Specyfikacja techniczna systemu HiperMarket

HiperMarket v.3.x

I. Przeznaczenie systemu HiperMarket

System HiperMarket v3.x jest przeznaczony do centralnego zarządzania siecią sklepów detalicznych oraz placówek hurtowych. HiperMarket jest zbudowany w architekturze klient-serwer i jest z założenia systemem wielostanowiskowym. Moduł serwera może być uruchomiony pod kontrolą systemu operacyjnego Linux w dystrybucji Ubuntu 16.04 LTS. Stacje klienckie mogą być uruchomione na dowolnym komputerze klasy PC z zainstalowanym systemem Linux lub Windows z uruchomionym programem terminala np. putty.

System HiperMarket spełnia następujące główne funkcje:

• centralna ewidencja asortymentów i sterowanie ich dostępnością w poszczególnych oddziałach firmy
• centralne sterowanie cenami asortymentów w poszczególnych oddziałach
• ewidencja kontrahentów
• ewidencja dokumentów przychodowo-rozchodowych
• pobieranie danych o sprzedaży przez kasy
• gromadzenie i udostępnianie danych historycznych o sprzedaży
• eksport danych do programów księgowych
• ewidencja użytkowników systemu i ich uprawnień
• wystawianie faktur do paragonów wystawionych przez system kasowy, RR, do WZ
• komputerowe wspomaganie tworzenia zamówień
• wspomaganie tworzenia i analizy gazetek oraz promocji
• zarządzanie magazynem centralnym firmy (hurtownią)
• elektroniczna wymiana dokumentów między oddziałami a magazynem centralnym lub hurtowniami zewnętrznymi

II. Bezpieczeństwo systemu i ochrona danych

Ochrona danych - jest to zagwarantowanie nienaruszalności danych i ich zabezpieczenie przed osobami nieuprawnionymi. W systemie HiperMarket jest zapewnione przez następujące mechanizmy:

a) Ochrona hasłem Wejście do systemu HiperMarket opiera się na identyfikacji użytkownika przez system operacyjny. Aby się do niego dostać należy podać prawidłowy "login", czyli skrót identyfikujący użytkownika i odpowiadające mu hasło. HiperMarket jest tak dobrze chroniony przed włamaniem, jak sam system operacyjny.

b) Uprawnienia do wykonywania określonych czynności System HiperMarket ma rozbudowany system uprawnień, który umożliwia zdefiniowanie profili użytkowników wg pełnionych funkcji, a także nadawanie szczegółowych uprawnień wybranym użytkownikom. Każdemu użytkownikowi można przyporządkować osobny zestaw kolumn (chowamy rubrykę z ceną zakupu, marżą netto itp.). System dysponuje możliwościami wymuszenia podania hasła w celu potwierdzenia tożsamości lub też wylogowania po pewnym określonym czasie od ostatniego użycia klawiatury.

c) Zatwierdzanie operacji Mechanizmem ochrony przed przypadkową lub celową zmianą danych w dokumentach są mechanizmy zatwierdzania i realizacji dokumentów. Dokumentów zatwierdzonych przez użytkownika nie da się edytować.

III. Założenia systemu

• Stany asortymentów mogą być zmienione tylko poprzez wystawienie dokumentów lub poprzez sprzedaż detaliczną z kas.
• Raz zrealizowany dokument nie może być modyfikowany. Możliwe są tylko korekty dokumentów, które zostawiają ślad w systemie.
• Zmiany cen i stawki VAT są notowane na automatycznie tworzonych dokumentach.
• Stany ujemne, które mogą pojawić się na koniec dnia, mogą być automatycznie zerowane poprzez wystawienie odpowiednich dokumentów przeklasyfikowań, lub nadwyżek sprzedaży.
• Na dokumenty mogą być wprowadzone tylko wycenione asortymenty.
• Wszystkie ważniejsze operacje systemowe są zapisywane wraz z datą, godziną i identyfikatorem użytkownika.
• Wszystkie zmiany towarów są automatycznie przesyłane na kasy i wagi (bez dodatkowej ingerencji użytkownika systemu).

W celu zapewnienia bieżącej informacji o stanach asortymentów, w systemie zastosowano następujące rozwiązania:

• realizacja dokumentu powoduje natychmiastową aktualizację stanu asortymentu
• wprowadzenie nowego asortymentu umożliwia jego natychmiastową sprzedaż przez kasy
• niemożliwe jest usunięcie historii asortymentu
• system, co określony czas, pomniejsza stany o bieżącą sprzedaż
• użytkownik ma pełny dostęp do wszystkich danych archiwalnych
• dane archiwalne dostępne są zarówno w sklepie jak też w Centrali firmy

W zależności od konfiguracji koszt własny sprzedaży wyliczany jest na podstawie rzeczywistych cen zakupu czyli kolejki FIFO (patrz niżej) lub za pomocą ostatniej ceny zakupu przy rozliczeniu detalicznym sklepu.

IV. Podstawowe pojęcia

FIFO - (ang. First In, First Out) - metoda rozliczenia magazynu - pierwszy wszedł, pierwszy wyszedł. kolejka FIFO - lista towarów w faktycznych cenach zakupu i aktualnych ilościach. korekta wyceny stanów ujemnych - występuje w momencie likwidacji stanu ujemnego w kolejce FIFO; jest to różnica wartości stanu ujemnego i wartości towaru przyjętego. saldo dokumentowe - suma wartości wszystkich dokumentów saldo katalogowe - wartościowy stan magazynu

- detaliczne: stan towaru na magazynie * cena sprzedaży z tego dnia
- ewidencyjne: wartość towarów wg kolejki FIFO

różnice wagowe - różnica między saldem detalicznym katalogowym a saldem dokumentowym na koniec dnia różnice ewidencyjne - różnica między saldem ewidencyjnym katalogowym a saldem dokumentowym na koniec dnia Salda dokumentowe: saldo na koniec dnia:

- detaliczne: saldo na początek dnia + przychód dokumentowy - rozchód dokumentowy - sprzedaż z

kas - udzielony rabat + dokument zmiany cen ONLINE

- ewidencyjne: saldo na początek dnia + przychód dokumentowy - rozchód dokumentowy - koszt

sprzedaży + korekta wyceny stanów ujemnych saldo na początek dnia:

- detaliczne: saldo na koniec poprzedniego dnia + nocne zmiany cen
- ewidencyjne: saldo na koniec poprzedniego dnia

V. W systemie HiperMarket mamy kilka typów dokumentów

1. Dokumenty wpływające na stan ilościowy towaru: a). dokumenty przychodowe:

- PZ - przychód zewnętrzny,
- PW - przychód wewnętrzny

b). dokumenty rozchodowe

- WZ - wydanie zewnętrzne
- RW - rozchód wewnętrzny
- Sprzedaż

c). dokumenty rozchodowo-przychodowe

- Przepakowanie - np. zdejmujemy ze stanu 1 szt. sześciopaka soku, a przyjmujemy 6 szt. soku 1l.
- Przeklasyfikowanie - np. zdejmujemy ze stanu 10 szt. bułki kajzerki, a przyjmujemy 10 szt. bułki

wrocławskiej

2. Dokumenty wpływające na wysokość salda sklepu. a) detalicznego

- dokument zmiany cen detalicznych . Jeżeli cena zmienia się natychmiast w momencie wyceny, to

tworzony jest dokument zmiany cen ONLINE. W momencie wyceny blokowana jest sprzedaż towaru, uaktualniany jest zapas bieżący towaru i taka ilość towaru wpisywana jest do dokumentu. Taki dokument ma wpływ na wysokość salda detalicznego na koniec dnia. Jeśli przy zmianie ceny wybieramy inną datę niż dzisiejsza, to cena zostanie zapisana do zmiany na później. Podczas procedury zamknięcia dnia, system sprawdza ceny, które mają się zmienić od następnego dnia, bierze aktualny zapas towaru i zapisuje go do nocnego dokumentu zmian cen. Dokument taki ma wpływ na wysokość salda detalicznego na początek następnego dnia.

- dokument różnic wagowych. Zaokrąglenia, jak też dokładność wag sklepowych powodują

rozbieżności między saldem dokumentowym, a saldem katalogowym tzn. wartość 10 kg kiełbasy będzie inna, niż 100 porcji tej samej kiełbasy po 10dkg. Rozbieżności te są kumulowane i na koniec miesiąca generowany jest automatycznie dokument różnic wagowych, który niweluje w/w rozbieżność. b) ewidencyjnego

- korekta salda ewidencyjnego - dokument generowany automatycznie na koniec miesiąca,

niwelujący różnicę między saldem katalogowym ewidencyjnym, a saldem dokumentowym.

3. Dokumenty informacyjne nie wpływające na stan magazynu i wysokość salda:

- dokument zmian cen ewidencyjnych
- dokument zmiany VAT

Dokument może znajdować w jednym ze stadiów: - otwarty (niezrealizowany) - nie ma wpływu na stan magazynu, można taki dokument dowolnie modyfikować (w systemie HiperMarket widoczny jako "podświetlony") - zrealizowany - w momencie realizacji, aktualizowane są stany magazynowe, nie można modyfikować takiego dokumentu. Możliwa jest jedynie korekta z zapisem do bazy korekt i wydrukiem dokumentu korekty - anulowany - nie ma wpływu na stan magazynu, nie można takiego dokumentu poprawić, skorygować ani zrealizować. Numery kolejne dokumentów nadawane są przez system automatycznie i nie mogą być modyfikowane przez użytkownika.

V. Obliczenia w systemie HiperMarket

Przy wszelkich obliczeniach przyjęte jest założenie, że ilości zaokrąglamy do 3 miejsc znaczących po przecinku, ceny zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku.

Podstawowe wzory i pojęcia:

• Csb - cena sprzedaży z podatkiem VAT
• Csn - cena sprzedaży netto (bez podatku VAT)
• Czb - cena zakupu z podatkiem VAT
• Czn - cena zakupu netto (bez podatku VAT)
• Csbr - cena sprzedaży brutto po rabacie procentowym
• Mn - marża netto
• Mb - marża brutto
• Nn - narzut netto
• Nb - narzut brutto
• Vn - VAT netto
• Vb - VAT brutto
• Csb = Czn + Vn + Mn
• Csn = Csb / (1 + STAWKA_VAT / 100)
• Czb = Czn + Vn
• Vb = Csb * (STAWKA_VAT/100 / (1 + STAWKA_VAT / 100) )
• Vn = Czn * (STAWKA_VAT/100 / (1 + STAWKA_VAT / 100) )
• Csbr = Csb * (1 - RABAT / 100)

- marża netto W zależności od konfiguracji systemu marżę netto liczymy w następujący sposób:

MARŻA_NORMAL = 1

• Mn = ((Csn - Czn) / Csn ) * 100%

MARŻA_NORMAL = 0

• Mn = ((Csn - Czn) / Csb ) * 100%

- marża brutto

• Mb = ((Csb - Czn) / Csb ) * 100%

- narzut netto

• Nn = ((Csn - Czn) / Czn ) * 100%

- narzut brutto

• Nb = ((Csb - Czn) / Czn ) * 100%

- rotacja a) (w konfiguracji magazynu hurtowego gdzie sprzedaż następuje poprzez dokumenty WZWZ i MMDW) za okres obliczana jest wg wzoru:

(stan wartościowy netto w cenach zakupu na koniec okresu * ilość dni) /

(sprzedaż z dokumentów netto w cenach zakupu)

b) w katalogu towarowym na podstawie sprzedaży z kas za okres obliczana jest wg wzoru: (średni stan magazynu w okresie) / średnia sprzedaż w okresie

a) Magazyn Dystrybucyjny W magazynie dystrybucyjnym przy obliczaniu marży, narzutu, ceny sprzedaży nie jest brany pod uwagę podatek VAT.

