Obsługa grafiku i modułu zamówień1
Podstawowe skróty klawiszowe używane w systemie Hipermarket:
INSERT- wstawianie nowych danych, rozpoczynanie nowych operacji
ENTER- modyfikacja istniejących danych, dokumentów
F1- pomoc kontekstowa,opis kolumn,oraz skrócony opis działania
F2- wejście do menu( po menu poruszamy się strzałkami góra-dół, oraz prawo-lewo)
S- szukanie
CTRL+S- szybkie szukanie po obecnie posortowanej kolumnie
O- zmiana sortowania widoku
CTRL+O,TAB- szybka zmiana sortowania widoku
F6- wysłanie bieżącego widoku do pliku,na drukarkę, e-mailem
F10,CTRL+W- wyjście
D- drukowanie
Ponadto w wielu katalogach i słownikach pod F2 dostępne jest menu z podpowiedziami standardowych funkcji oraz klawiszy:
oprócz powyżej opisanych:
Wzorzec zaznaczenia- umożliwia zapisywanie identyfikatorów zaznaczonych rekordów, w celu odczytania ich np. w Excelu, wysłania mailem, lub w odczytaniu w innym module
Importuj id do zaznaczenia- zaznaczy wiersze zapisane poprzednio przez operację ,Wzorzec zaznaczenia'
F4- raport widocznych wierszy
F7- zmiana trybu podsumowania kolumn
F8- zmiana konfiguracji widocznych kolumn
F9- wydruk bieżącego widoku na drukarce laserowej
Klasyfikacja- dodatkowa klasyfikacja, umożliwiająca dodanie własnych kolumn z informacjami do bieżącego widoku
Zamówienia i grafik zamówień
System Hipermarket zawiera moduł pozwalający na automatyzację procesu zamówień
towaru u dostawców.
Proces zamówień składa się z:
– ułożenie i kontrola grafika zamówień
– komputerowe wspomaganie ilości zamawianych towarów z uwzględnieniem
– stanów
– sprzedaży
– ciągłości stanu i sprzedaży
– stanów minimalnych
– gazetek promocyjnych
– kontraktów
– wysłanie zamówienia (e-mailem, elektronicznie EDI, fax)
– potwierdzenie wysłania zamówienia
– stworzenie dokumentu dostawy powiązanego z zamówieniem, oraz weryfikacja pozycji dostawy z zamówieniem
Grafik zamówień
Moduł umożliwia wykonanie planu zamówień na każdy dzień tygodnia, oraz sprawdzenie stanu wykonania planu.
Nową pozycję grafiku rozpoczynamy klawiszem Insert, wpis w grafiku zamówień umożliwia określenie:
– dostawcy towaru
– producenta towaru – jeżeli dostawca dostarcza towary tego samego producenta, na które składamy oddzielne zamówienia, wówczas w centrali należy założyć kolejnego producenta i odpowiednio skonfigurować właściwości towarów
- dni tygodnia składania zamówienia – można wybrać jeden lub kilka dni tygodnia
- dni dostawy – system automatycznie obliczy na ile dni zamawiamy na podstawie dni zamawiania I dni tygodnia
- cykliczność zamówienia 7,14,21 dni, przy czym jeżeli wybierzemy kilka dni tygodnia, to cykliczność będzie wynosiła 7
Ponadto grafik umożliwia:
– ręczny opis pozycji np. w celu określenia godziny, do której należy złożyć zamówienie, oraz dział
– wybór działu sklepu - jest to słownik danych występujący tylko w module grafika, dostępny do edycji w sklepie. Dział sklepu może służyć do podziału grafików wg. handlowców, wg. Asortymentu, lub obszaru sklepu
Współpraca z pozostałymi elementami systemu Hipermarket:
– lista dostawców dostępnych w sklepie, moduł grafika będzie pokazywał tylko kontrahentów zdefiniowanych w centrali jako dostępni
– kontrakty – jeżeli w centrali zdefiniowano kontrakty na zakup towarów od wybranych kontrahentów, moduł grafika będzie dla kontrahenta pokazywał producentów dostępnych przy wybranym kontrahencie F2->Operacje->Filtruj przez kontrakty
– zamówienia – kolumna STATUS pokazuje informacje o wykonaniu zamówienia na podstawie grafika, lub zamówienia wykonanego do kontrahenta z grafiku
– raport towarów – w uproszczonej postaci grafik dotyczy pojedynczego producenta, za pomocą funkcji F2->Operacje->Zmiana Raportu można zdefiniować, aby zamówienie obejmowało dowolną grupę towarów możliwą do zdefiniowania w raporcie towarów w katalogu sklepowym
Alternatywne sposoby założenia pozycji grafika
– kontrahenci nie w grafiku - system pokaże tylko dostawców, na których jeszcze nie ma skonfigurowanej pozycji w grafiku
– Producenci nie w grafiku – system pokaże tylko producentów, na których jeszcze nie ma skonfigurowanej pozycji w grafiku
Praca z grafikiem
Po wprowadzeniu pozycji do grafiku mamy następujące możliwości zarządzania i kontroli pracy:
- filtrowanie widocznych pozycji grafiku
- W pokazuje wszystkie rekordy
- D pokazuje dzisiejszy dzień
- I pozwala wybrać grafiki skonfigurowane na wybrany dzień tygodnia
- K pokazuje wszystkie pozycje skonfigurowane dla podświetlonego grafika kontrahenta
Status wykonania zaplanowanych zamówień
Kolumna STATUS zawiera informacje o zamówieniach dotyczących kontrahentów zawartych w grafiku. Wyświetlony status przybiera różny wygląd w zależności od wykonania zamówienia - szczegóły proszę sprawdzić w pomocy pod F1, ponieważ informacja może być rozbudowywana z wersji na wersję. Domyślnie po wejściu do modułu grafika status dotyczy bieżącego tygodnia za pomocą klawiszy
– N następny
– P poprzedni
zmieniamy podglądany tydzień.
Informacja o zakresie dat podglądanego tygodnia umieszczona jest przy etykiecie “Podgląd statusów z tygodnia:” we właściwościach grafiku
Składanie zamówień na podstawie grafika
– wchodzimy do grafika
– naciskamy 'D' aby wybrać zamówienia do złożenia dziś
– w kolumnie status sprawdzamy czy zamówienie nie zostało już wykonane
– wybieramy pozycję grafika, lub zaznaczamy spacją kilka pozycji do tego samego kontrahenta
– naciskamy 'Z' aby rozpocząć zamawianie
Zamówienia
Moduł zamówień służy do wspomagania procesu składania zamówienia u dostawcy. Przechowuje listę wszystkich złożonych zamówień, domyślnie pokazuje zamówienia z bieżącego oraz poprzedniego miesiąca.
Lista zamówień umożliwia filtrowanie F4 wg.:
– daty wystawienia
– kontrahenta
– dnia tygodnia
Dzięki temu możemy w łatwy sposób sprawdzić odnaleźć np. zamówienia z ostatniego miesiąca złożone w środy do kontrahenta Coca cola.
Nowe zamówienie
Zamówienie można zainicjować na wiele sposobów
– zamówienie z analizy – podstawowy sposób składania zamówienia,zostanie omówiony poniżej
– zamówienie z gazetki - pozwala wybrać kilka gazetek w celu wykonania wspólnego zamówienia na towary w nich zawarte. Ułatwia to kontrolę, czy wszystkie produkty gazetkowe zostaną zamówione.
Zamówienie z gazetki może zostać rozbite wg na poszczególnych dostawców wg dostawcy głównego, lub wg. kontraktów (proszę o kontakt z NET sp. z oo w sprawie szczegółów).
W gazetce centralnej można zapisać ilości, które poszczególne typy sklepów powinny zamówić, a system będzie pilnował aby nie zamówiono mniejszej ilości. Przy współpracy z magazynem logistycznym naszej produkcji, zamówienia z gazetki w magazynie są specjalne oznaczone, co umożliwia miedzy innymi.
– oddzielne przetworzenie / kompletację
– raport sklepów, które nie złożyły zamówienia na wybraną gazetkę zamówienie z kolektora – umożliwia wykonanie tzw. Zamówienia z półki
zamówienia z kolektora oraz analizy uzupełniają się wzajemnie, dzięki opcji sprawdzania już złożonych zamówień. Dostępne są dwa schematy współpracy
zamówienia z kolektora z zamówieniami z analizy
– składamy zamówienia z kolektora np. na produkty nabiałowe (przy zapisie mogą być przez system rozbite na odpowiednich dostawców). Następnie wykonujemy zamówienie z analizy na produkty nabiałowe, system nie zamówi ponownie produktów ujętych na kolektorze, lub też zaproponuje zwiększenie zamówienia jeżeli wskazuje na to sprzedaż, lecz będzie pamiętał o zamówieniu złożonym uprzednio z kolektora. Dzięki zamówieniu z analizy upewniamy się, że zamówiliśmy wszystkie produkty z danej kategorii.
