacji nabywcy.