• Csb = Czn + Mn

DOKUMENTY a) Magazyn dystrybucyjny w podsumowanie dokumentu, wychodzimy od wartości netto w stawkach VAT i od nich wyliczamy podatek VAT i wartości brutto.

b) SKLEP DETALICZNY - faktury VAT do paragonu fiskalnego - w tabelce podsumowującej obliczamy w stawkach VAT wartość faktury netto wychodząc od wartości brutto w/g wzoru:

Wartość netto = Wartość sprzedaży brutto / (1 + STAWKA_VAT / 100)

podatek obliczamy w/g wzoru:

Podatek VAT = Wartość sprzedaży brutto - Wartość sprzedaży netto

- w pozostałych dokumentach, w podsumowanie dokumentu, wychodzimy od wartości netto w stawkach VAT i od nich wyliczamy podatek VAT i wartości brutto.

INWENTARYZACJA

Otwierając nowy remanent wybieramy towary, które chcemy spisywać. Możemy wybrać wszystkie towary lub podzbiór określony przez dział, grupę lub kategorię towarów. Do spisu zostaną uwzględnione wszystkie towary spełniające powyższe warunki i dodatkowo muszą być wycenione . Podczas spisywania nie jest widoczny stan katalogowy towarów. Dopiero podczas rozliczenia remanentu możliwe jest sprawdzenie nadwyżek i niedoborów. Podczas rozliczenia remanentu generowane są automatycznie przez system dokumenty PWRI i RWRI (patrz instrukcja użytkownika), których suma odpowiada spisanym towarom. Do rozliczenia remanentu brane jest saldo katalogowe na koniec poprzedniego dnia. Aby saldo katalogowe po remanencie było zgodne z saldem dokumentowym, należy przed remanentem wygenerować odpowiednio dokument korekty salda ewidencyjnego (patrz wyżej) lub dokument różnic wagowych. Jeżeli w w dniu przeprowadzania inwentaryzacji prowadzona była sprzedaż, lub były realizowane jakieś dokumenty, inwentaryzację można rozliczyć dopiero po procedurze zamknięcia dnia. Jeśli sklep rozliczany jest detalicznie, to nie można robić w dniu poprzedzającym remanent zmian cen sprzedaży. W module remanentowym w rozliczeniu mamy tylko ceny sprzedaży i wartość niedoborów i nadwyżek podawana jest tylko w cenach detalicznych. Przy rozliczeniu sklepu metodą FIFO saldo po remanencie jest widoczne dopiero po wygenerowaniu dokumentów PWRI, RWRI.

Saldo po remanencie liczone jest następująco:

• saldo po remanencie = saldo na koniec dnia przed remanentem - dokumenty RWRI + dokumenty PWRI

OKRESY ROZLICZENIOWE

W systemie HiperMarket wszystkie dokumenty numerowane są w cyklach rocznych. Procedura zamknięcia roku odbywa się automatycznie. Istnieje możliwość rozpoczęcia numeracji od 1 w trakcie roku Dziennych Raportów Obrotu Towarowego. Można tak zrobić po przeprowadzonej całościowej inwentaryzacji sklepu. Przełączenie roku nie powoduje utraty danych historycznych do analiz.

HiperMarket a ustawa o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości nie wymusza na użytkowniku tego, aby program stosowany w sklepie miał homologację Ministerstwa Finansów.

Wymóg trwałości (nieodwracalności) zapisów

W systemie HiperMarket zmiany stanów asortymentów mogą nastąpić wyłącznie w wyniku utworzenia dokumentu lub sprzedaży z kas. Dokument elektroniczny staje się dokumentem księgowym w momencie wydrukowania oraz podpisania, a nie w momencie utworzenia go w programie.

Wymóg kompletnej dokumentacji

Dokumentacja dostarczana wraz z oprogramowaniem zawiera wszystkie wymagane informacje. W szczególności dokumentacja zawiera:

• szczegółowy opis programu
• opis zasad ochrony i bezpieczeństwa danych

Wymóg wyglądu wydruków Wydruki z systemu HiperMarket posiadają następujące cechy:

• nazwę i dane adresowe firmy
• nazwę dokumentu
• numer dokumentu
• datę wystawienia dokumentu
• nazwę oraz wersję programu
• numer strony wydruku
• imię i nazwisko osoby wystawiającej dokument
• niektóre wydruki posiadają narastające podsumowania wszystkich stron