Groupware Sekretariat

Moduł Sekretariat został zaprojektowany tak, aby wspomóc ewidencję korespondencji i zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów.

Sekretariat składa się z trzech części:

1. Korespondencja wychodząca,

2. Korespondencja przychodząca,

3. Korespondencja wewnętrzna

i w zależności od czynności, którą chcemy wykonać klikamy w odpowiednią funkcję.

Ustawienia

Zanim jednak zaczniemy korzystać z pełnej funkcjonalności modułu należy skonfigurować najważniejsze elementy, które znajdują się w Ustawieniach.

Pierwsza zakładka to „Rodzaje dokumentów”. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.

Dla przykładu screen:

W momencie wpisywania nazwy i ustawienia odpowiedniego statusu pojawia się nam jeszcze opcja wyboru pól, które będą aktywne i możliwe do uzupełnienia przy wprowadzaniu dokumentów.

Kolejna zakładka to „Dekrety”, które prawidłowo skategoryzowane umożliwiają przypisanie konkretnego rodzaju wydatków do odpowiedniego konta księgowego.

Ostatnią rzeczą, które powinniśmy uzupełnić w ustawieniach to „Formy płatności” – dodajemy płatności typu Karta Płatnicza, Gotówka itp., ustawiamy status Aktywny.

Wysyłanie korespondencji

W momencie, w którym potrzebujemy zewidencjonować wysyłaną korespondencję uruchamiamy odpowiednie okno wciskając przycisk „Wyślij korespondencję”. Mamy tutaj szereg informacji, które musimy uzupełnić.

Rodzaj dokumentu – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej, ewentualnie plusikiem mamy możliwość dodania nowego, bezpośrednio z tego poziomu.

W zależności od konfiguracji pojawią nam się rożne dane do uzupełnienia. Pola aktywne na wybranym dokumencie to pola zaznaczone odpowiednim checkiem w momencie dodawania rodzajów dokumentów.

Numer – kolejny numer, nadawany automatycznie. Numeracja może być jednolita dla wszystkich typów korespondencji, czyli nadawanej, wysyłanej i wewnętrznej. Każde zdarzenie wówczas będzie powodowało, że zostanie nadany nowy, kolejny numer. Istnieje również opcja skonfigurowania odrębnej numeracji dla różnych typów, gdzie każdy będzie miał swoją minimalnie różniącą się nazwę i odrębną numerację, również nadawaną automatycznie.

Nadawca

Odbiorca

Data wystawienia

Projekt – mamy możliwość przypisania dokumentu do jednego z projektów prowadzonych w firmie, pod warunkiem, że są zdefiniowane. Projekty definiujemy w module Zadania.

Opis – jeżeli potrzebujemy, opisujemy dodatkowo nasz dokumentu

Skany – możliwość podpięcia skanu dokumentu

Lokalizacja – wpisujemy miejsce, w którym znajduje się papierowa wersja naszego dokumentu tak, aby łatwiej było nam go odnaleźć

Dodatkowe pola, które mogą się pojawić np. przy FV:

Data wystawienia + data sprzedaży

Termin płatności

Forma płatności

Kwota netto/podatek VAT (kwota brutto podstawia się sama)

Dekret – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej w Ustawieniach, ewentualnie również z tego poziomu możemy dodać nowy plusikiem

Odbieranie korespondencji/korespondencja wewnętrzna

Odbieranie korespondencji oraz dodawanie korespondencji wewnętrznej działa dokładnie w ten sam sposób, w jaki działa jej wysyłanie. Poniżej przykładowy screen. To, jakie mamy dostępne pola do uzupełnienia standardowo zależy od odpowiedniego ich zdefiniowania w ustawieniach. Rodzaje dokumentów i typy projektów są takie same dla wszystkich rodzajów działań, które możemy wykonać z tego miejsca.

Lista/zestawienie korespondencji

Listę wprowadzonych dokumentów możemy podejrzeć po wybraniu odpowiedniego katalogu.

Katalog „Korespondencja” to zbiór wszystkich dokumentów wprowadzonych do NetOrganizera.

Katalog „Wychodząca” obejmuje listę dokumentów wychodzących, przykładowy screen poniżej:

Na liście mamy widoczny szereg kolumn zawierających pola uzupełniane przy dodawaniu dokumentów. Tam, gdzie nie ma wartości, najczęściej nie były wymagane i nie zostały uzupełnione lub nie były widoczne przy wybranym rodzaju dokumentu.

Ikony odpowiednio po prawej stronie (po najechaniu kursorem zobaczymy podpowiedzi”:

„Oczko” – podgląd danej pozycji

„Ołówek” – możliwość edycji

„Koperta” – możliwość wydrukowania koperty

„Klepsydra” – historia zmian

Katalog zawierający listę dokumentów wychodzących i listę dokumentów wewnętrznych zawiera analogiczne dane jak wyżej. Z wiadomych względów jedynie nie ma możliwości wydrukowania koperty.