Groupware Sekretariat: Różnice pomiędzy wersjami

Wersja z 07:40, 24 cze 2021

Moduł Sekretariat został zaprojektowany tak, aby wspomóc ewidencję korespondencji i zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów.

Sekretariat składa się z trzech części:

1. Korespondencja wychodząca,

2. Korespondencja przychodząca,

3. Korespondencja wewnętrzna

i w zależności od czynności, którą chcemy wykonać klikamy w odpowiednią funkcję.

Ustawienia

Zanim jednak zaczniemy korzystać z pełnej funkcjonalności modułu należy skonfigurować najważniejsze elementy, które znajdują się w Ustawieniach.

Pierwsza zakładka to „Rodzaje dokumentów”. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.

Dla przykładu screen:

@@ Linia 1: / Linia 1: @@
-Moduł Sekretariat został stworzony w celu ewidencji i zarządzania korespondencją wychodząca i przychodzącą.
+Moduł Sekretariat został zaprojektowany tak, aby wspomóc ewidencję korespondencji i zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów.
-'''KORESPONDENCJA:'''
-Widok okna modułu ''Korespondencja'':
+Sekretariat składa się z trzech części:
-[[Plik:kor1.png|1000x1000px]]
+. Korespondencja wychodząca,
-Aby wysłać korespondencję wybieramy klawisz ''Wyślij  korespondencję''. Aby odebrać korespondencję wybieramy klawisz ''Odbierz  korespondencję''.
+. Korespondencja przychodząca,
-[[Plik:kor2.png|1000x1000px]]
+. Korespondencja wewnętrzna
-[[Plik:kor3.png|1000x1000px]]
+i w zależności od czynności, którą chcemy wykonać klikamy w odpowiednią funkcję.
-Następnie należy uzupełnić wymagane pola. Typ korespondencji system automatycznie ustawia odpowiednio jako korespondencja wychodząca lub przychodząca. Dodajemy nadawcę i odbiorcę korespondencji - jeśli nie zostali oni wcześniej zdefiniowani możemy utworzyć nowego odbiorcę lub nadawcę  wybierając przycisk "+" . Ustawiamy datę wysłania oraz otrzymania. Dalej określamy rodzaj dokumentu - podobnie jak w przypadku odbiorców i nadawców, jeśli jest to nowy rodzaj dokumentu możemy go zdefiniować wybierając przycisk "+" (nowe rodzaje możemy również definiować w menu: ''Rodzaje dokumentu)''. Uzupełniamy nazwę i opis korespondencji, lokalizację oraz opcjonalnie dodajemy skany jako załącznik. Gdy zaznaczymy pole ''Z potwierdzeniem''  odbiorca będzie musiał potwierdzić odbiór przesyłki.
+[[Plik:Screen1 sek.png|372x372px]]
-Wprowadzone dane zatwierdzamy klawiszem Zapisz.
-'''RODZAJ DOKUMENTU'''
+'''<u>Ustawienia</u>'''
-Widok okna modułu ''Rodzaj dokumentu'':
+Zanim jednak zaczniemy korzystać z pełnej funkcjonalności modułu należy skonfigurować najważniejsze elementy, które znajdują się w Ustawieniach.
-[[Plik:kor5.png|1000x1000px]]
+[[Plik:Screen2 sek.png|1051x1051px]]
-Aby utworzyć nowy rodzaj dokumentu wybieramy przycisk ''Dodaj rodzaj dokumentu'' .
-[[Plik:kor4.png|1000x1000px]]
+Pierwsza zakładka to „Rodzaje dokumentów”. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.
-Dalej definiujemy nazwę oraz status rodzaju dokumentu - aktywny oznacza, że będzie on widoczny przy tworzeniu korespondencji, natomiast usunięty - nie będzie widoczny.
-Możemy także oznaczyć, czy dany rodzaj ma być potwierdzeniem nadania.
+Dla przykładu screen:
-Wprowadzone dane zatwierdzamy klawiszem Zapisz.
+[[Plik:Screen3 sek.png|1057x1057px]]
-'''ODBIORCY I NADAWCY'''
-Menu odbiorców i nadawców korespondencji zawiera dane kontaktowe z modułu ''Kontakty'' - patrz instrukcja GroupWare Kontakty.