KSeFNet

KSeFNet instrukcja

Pierwsze uruchomienie

1. Certyfikat KSeF – warunek działania

Aby korzystać z bufora KSeFNet, wymagane jest uzyskanie certyfikatu KSeF, wygenerowanego w aplikacji podatnika.

Skorzystaj z naszej instrukcji lub rządowej instrukcji uzyskania certyfikatu dostępna jest na stronie KSeF.

W programie KSefNet, po otrzymaniu dostępu do dedykowanej domeny należy w Menu wybrać Konfigurację → Ustawienia  → Ustaw Token lub Ustaw Certyfikat → Zapisz

2. Jeden bufor = jeden NIP

•    Każdy bufor KSeFNet obsługuje tylko jeden NIP.

•    Wszystkie faktury wystawione lub otrzymane na dany NIP są obsługiwane w jednym buforze.

3. Użytkownicy i uprawnienia

•    Administrator systemu:

•    dodaje użytkowników (moduł Użytkownicy → + Dodaj)

•    nadaje im uprawnienia do przeglądania i obsługi wybranych folderów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

•    Dostęp do dokumentów może być ograniczony np. do:

•    konkretnych sklepów ( moduł Użytkownicy → +Dodaj → Grupy Użytkowników)

•    określonych typów dokumentów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

Jak działa wersja KSeFNet – w praktyce

Wersja płatna KSeFNet to rozwiązanie automatyczne, oparte na buforze danych, który samodzielnie komunikuje się z KSeF.

Wystawianie faktur sprzedażowych

C.  Bufor:

1.   wysyła fakturę do KseF,

2.   oczekuje na numer KSeF (UPO).

D. Po otrzymaniu UPO:

1.   numer KSeF jest automatycznie przesyłany do HiperMarket,

2.   numer zostaje przypisany do właściwego dokumentu FV.

E.  System obsługuje statusy:

1. błąd,

2. niepowodzenie,

3. oczekuje,

4. w trakcie przetwarzania,

5.   wysłano.

4. Konfiguracja i klasyfikacja dokumentów

W konfiguracji KSeFNet możliwe jest:

•    tagowanie dokumentów - przypisanie do odpowiednich katalogów np: Sklep nr 1, Piekarnia, Magazyn, itp.

•    możliwość definiowania typów dokumentów w obrębie katalogów (moduł Konfiguracja → Katalogi Dokumentów → +Dodaj Katalog lub Edytuj lub Dodaj Podkatalog)

Pobieranie faktur zakupowych

Bufor automatycznie pobiera wszystkie faktury z danym NIP:

Bufor służy jedynie do kolejkowania wysyłki dokumentu. Wszystkie zaczytane faktury trafiają do moduły Dokumenty i w zależności czy jest zdefiniowany katalog na daną fakturę to tam ona się pojawia, jeżeli nie to jest w nieprzypisanych dokumentach. KSefNet pobiera wszystkie faktury nie tylko wystawione na dany NIP, ale też te, które dany NIP wstawiał (docelowo będzie na to ustawienie czy pobierać takie czy takie)

Dokumenty trafiają do bufora i będą klasyfikowane i przypisywane do folderów według wcześniej ustalonych reguł takich jak np.:

•    adres sklepu

•    NIP

•    numer id dostawy

•    numer GLN

•    zasadne / niezasadne fv – weryfikacja czy są prawidłowo wystawione na dana firmę

•    id wewnętrznym

Tagowania faktur

Wybierz z MANU zakładkę KONFIGURACJA, a następnie TAGI

TAGI

Wybierz przycisk DODAJ (Znajduje się w prawym górnym rogu)

Skonfiguruj nowy TAG:

- nadaj nazwę - numer 1 na poniższym widoku

- wybierz kolor tła i tekstu - numer 2 na poniższym widoku

- zweryfikuj podgląd - numer 3 na poniższym widoku

- wybierz przycisk ZAPISZ - numer 4 na poniższym widoku

Wszystkie twoje TAGI wyświetlają się na liście. Możesz je edytować lub usunąć

Jak otagować fakturę?

W kolumnie TAGI (nr. 1 na poniższym obrazku) naciśnij szarą ikonę (nr. 2 na poniższym widoku) i wybierz TAG, którym chcesz oznaczyć fakturę (nr. 3 na poniższym widoku)

W kolumnie TAGI został dodany wskazany TAG

Oznaczone jako pobrane (ponowne pobranie faktury do systemu HiperMarket)

Każda faktura pobrana raz do systemy HiperMarket zostaje zablokowana do ponownego pobrania przez inne sklepy. Możliwe jest ponowne pobranie do innego sklepu z systemem HiperMarket, ale wymaga to zmiany jej statusu zgodnie z poniższą instrukcja.

Przenieś fakturę do katalogu odpowiadającemu sklepu, w którym chcesz ją widzieć.

Wybierz przycisk akcji oznaczony numerem 1 na poniższym widoku, a następnie wybierz przycisk Oznacz jako niepobrane (nr. 2 na poniższym widoku)

Po wykonaniu powyższych czynności faktura zostanie automatycznie pobrana do systemu HiperMarket.

FAQ

1. Od kiedy pobierane są faktury (zakupowe, kosztowe) do KSeFNet?

Pobieranie faktur (zakupowych, kosztowych) do KSeFNet działa od momentu prawidłowego podłączenia certyfikatu.

2. Utworzyłam/łam katalogi w KSeFNet, a nadal nie widzę faktur w systemie HiperMarket

W celu zakończenia procesu konfiguracji uprzejmie prosimy o wskazanie, który katalog w systemie KSeFNet odpowiada, któremu sklepowi/piekarni/magazynowi w systemie HiperMarket np. Katalog "Sklep 1" odpowiada Sklepowi numer 1, Katalog "Piekarnia" odpowiada Piekarni numer 70 itd. Informacje należy przekazać opiekunowi handlowemu.