NetOrganizer Sekretariat: Różnice pomiędzy wersjami

Z Pomoc Netis
Nie podano opisu zmian
Nie podano opisu zmian
 
(Nie pokazano 3 pośrednich wersji utworzonych przez tego samego użytkownika)
Linia 37: Linia 37:




[[Plik:Screen45.png|930x930px]]odpowiednim checkiem
[[Plik:Screen45.png|930x930px]]  




Linia 58: Linia 58:
Numer – kolejny numer, nadawany automatycznie. Numeracja może być jednolita dla wszystkich typów korespondencji, czyli nadawanej, wysyłanej i wewnętrznej. Każde zdarzenie wówczas będzie powodowało, że zostanie nadany nowy, kolejny numer. Istnieje również opcja skonfigurowania odrębnej numeracji dla różnych typów, gdzie każdy będzie miał swoją minimalnie różniącą się nazwę i odrębną numerację, również nadawaną automatycznie.
Numer – kolejny numer, nadawany automatycznie. Numeracja może być jednolita dla wszystkich typów korespondencji, czyli nadawanej, wysyłanej i wewnętrznej. Każde zdarzenie wówczas będzie powodowało, że zostanie nadany nowy, kolejny numer. Istnieje również opcja skonfigurowania odrębnej numeracji dla różnych typów, gdzie każdy będzie miał swoją minimalnie różniącą się nazwę i odrębną numerację, również nadawaną automatycznie.


''Nadawca''
''Nadawca '' nadawcą korespondencji może być dowolny podmiot, m.in. sklep, osoba, odpowiedni dział


''Odbiorca''
''Odbiorca '' zdefiniowany w module Kontakty lub dodawany podczas tworzenia korespondencji


''Data wystawienia''
''Data wystawienia '' domyślnie dzisiejsza data, jeżeli użytkownik ma uprawnienia może ją zmienić na dowolną


''Projekt'' – mamy możliwość przypisania dokumentu do jednego z projektów prowadzonych w firmie, pod warunkiem, że są zdefiniowane. Projekty definiujemy w module Zadania.
''Projekt'' – mamy możliwość przypisania dokumentu do jednego z projektów prowadzonych w firmie, pod warunkiem, że są zdefiniowane. Projekty definiujemy w module Zadania.
Linia 119: Linia 119:
„Koperta” – możliwość wydrukowania koperty
„Koperta” – możliwość wydrukowania koperty


„Klepsydra” – historia zmian
„Klepsydra” – historia zmian, każda operacja jest zapisywana i w tej opcji możemy sprawdzić, kto kiedy robił zmiany.




Katalog zawierający listę dokumentów wychodzących i listę dokumentów wewnętrznych zawiera analogiczne dane jak wyżej. Z wiadomych względów jedynie nie ma możliwości wydrukowania koperty.
'''Katalog zawierający listę dokumentów wychodzących i listę dokumentów wewnętrznych zawiera analogiczne dane jak wyżej. Z wiadomych względów jedynie nie ma możliwości wydrukowania koperty.'''
 
'''<u>Filtrowanie</u>'''
 
Filtry są bardzo użytecznym i uniwersalnym narzędziem. Praktycznie w dowolny, wybrany przez siebie sposób możemy wyszukiwać i filtrować korespondencję. możemy np. wyszukać wszystkie dokumenty kosztowe dotyczące danego projektu w wybranym przedziale czasu.
 
Wyszukiwanie jest możliwe po słowach kluczowych, jak również mamy opcje nałożenia dowolnej ilości filtrów i bardzo dokładnego zawężenia wyników. Poniżej przykładowy screen z częścią dostępnych filtrów.
 
[[Plik:Screen 1 filtry kor.png|414x414px]]

Aktualna wersja na dzień 12:07, 2 lip 2021

Moduł Sekretariat został zaprojektowany tak, aby wspomóc ewidencję korespondencji i zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów.

Moduł może całkowicie zastąpić "papierową" książkę korespondencji wymaganą prawem w spółkach kapitałowych.


Sekretariat składa się z trzech części:

1. Korespondencja wychodząca,

2. Korespondencja przychodząca,

3. Korespondencja wewnętrzna

i w zależności od czynności, którą chcemy wykonać klikamy w odpowiednią funkcję.

Screen1 sek.png


Ustawienia

Zanim jednak zaczniemy korzystać z pełnej funkcjonalności modułu należy skonfigurować najważniejsze elementy, które znajdują się w Ustawieniach.

Screen2 sek.png


Pierwsza zakładka to „Rodzaje dokumentów”. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.


Dla przykładu screen:

Screen3 sek.png


W momencie wpisywania nazwy i ustawienia odpowiedniego statusu pojawia się nam jeszcze opcja wyboru pól, które będą aktywne i możliwe do uzupełnienia przy wprowadzaniu dokumentów.

Kolejna zakładka to „Dekrety”, które prawidłowo skategoryzowane umożliwiają przypisanie konkretnego rodzaju wydatków do odpowiedniego konta księgowego.


Screen45.png


Ostatnią rzeczą, które powinniśmy uzupełnić w ustawieniach to „Formy płatności” – dodajemy płatności typu Karta Płatnicza, Gotówka itp., ustawiamy status Aktywny.

Wysyłanie korespondencji

W momencie, w którym potrzebujemy zewidencjonować wysyłaną korespondencję uruchamiamy odpowiednie okno wciskając przycisk „Wyślij korespondencję”. Mamy tutaj szereg informacji, które musimy uzupełnić.

Wysylanie kor1.png


Wysylanie kor2.png


Rodzaj dokumentu – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej, ewentualnie plusikiem mamy możliwość dodania nowego, bezpośrednio z tego poziomu.

W zależności od konfiguracji pojawią nam się rożne dane do uzupełnienia. Pola aktywne na wybranym dokumencie to pola zaznaczone w momencie dodawania rodzajów dokumentów.

Numer – kolejny numer, nadawany automatycznie. Numeracja może być jednolita dla wszystkich typów korespondencji, czyli nadawanej, wysyłanej i wewnętrznej. Każde zdarzenie wówczas będzie powodowało, że zostanie nadany nowy, kolejny numer. Istnieje również opcja skonfigurowania odrębnej numeracji dla różnych typów, gdzie każdy będzie miał swoją minimalnie różniącą się nazwę i odrębną numerację, również nadawaną automatycznie.

Nadawca – nadawcą korespondencji może być dowolny podmiot, m.in. sklep, osoba, odpowiedni dział

Odbiorca – zdefiniowany w module Kontakty lub dodawany podczas tworzenia korespondencji

Data wystawienia – domyślnie dzisiejsza data, jeżeli użytkownik ma uprawnienia może ją zmienić na dowolną

Projekt – mamy możliwość przypisania dokumentu do jednego z projektów prowadzonych w firmie, pod warunkiem, że są zdefiniowane. Projekty definiujemy w module Zadania.

Opis – jeżeli potrzebujemy, opisujemy dodatkowo nasz dokumentu

Skany – możliwość podpięcia skanu dokumentu

Lokalizacja – wpisujemy miejsce, w którym znajduje się papierowa wersja naszego dokumentu tak, aby łatwiej było nam go odnaleźć


Dodatkowe pola, które mogą się pojawić np. przy FV:

Data wystawienia + data sprzedaży

Termin płatności

Forma płatności

Kwota netto/podatek VAT (kwota brutto podstawia się sama)

Dekret – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej w Ustawieniach, ewentualnie również z tego poziomu możemy dodać nowy plusikiem


Odbieranie korespondencji/korespondencja wewnętrzna

Odbieranie korespondencji oraz dodawanie korespondencji wewnętrznej działa dokładnie w ten sam sposób, w jaki działa jej wysyłanie. Poniżej przykładowy screen. To, jakie mamy dostępne pola do uzupełnienia standardowo zależy od odpowiedniego ich zdefiniowania w ustawieniach. Rodzaje dokumentów i typy projektów są takie same dla wszystkich rodzajów działań, które możemy wykonać z tego miejsca.


Wysylanie kor23.png


Lista/zestawienie korespondencji

Listę wprowadzonych dokumentów możemy podejrzeć po wybraniu odpowiedniego katalogu.

Lista123.png


Katalog „Korespondencja” to zbiór wszystkich dokumentów wprowadzonych do NetOrganizera.

Katalog „Wychodząca” obejmuje listę dokumentów wychodzących, przykładowy screen poniżej:


Wyslana kores1234.png


Na liście mamy widoczny szereg kolumn zawierających pola uzupełniane przy dodawaniu dokumentów. Tam, gdzie nie ma wartości, najczęściej nie były wymagane i nie zostały uzupełnione lub nie były widoczne przy wybranym rodzaju dokumentu.

Ikony odpowiednio po prawej stronie (po najechaniu kursorem zobaczymy podpowiedzi”:

„Oczko” – podgląd danej pozycji

„Ołówek” – możliwość edycji

„Koperta” – możliwość wydrukowania koperty

„Klepsydra” – historia zmian, każda operacja jest zapisywana i w tej opcji możemy sprawdzić, kto kiedy robił zmiany.


Katalog zawierający listę dokumentów wychodzących i listę dokumentów wewnętrznych zawiera analogiczne dane jak wyżej. Z wiadomych względów jedynie nie ma możliwości wydrukowania koperty.

Filtrowanie

Filtry są bardzo użytecznym i uniwersalnym narzędziem. Praktycznie w dowolny, wybrany przez siebie sposób możemy wyszukiwać i filtrować korespondencję. możemy np. wyszukać wszystkie dokumenty kosztowe dotyczące danego projektu w wybranym przedziale czasu.

Wyszukiwanie jest możliwe po słowach kluczowych, jak również mamy opcje nałożenia dowolnej ilości filtrów i bardzo dokładnego zawężenia wyników. Poniżej przykładowy screen z częścią dostępnych filtrów.

Screen 1 filtry kor.png