Faktury w systemie HiperMarket w wersji 4.x

System HiperMarket umożliwia kompleksowe zarządzanie fakturami. Moduł faktur dostępny jest z poziomu menu głównego programu: FAKTURY.

KATALOG FAKTUR

Katalog faktur jest to moduł, gdzie możemy tworzyć nowe faktury oraz pracować z już istniejącymi. Dostęp do niego mamy z poziomu menu głównego: FAKTURY -> FAKTURY UNIWERSALNE -> KATALOG. Dalej wybieramy typ faktur, który nas interesuje. Standardowo w HM wprowadzonych jest pięć podstawowych typów faktur:

Faktura Vat do paragonu
Faktura Vat Usługowa
Faktura Vat do dokumentów PZ
Faktura Vat do dokumentów WZ

Typy te są wbudowane automatycznie w moduł faktur. Użytkownik może je konfigurować, ale nie można ich usunąć. Dodatkowo możliwe jest wprowadzenie własnych typów faktur - jest to opisane w dalszej części instrukcji (KONFIGURACJA FAKTUR).

Do menu głównego Faktur został dodany skrót do faktur Vat do paragonów oraz faktur Vat usługowych (dostęp do nich mamy również z Katalogu faktur).

FAKTURA VAT DO PARAGONU

Po wybraniu tej opcji system wyświetli nam wszystkie wystawione Faktury Vat do paragonu.

Opis poszczególnych pól w raporcie:

Symbol - Symbol faktury
Nr - Numer dokumentu
K - Ilość korekt
A - Anulowana
T - Typ faktury
PAR - Ilość powiązanych dokumentów (paragonów) do faktury
RokR - Rok rozliczeniowy dokumentu
dataWyst - Data wystawienia
NrOdb - Wewnętrzny numer identyfikacyjny odbiorcy
Odbiorca - Skrót nazwy odbiorcy
Płatność - Forma płatności
Brutto - Wartość brutto
Netto - Wartość netto
Zakup - Wartość zakupu
VAT - Wartość VAT
Wal - Kod waluty
dataDost - Data dostawy
dataPłat - Data, termin płatności
NIP/PESEL - Numer identyfikujący odbiorcę do celów podatkowych
Płatnik - Symbol płatnika
Użytkownik - Nazwa ostatniego zmieniającego dokument użytkownika

Dodatkowo do faktur na liście mogą być przypisane różne kolory. Opisy kolorów wierszy (aktywne w zależności od konfiguracji):

Czerwony - Dokument anulowany
Pomarańczowy - Dokument skorygowany do zera
Zielony - Faktura wystawiona na podstawie umowy
Niebieski - Faktura rozliczająca do transakcji wg proforma

Standardowo powyższy opis jest dostępny w systemie po wybraniu klawisza F1 (pomoc). Na górze okna system wyświetla nagłówek faktury, który zawiera podstawowe informacje o dokumencie.

Opcje dostępne na liście faktur (dostępne również z poziomu F2 MENU - po wybraniu klawisza F2):

S - Szukaj
O - sOrtuj
CTRL + O lub TAB - szybka zmiana indeksu
CTRL + S- szybkie wyszukiwanie
W - Wzorzec zaznaczenia
I -Importuj id do zaznaczenia
SPACJA - zaznacz/odznacz zaznaczone rekordy
ENTER - wyświetl zaznaczone rekordy
F1 - pomoc
F5 - filtr
F6 - export do pliku/drukarki
F7 - typ podsumowania kolumn
F8 - filtr widocznych kolumn
F9 - wydruk graficzny widocznych kolumn
F10 - Wyjście

FUNKCJE FAKTUR

Tworzenie nowych i modyfikowanie już istniejących faktury umożliwia menu FUNKCJE (F2 -> FUNKCJE). Aby wprowadzić nową fakturę w katalogu faktur wybieramy klawisz INSERT lub F2 - > przechodzimy strzałką w prawo na opcję FUNKCJE -> Edycja -> ENTER -> nowa faktura .

