Rozrachunki1

Rozrachunki z kontrahentami

1. Wstęp

W systemie hipermarket dostępny jest moduł rozrachunków z kontrahentami. Do rozrachunków z kontrahentami dodawane są następujące dokumenty występujące w systemie hipermarket: faktury zakupowe (FVZ), faktury sprzedażowe (FVH) do WZ, faktury usługowe(FVU), faktury RR (FVRR). W rozrachunkach dodatkowo można wprowadzać faktury kosztowe.Dokumenty z systemu hipermarket trafiają automatycznie do modułu rozrachunków. Przy konfiguracji z centralą możliwe jest zbieranie danych (faktur) ze wszystkich sklepów i rozliczanie ich wspólnie. Rozliczanie płatności odbywa się na zasadzie wystawiania odpowiednich dokumentów płatności takich jak: dokumenty bankowe polecenie przelewu i wyciąg bankowy, dokumenty kasowe KP i KW, kompensaty należności z zobowiązaniami oraz dokumentem inna forma płatności. Przy płatnościach dokumentami bankowymi w module wprowadzono możliwość prowadzenia kilku kont bankowych.

Pojedynczy dokument do rozliczenia jest zapisywany jako transakcja, która może składać się z kilku dokumentów. Np. Kilka dokumentów PZ + faktura zakupowa + korekta na minus, wtedy kwota do rozliczenia takiej transakcji jest pomniejszana o fakturę korygującą. Jest też możliwość, żeby faktury korygujące występowały jako oddzielne transakcje.

Główny katalog rozrachunków :

Przy wejściu do modułu rozrachunków jest ustawiany domyślny raport na pokazywane dokumenty. Parametry raportu są pokazywane w prawym górnym rogu okna. Parametry te są następujące: wszyscy kontrahenci, zakres dat dokumentów do dnia dzisiejszego, tylko transakcje nierozliczone, brak jest filtra na termin płatności oraz pokazywane są zobowiązania wobec kontrahentów i należności od kontrahentów. W lewym rogu natomiast są pokazywane szczegóły transakcji, która jest podświetlana przez belkę. Kolumna DO_ZAPŁATY pokazuje kwoty ujemne i dodatnie. Kwoty dodatnie są to transakcje, które są należnościami od kontrahentów, natomiast kwoty ujemne to zobowiązania wobec kontrahentów.

Widoczne z lewej strony kolumny S i T oznaczają odpowiednio:

W kolumnie S:

N – oznacza nie rozliczoną transakcję

Z – oznacza rozliczoną transakcję

W kolumnie T:

X – transakcja po terminie zapłaty

Puste pole – transakcja w terminie zapłaty

W module rozrachunków wszystkie dostępne funkcje są dostępne w menu które

uruchamiamy klawiszem funkcyjnym F2.

2. Omówienie poszczególnych funkcji.

Operacje podstawowe:

S – szukanie po indeksach i polach w bazie

O – sortowanie po indeksach

CTRL+ S – szybkie wyszukiwanie po aktualnym indeksie (Kolumna po aktualnym indeksie jest

podświetlona na jaśniejszy kolor)

CTRL+ O – szybka zmiana o kolejny dostępny indeks

F4 – filtr/raport wierszy widocznych w widoku

F5 – proste wyszukiwania widocznych danych

F6 – eksport widocznych danych do pliku, na email, drukarkę

F7 - funkcje statystyczne dostępne w ostatnim widocznym wierszu

F8 – filtr widocznych kolumn (możliwość wyłączania z widoku, ustawienie kolejności oraz

szerokości)

F9 – wydruk graficzny bieżącego widoku na drukarkę do drukowania metek

F10 – wyjście z modułu rozrachunków

Funkcje specyficzne:

R- raport wyświetlanych rekordów.

Dostępne są następujące właściwości raportu:

Kontrahent podświetlony – raport transakcji od kontrahenta z transakcji na której jest belka.

Możliwe jest tu również wybranie płatnika jako kontrahenta.

Kontrahent z listy – wybór kontrahenta następuje poprzez katalog.

Możliwe jest tu również wybranie płatnika jako kontrahenta.

Transakcje z zakresu dat – ustawiony jest filtr na transakcje występujące w zadanym okresie.

Np. dla faktur jest to data wystawienia. W tym raporcie możemy np. wybrać transakcje np. z danego miesiąca, tygodnia czy też dnia.

Termin płatności – filtr na termin płatności. Za pomocą tego filtra ustawiamy transakcje, które są nierozliczone, dla których przekroczony jest już termin płatności. Datę którą wybieramy możemy ustawiać dowolnie. Np. ustawiając datę filtru zapłaty na dzisiejszą uzyskamy płatności które są nie rozliczone i są po terminie oraz te których termin upływa dziś. Natomiast np. ustawiając dwa dni do przodu uzyskamy rekordy które będą przeterminowane lub w terminie za 2 dni. Analogicznie wybierając datę do 2 dni wstecz uzyskamy płatności które powinniśmy zapłacić 2 dni temu.

Tylko zobowiązania – wybieramy tyko zobowiązania wobec kontrahentów.

Tylko należności – wybieramy tyko należności od kontrahentów.

Należności i zobowiązania – należności i zobowiązania razem.

Tylko transakcje nierozliczone – transakcje które nie zostały zapłacone lub rozliczone.

Tylko transakcje rozliczone – transakcje które już zostały zapłacone lub rozliczone.

Transakcje rozliczone i nierozliczone – transakcje rozliczone i nierozliczone razem.

Wszystkie pozycje – ta opcja zeruje raport i pokazuje raport wszystkich pozycji.

Insert – dodanie zobowiązania lub należności

Dodanie zobowiązania lub należności do rozrachunków następuje poprzez wypełnienie pól takich jak przy wprowadzaniu faktury do PZ. Dodatkowo tylko trzeba wybrać kontrahenta, przy fakturze do PZ kontrahent jest brany z PZ.

Przykładowe zobowiązanie:

Enter – podgląd transakcji

Podgląd szczegółowy jakie dokumenty wchodzą w skład wybranej transakcji.

Przykładowy podgląd wprowadzonego zobowiązania:

T – dodanie transakcji do transmisji

Funkcja jest używana przy transmisji do centrali. Transakcje do transmisji są dodawane automatycznie. Aby wymusić dodanie transakcji do transmisji należy zaznaczyć spacją lub ++ odpowiednie rekordy, następnie wybrać funkcję dodanie do transmisji i wybrać TAK przy pytaniu np.:

Z - szukanie specjalne w rozrachunkach

Dostępne jest również szukanie specjalne, które obejmuje:

Szukanie po nr PZ – szuka dokumentu PZ, który wszedł do transakcji. Funkcja na początku szuka dokumentu PZ następnie sprawdza nr transakcji i ustawia się na niej. Formatka do wyszukiwania po nr PZ:

Szukanie po nr wewnętrznym – szuka dokumentu o nr wewnętrznym, który wszedł do transakcji. Funkcja na początku szuka dokumentu o podanym nr wewnętrznym a następnie sprawdza nr transakcji i ustawia się na niej. Formatka do szukania jest taka sama jak w przypadku szukania po nr PZ.

U – Suma rozrachunków widocznych na liście transakcji

Przykładowy ekran z sumą rozrachunków:

A – Anulowanie transakcji

Anulowanie transakcji powoduje nie wyświetlanie takiej transakcji na liście. Jeżeli transakcja jest połączona z dokumentami magazynowymi następuje odznaczenie tych dokumentów (znacznik 'V'). Przy anulacji należy zwrócić uwagę czy anulowany dokument nie został już zapłacony.

Przykładowy ekran z anulacją transakcji:

Po anulowaniu transakcji możemy taką transakcję znaleźć w katalogu anulowanych dokumentów:

L - Lista anulowanych dokumentów

Jeżeli chcemy przywrócić dokument (transakcję), możemy usunąć anulację klawiszem 'L'.

'D' - Dodanie dokumentu płatności

Rozliczenie transakcji polega na dodaniu odpowiedniego dokumentu płatności w kwocie równej jaka jest do zapłaty. Jeżeli kwota dokumentu płatności taka jest mniejsza to wtedy następuje częściowa zapłata. Dostępne są następujące opcje płatności:

Kasa – powoduje wystawienie odpowiedniego dokumentu kasowego KP lub KW w module kasy KP/KW.

Bank – powoduje wystawnie dokumentu bankowego przelew lub wyciąg.

Inna forma płatności – powoduje odznaczenie zapłaty poprzez dokument prosty.

Przy wyborze KASA musimy odpowiednio uzupełnić formatkę np.:

i podać odpowiednią kwotę do rozliczenia, oczywiście podpowiadana jest kwota całej transakcji.

Przy wyborze BANK musimy mieć wybrany odpowiedni rachunek bankowy firmy i odpowiednio uzupełnić formatkę np.:

Oczywiście kontrahent powinien mieć odpowiednio uzupełniony nr konta bankowego w kartotece kontrahentów.

Przy wyborze INNA FORMA pola do uzupełnienia są podobne np.:

Po zatwierdzeniu kwoty transakcja jest oznaczana jako rozliczona i jeżeli w widoku listy mamy raport na nierozliczone transakcje to taka transakcja znika z listy.

CTRL+D – grupowe płatności

W module rozrachunków możliwe jest grupowe rozliczanie transakcji. Grupowe operacje są możliwe tylko gdy mamy zaznaczone rekordy (zaznaczamy spacją lub ++). Aby rozliczyć dokumenty muszą pochodzić z jednego typu transakcji albo zaznaczamy zobowiązania albo należności. Następnie naciskamy CTRL+D i pojawia się lista zaznaczonych dokumentów np.: