NetOrganizer Kontrole

Rozpoczęcie pracy z modułem Kontrole

Aby móc rozpocząć pracę z systemem NetOrganizer w module Kontrole należy mieć uzupełnione podstawowe informacje, czyli dodanych użytkowników oraz placówki.

Po zalogowaniu do swojego konta, w pierwszej kolejności uruchomi się personalizowany Pulpit, który można dowolnie dopasować do własnych potrzeb. Okna przesuwamy po ekranie przeciągając je myszką. Modyfikacje odbywają się z poziomu Konfiguracja. Poniżej przykładowy screen początkowego Widgetu, na którym widzimy indywidualne ID, datę i godzinę rozpoczęcia, placówkę, dział a także procent wykonania, który jest na bieżąco aktualizowany w miarę odznaczania odpowiedzi/przeprowadzania kontroli. Dodatkowo po kliknięciu na przycisk akcji zostaniemy przeniesieni do podsumowania

W celu rozpoczęcia pracy w module niezbędne jest również skonfigurowanie podstawowych parametrów, bez których tak naprawdę przeprowadzenie kontroli byłoby wręcz niemożliwe. Wszystkie te elementy dostępne są w Ustawieniach widocznych po przejściu w moduł Kontrole. Poniżej fragment standardowego widoku.

Ustawienia - składają się z 4 zakładek:

1. Działy – w tym miejscu należy odzwierciedlić strukturę naszej firmy, naszych sklepów i podzielić ją działy, które będziemy kontrolować. Aby dodać działy należy kliknąć w przycisk „Dodaj dział” – pojawi nam się miejsce, w którym należy uzupełnić jego nazwę, minimalny procent prawidłowych odpowiedzi a także jego status, tzn. czy jest aktywny, wyłączony lub usunięty.

2. Grupy działów – zakładka umożliwiająca pogrupowanie utworzonych działów według własnego schematu.

3. Pytania kontrolne – w tym miejscu konfigurujemy wszystkie pytania kontrolne.

• Dział – wybieramy z dostępnych,utworzonych w pierwszej zakładce;
• Treść – tworzymy treść naszego pytania;
• Zalecenia – to miejsce, gdzie wpisujemy pożądane zachowanie, co trzeba zrobić aby odpowiedź była pozytywna.

Przykład: Pytanie: Czy etykiety cenowe są aktualne?

Zalecenie: Etykiety należy drukować na bieżąco. Raz w tygodniu należy sprawdzić za pomocą kolektora, czy nie brakuje etykiet.

Te zalecenia zostaną wyświetlone w podsumowaniu kontroli przy negatywnych odpowiedziach.

• Status – określamy, czy nasze pytanie jest aktywne, wyłączone;
• Wymagany załącznik – określamy czy załącznik, np. zdjęcie musi być dołączone przez kontrolera, możliwe opcje wyboru: tak, nie, gdy odpowiedź jest negatywna;
• Wymagana uwaga – określamy, czy kontroler powinien dopisać przy danym pytaniu dodatkową uwagę lub informację rozszerzającą odpowiedź. Możliwe odpowiedzi: tak, nie, gdy odpowiedź jest negatywna;
• Wymagane wyjaśnienie kierownika – możliwość ustosunkowania się kierownika sklepu do pytania. Możliwe odpowiedzi: nie, gdy odpowiedź jest negatywna;
• Waga – określamy priorytet pytania;
• Typ odpowiedzi – wybieramy z dostępnej listy;
• Odpowiedź pozytywna – w zależności od wybranej opcji przy „Typie odpowiedzi” w tej pozycji określamy, która odpowiedź jest traktowana jako pozytywna;
• Zdjęcia – możliwość wstawienia obrazka, zdjęcia które wskaże, jak powinna wyglądać prawidłowa odpowiedź (niżej, przy przebiegu kontroli będzie pokazane przykładowe pytanie ze zdjęciem).

4. Powiadomienia - odpowiednio skonfigurowane dają możliwość przesyłania komunikatów (Email/SMS) uprawnionym osobom w przypadku zaistnienia określonego zdarzenia np ustalonej ilości negatywnych kontroli w danym przedziale czasowym/ogólnie/lub na "x" przeprowadzonych, w przypadku pozytywnie zakończonej. Osobom zarządzającym daje to duże możliwości kontrolingowe. Ponadto oszczędza czas informując o ustalonych wynikach, dzięki czemu nie musimy stale zaglądać i weryfikować pojedynczych kontroli.

Konfiguracja związana z wysyłaniem komunikatów SMS musi być poprzedzone kontaktem z Netis , ponieważ wymaga dodatkowych ustawień i ustaleń.

Podstawowy widok modułu kontroli umożliwia nam podgląd wszystkich aktywnych obecnie kontroli. Przechodząc po kolejnych kategoriach pojawi się odpowiednia lista.

1. Aktywne kontrole – lista pokazuje nam wszystkie kontrole, które są obecnie w trakcie lub które zostały przerwane. Ponadto zobaczymy tutaj informacje o placówkach i konkretnych działach, których dotyczy, dane kontrolera, czas trwania, dane użytkownika, który stworzył kontrolę. W przypadku przerwania kontroli wyświetlony zostanie również czas zakończenia. Będzie też informacja, czy po zakończeniu kontroli będą wysyłane powiadomienia. Z poziomu listy mamy możliwość również podglądu tzw podsumowania, czyli wszystkich najważniejszych danych dotyczących tej konkretnej kontroli.

2. Zakończone kontrole – zobaczymy tutaj listę zakończonych kontroli. Ponadto zielonym/czerwonym kolorem oznaczono te, które są pozytywne i te zakończone niepowodzeniem. Ponadto standardowe kolumny to placówka oraz dział, podsumowanie (na ile pytań z ilu była udzielona pozytywna odpowiedź oraz jaki jest ostateczny wynik procentowy). Ponadto podobnie jak przy aktywnych znajdziemy tutaj nazwisko kontrolera, status, datę, czas trwania, użytkownika, który założył kontrolę, powiadomienie o zakończeniu (tak/nie) oraz podgląd/podsumowanie.

3. Anulowane kontrole – widzimy wszystkie kontrole, które z jakiejś przyczyny zostały anulowane

4. Wszystkie kontrole – lista wszystkich statusów zbiorczo

Nowa kontrola /przebieg kontroli

1. W celu rozpoczęcia kontroli klikamy w odpowiedni przycisk:

2. Kolejno uzupełniamy pola – wybieramy sklep, działy podlegające kontroli (przytrzymując CTRL możemy zaznaczyć kilka pozycji jednocześnie), pojawia się również już wprowadzone nazwisko kontrolera. Następnie zapisujemy naszą kontrolę. Pojawi się kolejne okno z podsumowaniem założonej kontroli z poziomu którego możemy rozpocząć kontrolę lub ją edytować, jeśli chcemy coś zmienić.

Jeżeli ponownie przeprowadzamy kontrolę w placówce, w której w jednym z działów została ona zakończona negatywnie to w momencie tworzenia nowej system automatycznie narzuci nam konieczność ponownego skontrolowania tego działu.

3. Przebieg kontroli

W celu rozpoczęcia kontroli klikamy przycisk „Rozpocznij kontrolę” – wówczas pojawią się kolejno pytania, które zostały utworzone wcześniej przy konfiguracji i przypisane do poszczególnych działów. W przypadku udzielenia negatywnej odpowiedzi na pytanie, w miejscu, gdzie wymagane jest wyjaśnienie kierownika system nie przepuści nas bez wprowadzenia tego wyjaśnienia .

Poniżej kilka przykładowych pytań:

Po przejściu wszystkich pytań i zakończeniu kontroli system automatycznie pokaże ekran z podsumowaniem.

Znaleźć tam będziemy mogli m.in. :

• krótkie podsumowanie w formie, w jakiej zobaczymy na liście zakończonych kontroli (placówka, działy, nazwisko kontrolera, status, datę zakończenia, czas jej trwania itp.);
• zalecenia pokontrolne - jeżeli pojawiły się pytania, na które zostały udzielone negatywne odpowiedzi to znajdą się w tym miejscu wraz z zaleceniami. W przypadku, gdy do odpowiedzi zostały dołączone zdjęcia, to z tego miejsca również zobaczymy ich miniaturę (po kliknięciu w obrazek pokaże się nam standardowa wielkość);
• pozytywne odpowiedzi – wszystkie pytania, na które udzielono odpowiedzi zaliczonych jako pozytywne, wraz ze zdjęciami;
• wszystkie odpowiedzi – wszystkie pytania wraz z odpowiedziami, uwagami, wyjaśnieniami i zdjęciami;
• wyniki kontroli w działach – krótkie podsumowanie podsumowanie % pozytywnych odpowiedzi, ich waga i wynik kontroli: pozytywna/negatywna;
• podsumowanie kontroli – ilości pytań z pozytywnymi odpowiedziami, % pytań z pozytywnymi odp, ilość działów z pozytywną kontrolą, % działów z pozytywną kontrolą.

Filtrowanie/raportowanie

Każdą z kolumn na widocznej liście można sortować klikając w jej nagłówek. Dodatkowo z lewej strony listy znajdują się filtry umożliwiające wyszukanie tego, co nas konkretnie interesuje.

Pierwsze pole w widocznych na screenie Filtrach umożliwia wyszukiwanie po słowach kluczowych. Wpisujemy dokładnie to, czego szukamy i po kliknięciu „Enter” pojawią się nam wszystkie zgłoszenia zawierające słowa klucz.

Kolejne pole „Dodaj filtr” umożliwi przefiltrowanie listy kontroli po dowolnym polu. Przykładowo, jeżeli chcemy znaleźć wszystkie przerwane wystarczy wybrać z listy rozwijanej filtr „Status”. W kolejnym kroku pojawią się możliwe do wyboru statusy, wybieramy "Przerwana" i klikamy filtruj.

Funkcjonalność filtrów daje nam również możliwość przygotowania raportów zawierających wiele zmiennych, czyli mówiąc inaczej możliwość nałożenia kilku filtrów jednocześnie. W ten sposób wiedząc, co chcemy osiągnąć i jakich danych potrzebujemy jesteśmy w stanie szybko uzyskać pożądany raport. Przykładowy poniżej: