KSeFNet

KSeFNet instrukcja

Pierwsze uruchomienie

1. Certyfikat KSeF – warunek działania

Aby korzystać z bufora KSeFNet, wymagane jest uzyskanie certyfikatu KSeF, wygenerowanego w aplikacji podatnika.

Skorzystaj z naszej instrukcji lub rządowej instrukcji uzyskania certyfikatu dostępna jest na stronie KSeF.

W programie KSefNet, po otrzymaniu dostępu do dedykowanej domeny należy w Menu wybrać Konfigurację → Ustawienia  → Ustaw Token lub Ustaw Certyfikat → Zapisz

2. Jeden bufor = jeden NIP

•    Każdy bufor KSeFNet obsługuje tylko jeden NIP.

•    Wszystkie faktury wystawione lub otrzymane na dany NIP są obsługiwane w jednym buforze.

3. Użytkownicy i uprawnienia

•    Administrator systemu:

•    dodaje użytkowników (moduł Użytkownicy → + Dodaj)

•    nadaje im uprawnienia do przeglądania i obsługi wybranych folderów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

•    Dostęp do dokumentów może być ograniczony np. do:

•    konkretnych sklepów ( moduł Użytkownicy → +Dodaj → Grupy Użytkowników)

•    określonych typów dokumentów (moduł Uprawnienia → +Dodaj lub Edytuj)

Jak działa wersja KSeFNet – w praktyce

Wersja płatna KSeFNet to rozwiązanie automatyczne, oparte na buforze danych, który samodzielnie komunikuje się z KSeF.

Wystawianie faktur sprzedażowych

C.  Bufor:

1.   wysyła fakturę do KseF,

2.   oczekuje na numer KSeF (UPO).

D. Po otrzymaniu UPO:

1.   numer KSeF jest automatycznie przesyłany do HiperMarket,

2.   numer zostaje przypisany do właściwego dokumentu FV.

E.  System obsługuje statusy:

1. błąd,

2. niepowodzenie,

3. oczekuje,

4. w trakcie przetwarzania,

5.   wysłano.

4. Konfiguracja i klasyfikacja dokumentów

W konfiguracji KSeFNet możliwe jest:

•    tagowanie dokumentów - przypisanie do odpowiednich katalogów np: Sklep nr 1, Piekarnia, Magazyn, itp.

•    możliwość definiowania typów dokumentów w obrębie katalogów (moduł Konfiguracja → Katalogi Dokumentów → +Dodaj Katalog lub Edytuj lub Dodaj Podkatalog)

Pobieranie faktur zakupowych

Bufor automatycznie pobiera wszystkie faktury z danym NIP:

Bufor służy jedynie do kolejkowania wysyłki dokumentu. Wszystkie zaczytane faktury trafiają do moduły Dokumenty i w zależności czy jest zdefiniowany katalog na daną fakturę to tam ona się pojawia, jeżeli nie to jest w nieprzypisanych dokumentach. KSefNet pobiera wszystkie faktury nie tylko wystawione na dany NIP, ale też te, które dany NIP wstawiał (docelowo będzie na to ustawienie czy pobierać takie czy takie)

Dokumenty trafiają do bufora i będą klasyfikowane i przypisywane do folderów według wcześniej ustalonych reguł takich jak np.:

•    adres sklepu

•    NIP

•    Nazwa

•    numer id dostawy

•    numer GLN

•    zasadne / niezasadne fv – weryfikacja czy są prawidłowo wystawione na dana firmę

•    id wewnętrznym

lub

za pomocą opcji Fraza w dokumencie - tekst wpisany w to pole będzie szukany w całej treści faktury

1

Masowy import reguł (plik CSV)

Aplikacja KSeFNet pozwala na zaimportowanie reguł z pliku w formacie *.csv

Wybierz z MANU zakładkę KONFIGURACJA, następnie KATALOGI DOKUMENTÓW i wybierz przycisk IMPORTUJ REGUŁY

1

Skonfiguruj zasady importu reguł:

- wybierz Typ dokumentu - zaznacz/odznacz checbox Nadpisz reguły w istniejących katalogach. WAŻNE! Jeśli wybierasz tą opcje, to pamiętaj że nadpisanie reguł spowoduje usunięcie wszystkich już istniejących reguł w danym katalogu

- zaznacz/odznacz checbox Utwórz brakujące katalogi - jeśli chciałbyś, aby poprzez import pliku zostały dodane nowe katalogi należy zaznaczyć checbox oraz w pliku *.csv należy dodać nowe katalogi

- dodaj plik w formacie *.csv przygotowany z godnie z wytycznym z niebieskiego pola na poniższym widoku

• 1 kolumna: Nazwa - nazwa katalogiu
• 2 kolumna: GLN podmiotu trzeciego
• 3 kolumna: Id wewnętrzne podmiotu trzeciego
• 4 kolumna: NIP Sprzedawcy

Przykładowy plik:

Data przeniesienia faktur do katalogu - import faktur do katalogu od wskazanej daty

Aplikacja umożliwia określenie daty, od której dokumenty z katalogu NIEPRZYPISANE będą automatycznie trafiać do właściwych folderów docelowych. Wspomniana „data startu” odnosi się do momentu pobrania faktury z KSeF do KSeFNet i jest wspólna dla wszystkich reguł przypisanych do danego katalogu.

Tagowania faktur

Wybierz z MANU zakładkę KONFIGURACJA, a następnie TAGI

TAGI

Wybierz przycisk DODAJ (Znajduje się w prawym górnym rogu)

Skonfiguruj nowy TAG:

- nadaj nazwę - numer 1 na poniższym widoku

- wybierz kolor tła i tekstu - numer 2 na poniższym widoku

- zweryfikuj podgląd - numer 3 na poniższym widoku

- wybierz przycisk ZAPISZ - numer 4 na poniższym widoku

Wszystkie twoje TAGI wyświetlają się na liście. Możesz je edytować lub usunąć

Jak otagować fakturę?

W kolumnie TAGI (nr. 1 na poniższym obrazku) naciśnij szarą ikonę (nr. 2 na poniższym widoku) i wybierz TAG, którym chcesz oznaczyć fakturę (nr. 3 na poniższym widoku)

W kolumnie TAGI został dodany wskazany TAG

Zarządzanie statusem „POBRANE” - możliwość ponownego pobrania faktury do systemu HiperMarket

Każda faktura pobrana raz do systemy HiperMarket zostaje zablokowana do ponownego pobrania przez inne sklepy. Możliwe jest ponowne pobranie do innego sklepu z systemem HiperMarket, ale wymaga to zmiany jej statusu zgodnie z poniższą instrukcja.

Przenieś fakturę do katalogu odpowiadającemu sklepu, w którym chcesz ją widzieć.

Wybierz przycisk akcji oznaczony numerem 1 na poniższym widoku, a następnie wybierz przycisk Oznacz jako niepobrane (nr. 2 na poniższym widoku)

Po wykonaniu powyższych czynności faktura zostanie automatycznie pobrana do systemu HiperMarket.

Grupowe zmiany

Aplikacja daje możliwość zaznaczenie więcej niż jednej faktury (nr.1 na poniższym widoku) oraz wykonanie grupowych zmian (nr. 2 na poniższym widoku)

1

Możliwe grupowe zmiany:

Zarządzanie kolumnami

Aplikacja daje możliwość skonfigurowania indywidualnego widoku tabel dla każdego użytkownika. Twoje preferencje zostaną zapisane wyłącznie na Twoim koncie.

- Możesz ukrywać/wyświetlać kolumny: wciśnij przycisku narzędzi zaznaczonego na poniższym widoku, a następnie zaznacz/odznacz nazwy kolumn, które chcesz widzieć

1

- Możesz zmienić kolejność kolumn: naprowadź kursor myszki na konkretny nagłówek, wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij w wybrane miejsce

FAQ

1. Od kiedy pobierane są faktury (zakupowe, kosztowe) do KSeFNet?

Pobieranie faktur (zakupowych, kosztowych) do KSeFNet działa od momentu prawidłowego podłączenia certyfikatu.

2. Utworzyłam/łam katalogi w KSeFNet, a nadal nie widzę faktur w systemie HiperMarket

W celu zakończenia procesu konfiguracji uprzejmie prosimy o wskazanie, który katalog w systemie KSeFNet odpowiada, któremu sklepowi/piekarni/magazynowi w systemie HiperMarket np. Katalog "Sklep 1" odpowiada Sklepowi numer 1, Katalog "Piekarnia" odpowiada Piekarni numer 70 itd. Informacje należy przekazać opiekunowi handlowemu.

3. Jak szybko znaleźć dowolną fakturę z KSeFNet?

Wystarczy zaznaczyć pole „Szukaj we wszystkich katalogach”, a następnie w oknie wyszukiwania wpisać szukaną frazę – np. numer faktury lub numer KSeF.