Fakturowanie i protokoły1

System fakturowania zbiorczego i obiegu protokołów rozbieżności

1) Tworzenie protokołu rozbieżności podczas tworzenia dokumentu przyjęcia.

- obsługa tworzy otwarty dokument PZ i drukuje “ślepy PZ” jak dotychczas

- w czasie edycji przyjętego PZ istnieje możliwość wpisania ilości zliczonej na dostawie , zerowanie/wyrzucanie produktów w PZ skutkuje tym że nie znikają , a są wyświetlane z ilością zero.

– tabelka możliwych rozbieżności przy dostawie, nieprawdopodobne sytuacje mogą wynikać z dostaw kontrolowanych

-w przypadku 1, operator będzie musiał nanieść nieprzyjmowaną pozycję na dokument PZ i wpisać ilość przyjmowaną “0”

-w przypadku punktu 8, użytkownik będzie musiał wprowadzić odpowiednią ilość zliczoną

-wybór opisów będzie automatycznie wyznaczony przez komputer na podstawie wpisanych ilości,

-pozycje z rozbieżnością w stosunku do dokumentu WZ będą podświetlone

-przed zakończeniem dokumentu (po naciśnięciu klawisza END) system wyświetli podgląd wydruku protokołu rozbieżności i spyta użytkownika czy akceptuje protokół. Jeżeli użytkownik nie akceptuje protokołu, system utworzy otwarty PZ, który będzie umożliwiał ponowną edycję protokołu

-użytkownik będzie mógł wprowadzić do PZ towary zablokowane do przyjęcia i towary nie wycenione, lecz ilość będzie automatycznie “0”. Towary te będą wyświetlone na ekranie, lecz nie pojawią się na wydruku PZ.

-zatwierdzony protokół trafia do katalogu protokołów i przy następnej wysyłce danych zostanie wysłany do centrali

-zostanie wprowadzona blokada korygowania PZ w sklepie i WZ w MC, aż do otrzymania akceptacji lub odrzucenia protokołu.

2) Katalog protokołów

– statusy protokołów

– 1.) Dokument otwarty -nie zrealizowany ( status ten występuje tylko na dokumentach nie zrealizowanych w sklepie )

– 2.) Dokument przyjęty i zrealizowany w sklepie

– 3.) Zaakceptowany w całości

– 4.) Zaakceptowany częściowo

– 5.) Odrzucony

– 6.) Potwierdzony w sklepie – korekta bez zwrotu

– 7.) Potwierdzony w sklepie – korekta ze zwrotem

– 8.) Potwierdzony w sklepie – zwrot nadwyżki

– 9.) Wysłano zwrot towaru do MC

– 10.) Potwierdzenie zwrotu w MC

– 11.) Koniec obiegu protokołu

– 12.) Anulowanie

– 13.) Wystawiono WZ do zwrotu w sklepie ( w wypadkach szczególnych np. sklep nie oddaje towaru nadwyżkowego w określonym terminie

wówczas Magazyn zakańcza normalną drogę obiegu dokumentu i wystawia na towar nadmiarowy dokument wydania – WZ.

– 14.) Wystawiono PZ do WZ ze statusu nr. 13

-protokół zawiera w sobie informację o numerze WZ z MC i numerze PZ ze sklepu, którego dotyczy

-dostępna jest akceptacja lub odrzucenie poszczególnych pozycji protokołu lub odrzucenie/akceptacja całości

-dostępne są następujące podglądy wydruku do protokołu: ( wydruki są dostępne w katalogu PZ – klawisz F2 najechać na drukuj i rozwinie się menu wydruków czy w module do zarządzania protokołami – klawisz 'D'

– wydruk różnic

– wydruk różnic potwierdzony z MC

– wydruk zwrotu

3) Zarządzanie protokołami w MC

– akceptacja/odrzucenie protokołu czy to całościowe czy na poszczególnych pozycjach spowoduje automatyczne utworzenie korekty ( procedura decyzyjna zadecyduje czy jest czy nie ma )do WZ , jak i do PZ w sklepie

– zatwierdzone protokoły będą co ustalony czas wysyłane do centrali

4) Zarządzanie protokołami w sklepie

-sklep będzie zobowiązany regularnie oglądać katalog protokołów i potwierdzać ich odbiór

-korekty w sklepie nie będą tworzyły się automatycznie lecz po potwierdzeniu przez operatora

-sklep wykona wydruk listu przewozowego do wydania kierowcy towaru zwracanego do MC i uzupełni pole tekstowe, w którym umieści dane samochodu i

kierowcy

5) Pozostałe

– dokumenty PZ w sklepie i WZ w MC nie są drukowane (dotyczy to tylko PZ z MC i WZ do sklepów)

Obieg protokołu:

Automatyczny PZ z dokumentu WZ z Magazyny Centralnego :

-widzimy ze w prawym górnym rogu podczas przeglądania lub edycji dokumentu pojawiły się trzy dodatkowe linijki opisu : Il. Zli -( ilość zliczona ) Il.wpi. -( suma wpisana na PZ ) Il.org -( orginalana ilość jaka przyszła na z WZ ). Podczas przyjmowania towaru możliwa jest edycja tylko jednego parametru Il.zli. Powinno się tam wpisać prawidłową ilość towaru w dostawie.

Pozycje które są inne niż na pierwotnym dokumencie WZ sa podświetlone.Przy towarach zblokowanych do PZ / z towarowego bez ceny w kolumnie L.p. pojawia się opis N.E ( nieedytowalny ). Podczas realizacji dokumentu system wyświetli protokół różnic i zapyta się czy akceptujemy zmiany jakie dokonaliśmy na dokumencie.

W magazynie centralnym w katalogu protokołów pojawia się wpis dotyczący tego PZ:

Operator w MC potwierdza przyjście dokumentu i akceptuje/odrzuca zmiany dokonane przez sklep na protokole ( klawisz 'r' )

Może odrzucić/zaakceptować cały protokół lub wybrać edycje poszczególnych pozycji :

Akceptacja – klawisz A

Odrzucenie – klawisz O

Edycja wartości Zatwierdzonej – klawisz E ( status będzie odrzucone )

Następnie akceptuje zmiany : klawisz 'R'

Po zatwierdzeniu zmian algorytm na podstawie zmian dokonanych przez operatora w MC wygeneruje korektę do WZ jeżeli jest potrzebna :

W sklepie pojawi się że protokół zmienił status i należy zaakceptować zmiany wprowadzone w Magazynie Centralnym :

Realizujemy : klawisz 'R'

Podczas realizacji algorytm wyliczy co i ile należy zwrócić do MC i zrobi korektę do PZ

Po realizacji status protokołu ulega zmianie :

Przy następnej dostawie oddajemy do MC nadwyżkę towaru realizując dalszą część protokołu:

Po zatwierdzeniu zwrotu MC kończy obieg protokołu :

Przypadki szczególne :

Status dokumentu typ – 13.

Obsługa w Magazynie Centralnym sprawdzając status realizacji poszczególnych dokumentów z konkretnych sklepów stwierdza że jakiś sklep zwleka z oddaniem nadmiarowych produktów decyduje się na przerwanie normalnej drogi obiegu dokumentowego i wystawia na ten towar nowy dokument WZ i fakturę:

W magazynie operator robi raport na dokumenty z których sklepy powinny zrobić zwrot towaru :

System pokazuje wszystkie dokumenty na których znajdują się nadmiarowe towary,które powinny być zwrócone do magazynu

Naciskając klawisz 'R' - realizacja , program wystawi nowy dokument WZ i fakturę na owe nadmiarowe produkty oraz zakończy normalny obieg dokumentu.

Pod klawiszem 'H' – historia obiegu możemy zobaczyć:

przesuwając się strzałkami w prawo mamy opis do statusu 13 :

Na sklepie automatycznie status protokołu zostanie zmieniony na 13 i realizując taki status pojawi się ( aby można było zrealizować taki protokół sklep musi pobrać WZ siecią z magazynu dystrybucyjnego ).

Naciskamy klawisz 'R' – realizacja:

W podglądzie historii protokołu mamy :

Status 14 protokołu kończy obieg tego dokumentu.

Statusy protokołów do realizacji na sklepie :

– Status : 3 – Zaakceptowany w całości . Magazyn akceptuje cały PZ jaki został wystawiony w sklepie ( zgadza się że dokument wystawiony na sklepie nie podlega korekcie ). Status ten pojawi się w katalogu protokołów w sklepie jeżeli system stwierdzi różnicę pomiędzy dokumentem PZ a WZ ( wystawiana jest korekta do dokumentu WZ ) i sklep ma zwrócić nadmiarowy asortyment.

– Status : 4 – Zaakceptowany częściowo. Magazyn akceptuje częściowo PZ ( część pozycji została zaakceptowana część odrzucona ). Powstaje korekta do PZ oraz WZ.

– Status : 5 – Odrzucony w całości .Magazyn całkowicie odrzuca wszelkie zmiany pomiędzy PZ a dokumentem WZ na podstawie którego powstał ów PZ.

– Status : 7 - Potwierdzić zwrot w sklepie – korekta z zwrotem. Do protokołu była wystawiona korekta do PZ i część towaru podlega zwrotowi do magazynu.

– Status : 8 – Potwierdzić zwrot w sklepie – zwrot nadwyżki. Sklep ma zwrócić do magazynu nadmiarowy towar i przypadek szczególny opisany powyżej status 13:

Statusy 3,4,5 przechodzą po realizacji bądź to na status 7 lub 8 ( 3 - 8 ; 4,5 – 7 lub 8 ).

Status 7 ,8 po realizacji przechodzi w status 9 – Wysłano towar do magazynu .

Status 13 – przechodzi w status 14 ( w trakcie generowany jest nowy dokument PZ nie podlegający obiegowi dokumentów).

Statusy protokołów do realizacji w Magazynie Centralnym:

– Status : 2 – Dokument przyjęty i zrealizowany w sklepie. Sklep przyjął dokument WZ.

Magazyn akceptuje/odrzuca zmiany jakie powstały w stosunku do pierwotnego WZ.

– Status : 9 – Wysłano zwrot towaru. W sklepie potwierdzono wysłanie towarów podlegających zwrotowi wg protokołu. Realizacja potwierdza że towar został zwrócony i kończy obieg protokołu.

I przypadki szczególne:

-Status 7 : Potwierdzić zwrot w sklepie – korekta z zwrotem

-Status 8 : Potwierdzić zwrot w sklepie – zwrot nadwyżki

Na te dwa statusy podczas realizacji w Magazynie Centralnym program kończy zwykły obieg protokołów i wystawia nowy dokument WZ na pozycje, które miały być zwrócone.