– Wykonujemy zamówienie z analizy na produkty typu nabiał I za pomocą funkcji F2->Narzędzia->Wczytaj dane z kolektora, doczytujemy dane z kolektora. Dane z kolektora pojawiają się nam w kolumnie ilość, a dane proponowane przez analizę, pojawią się w nowej kolumnie 'Sugerowane'. Doczytanie danych może odbywać się w dwóch trybach -
– akceptujemy tylko ilości z kolektora na pozycjach widocznych na liście
– dodajemy do listy zamawianych towarów nowe pozycje, zawarte w kolektorze
Dzięki temu także jesteśmy pewni, że zamówiliśmy wszystkie pozycje z danej kategorii, a jednocześnie mamy zamówienie ilości zaakceptowane przy półce. -Puste zamówienie – zaczynamy z pustą listą pozycji
-zamówienie zerowe – zamówienie informujące nas I dostawcę, że celowo nie składamy zamówienia
-import zamówienia – możliwość importu zamówienia z pliku CSV/TXT lub też np. z palmtopa przedstawiciela handlowego, jeżeli jest możliwość aby wysłał on nam zamówienie elektronicznie
-kopiuj zamówienie – powielenie zamówienia z opcją wyboru innego kontrahenta
-Z oferty dostawcy – lista towarów jest wyznaczona poprzez przypisanie towaru do dostawcy w katalogu towarowym, system umożliwia także zapamiętanie dla każdego towaru I dostawcy indeksu tego towaru w systemie komputerowym dostawcy, tak że możliwe jest wysłanie zamówienia z identyfikatorem 'indeks dostawcy' zamiast kod paskowy
-z pliku oferty – wiele hurtowni udostępnia swoje oferty w plikach tekstowych, ta opcja umożliwia użycie takiego pliku. Może rozpoznawać zawarte w plikach promocje, nowości, gazetki, umożliwia dodanie to katalogu towarów nowych pozycji zdefiniowanych w pliku, oraz wysłanie zamówienia wg identyfikatorów zawartych w pliku dostawcy.
-Towary kontrahenta – lista pozycji wyznaczona jest na podstawie dokumentów przyjęcia od dostawcy w podanym okresie
Na wszystkich typach zamówienia (oprócz kolektora), wykonywana jest następnie analiza wspomagająca wyznaczenie właściwej ilości do zamówienia.
Typ analizy zamówienia:
– algorytm Podstawowy - zamawia towar na podstawie analizy dzień po dniu trzech okresów wstecz powyżej wymienionych właściwości. Oblicza średnią sprzedaż w okresie, podpowiada czy nie za mało zamawiamy. Uwzględnia :
– ilościowe minimum logistyczne, lub opakowanie zbiorcze
– analizę poprzednich zamówień
- wyznaczenie stanu minimalnego i maksymalnego:
– własność towaru (pojedyncze sklepy)
– konfiguracji dla typu wielkości sklepu
– pobranie z zewnętrznego systemu zarządzania kategorią
– wyznaczenie wg. kategorii
– jeżeli nie podano, to wyznaczmy stan minimalny na podstawie sprzedaży w analizowanych okresach algorytm przeszukuje wiele zdarzeń między innymi:
– sprawdzanie przekroczenia maksymalnej założonej rotacji
– sprawdza czy towar występował na gazetce centralnej
– sprawdza czy towar będzie występował w gazetce centralnej
– sprawdza czy towar jest nowością (jeżeli tak to proponuje 1 zgrzewkę)
– sprawdza czy towar został dostarczony od poprzedniego zamówienia
– sprawdza ciągłość stanu i sprzedaży towaru
algorytm średnia Windsorska – analizuje do sprzedaży okres 14 dni wstecz, ucina z tego sprzedaż minimalną I maksymalną, średnią sprzedaż oblicza na podstawie 12-tu pozostałych dni
algorytm średnia Prosta 3 dni – analizuje sprzedaż z 7 dni wstecz, na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż
algorytm zamówienie warzyw – analizuje 3 dni wstecz, I na tej podstawie oblicza średnią sprzedaż. Zawiera zupełnie inny wygląd formatki pozycji umożliwiający dogłębną analizę pozycji:
