Fakturowanie i protokoły1

System fakturowania zbiorczego i obiegu protokołów rozbieżności

1) Tworzenie protokołu rozbieżności podczas tworzenia dokumentu przyjęcia.

- obsługa tworzy otwarty dokument PZ i drukuje “ślepy PZ” jak dotychczas

- w czasie edycji przyjętego PZ istnieje możliwość wpisania ilości zliczonej na dostawie , zerowanie/wyrzucanie produktów w PZ skutkuje tym że nie znikają , a są wyświetlane z ilością zero.

– tabelka możliwych rozbieżności przy dostawie, nieprawdopodobne sytuacje mogą wynikać z dostaw kontrolowanych

-w przypadku 1, operator będzie musiał nanieść nieprzyjmowaną pozycję na dokument PZ i wpisać ilość przyjmowaną “0”

-w przypadku punktu 8, użytkownik będzie musiał wprowadzić odpowiednią ilość zliczoną

-wybór opisów będzie automatycznie wyznaczony przez komputer na podstawie wpisanych ilości,

-pozycje z rozbieżnością w stosunku do dokumentu WZ będą podświetlone

-przed zakończeniem dokumentu (po naciśnięciu klawisza END) system wyświetli podgląd wydruku protokołu rozbieżności i spyta użytkownika czy akceptuje protokół. Jeżeli użytkownik nie akceptuje protokołu, system utworzy otwarty PZ, który będzie umożliwiał ponowną edycję protokołu

-użytkownik będzie mógł wprowadzić do PZ towary zablokowane do przyjęcia i towary nie wycenione, lecz ilość będzie automatycznie “0”. Towary te będą wyświetlone na ekranie, lecz nie pojawią się na wydruku PZ.

-zatwierdzony protokół trafia do katalogu protokołów i przy następnej wysyłce danych zostanie wysłany do centrali

-zostanie wprowadzona blokada korygowania PZ w sklepie i WZ w MC, aż do otrzymania akceptacji lub odrzucenia protokołu.

2) Katalog protokołów

– statusy protokołów

– 1.) Dokument otwarty -nie zrealizowany ( status ten występuje tylko na dokumentach nie zrealizowanych w sklepie )

– 2.) Dokument przyjęty i zrealizowany w sklepie

– 3.) Zaakceptowany w całości

– 4.) Zaakceptowany częściowo

– 5.) Odrzucony

– 6.) Potwierdzony w sklepie – korekta bez zwrotu

– 7.) Potwierdzony w sklepie – korekta ze zwrotem

– 8.) Potwierdzony w sklepie – zwrot nadwyżki

– 9.) Wysłano zwrot towaru do MC

– 10.) Potwierdzenie zwrotu w MC

– 11.) Koniec obiegu protokołu

– 12.) Anulowanie

– 13.) Wystawiono WZ do zwrotu w sklepie ( w wypadkach szczególnych np. sklep nie oddaje towaru nadwyżkowego w określonym terminie

wówczas Magazyn zakańcza normalną drogę obiegu dokumentu i wystawia na towar nadmiarowy dokument wydania – WZ.

– 14.) Wystawiono PZ do WZ ze statusu nr. 13

-protokół zawiera w sobie informację o numerze WZ z MC i numerze PZ ze sklepu, którego dotyczy

-dostępna jest akceptacja lub odrzucenie poszczególnych pozycji protokołu lub odrzucenie/akceptacja całości

-dostępne są następujące podglądy wydruku do protokołu: ( wydruki są dostępne w katalogu PZ – klawisz F2 najechać na drukuj i rozwinie się menu wydruków czy w module do zarządzania protokołami – klawisz 'D'

– wydruk różnic

– wydruk różnic potwierdzony z MC

– wydruk zwrotu

3) Zarządzanie protokołami w MC

– akceptacja/odrzucenie protokołu czy to całościowe czy na poszczególnych pozycjach spowoduje automatyczne utworzenie korekty ( procedura decyzyjna zadecyduje czy jest czy nie ma )do WZ , jak i do PZ w sklepie

– zatwierdzone protokoły będą co ustalony czas wysyłane do centrali

4) Zarządzanie protokołami w sklepie

-sklep będzie zobowiązany regularnie oglądać katalog protokołów i potwierdzać ich odbiór

-korekty w sklepie nie będą tworzyły się automatycznie lecz po potwierdzeniu przez operatora

-sklep wykona wydruk listu przewozowego do wydania kierowcy towaru zwracanego do MC i uzupełni pole tekstowe, w którym umieści dane samochodu i

kierowcy

5) Pozostałe

– dokumenty PZ w sklepie i WZ w MC nie są drukowane (dotyczy to tylko PZ z MC i WZ do sklepów)

Obieg protokołu:

Automatyczny PZ z dokumentu WZ z Magazyny Centralnego :

-widzimy ze w prawym górnym rogu podczas przeglądania lub edycji dokumentu pojawiły się trzy dodatkowe linijki opisu : Il. Zli -( ilość zliczona ) Il.wpi. -( suma wpisana na PZ ) Il.org -( orginalana ilość jaka przyszła na z WZ ). Podczas przyjmowania towaru możliwa jest edycja tylko jednego parametru Il.zli. Powinno się tam wpisać prawidłową ilość towaru w dostawie.

Pozycje które są inne niż na pierwotnym dokumencie WZ sa podświetlone.Przy towarach zblokowanych do PZ / z towarowego bez ceny w kolumnie L.p. pojawia się opis N.E ( nieedytowalny ). Podczas realizacji dokumentu system wyświetli protokół różnic i zapyta się czy akceptujemy zmiany jakie dokonaliśmy na dokumencie.

W magazynie centralnym w katalogu protokołów pojawia się wpis dotyczący tego PZ:

Operator w MC potwierdza przyjście dokumentu i akceptuje/odrzuca zmiany dokonane przez sklep na protokole ( klawisz 'r' )

Może odrzucić/zaakceptować cały protokół lub wybrać edycje poszczególnych pozycji :

Akceptacja – klawisz A

Odrzucenie – klawisz O

Edycja wartości Zatwierdzonej – klawisz E ( status będzie odrzucone )

Następnie akceptuje zmiany : klawisz 'R'

Po zatwierdzeniu zmian algorytm na podstawie zmian dokonanych przez operatora w MC wygeneruje korektę do WZ jeżeli jest potrzebna :

W sklepie pojawi się że protokół zmienił status i należy zaakceptować zmiany wprowadzone w Magazynie Centralnym :