Pojawi się okno z prośbą o wpisanie numeru NIP. KID lub SYMBOL.

Jeśli podany symbol, kid lub NIP istnieje w naszej bazie kontrahentów, system go automatycznie wyszuka i zweryfikuje w GUS czy NIP jest aktywnym płatnikiem. W przypadku, gdy wpisanego numeru NIP nie ma w naszej bazie, zostanie on sprawdzony w GUS i dalej system pozwoli nam dodać go jako kontrahenta. Gdy podanego nr NIP nie ma w GUS system wyświetli ostrzeżenie. Gdy wybierzemy po prostu ENTER bez wpisywania jakiegokolwiek NIPU, system wyświetli nam listę już istniejących kontrahentów do wyboru.

Jest możliwość nadania uprawnienia na możliwość wystawienia FV, pomimo iż NIP nie ma w GUS.

Po wybraniu nabywcy pojawi nam się okno z nową fakturą. Należy uzupełnić:

datę wystawienia dokumentu;
S. ciągła - sprzedaż ciągła (gdy zaznaczymy ta opcję to zamiast daty pojawi się miesiąc i rok)
datę dostawy;
Formę płatności - użytkownik ma do wyboru kilka opcji form płatności: gotówka, przelew, darowizna, gotówka z terminem płatności, karta, czek, bon kompensata, potrącenie, bądź inna;
Opis - opis dokumentu

Dalej wybieramy paragon, do którego chcemy stworzyć fakturę (opcjonalnie można aktywować użytkownikowi możliwość stworzenia paragonu). Do faktury zostaną dodane towary z wybranych (bądź stworzonych) paragonów. Fakturę realizujemy klawiszem F4. Następnie system zapyta nas czy ma być wydrukowany duplikat faktury zamiast oryginału, a następnie czy ma to być wydruk graficzny. Należy też podać odbiorcę faktury. Dalej system wyświetli się okno, które umożliwia wydruk faktury, jej podgląd lub wysłanie na adres e-mail.

Podgląd wydruku wystawionej faktury vat do paragonu:

KOREKTA WYSTAWIONEJ FAKTURY VAT DO PARAGONU

Aby wystawić korektę do błędnie utworzonej faktury odszukujemy fakturę na liście dokumentów i wybieramy klawisz K. System umożliwi nam poprawienie nagłówka faktury - daty wystawienia, zapłaty, formy płatności. Musimy także podać powód korekty.

Fakturę możemy edytować za pomocą następujących klawiszy:

INSERT - dodajemy nowy towar
F3 - koryguj
Delete-Skasuj/wyzeruj
CTRL(v)-Zmiana VAT
k-Zmiana ozn. kaucji
Paragon
F4-realizacja
CTRL(y)-Wyzeruj pozycje

Korektę realizujemy klawiszem F4. Ilość utworzonych korekt do danej faktury będzie widoczna w katalogu faktur w kolumnie K.

Modyfikacja faktury:

Faktury możemy również modyfikować, bez wystawiania dokumentu księgowego (korekty). Mamy tutaj takie same opcje edycji, co w module wystawiania korekty do faktury. Dodatkowo system umożliwia nam podgląd paragonu, do którego została wystawiona faktura, bądź dodanie nowego paragonu (F2 -> Edycja -> paragon).

Widok/katalog:

Klawisz W umożliwia widok katalogu wystawionych korekt, faktur proforma i zaliczek.

Statystyka dokumentów: Moduł faktur umożliwia utworzenie statystyki dokumentów. Zaznaczamy spacją interesujące nas dokumenty i wybieramy klawisz T. Dalej system wyświetli raport, zawierający takie informacje jak:

VAT - stawka vat
Wartość netto
Wartość VAT
Wartość brutto
Wartość rabatu

Dane sprzedawcy: Dane sprzedawcy możemy podejrzeć stając na interesującej nas fakturze i wybierając klawisz N.