Tekst źródłowy strony Groupware Sekretariat

Moduł Sekretariat został zaprojektowany tak, aby wspomóc ewidencję korespondencji i zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów.


'''Sekretariat składa się z trzech części:'''

1. Korespondencja wychodząca,

2. Korespondencja przychodząca,

3. Korespondencja wewnętrzna

i w zależności od czynności, którą chcemy wykonać klikamy w odpowiednią funkcję.

[[Plik:Screen1 sek.png|372x372px]]


'''<u>Ustawienia</u>'''

Zanim jednak zaczniemy korzystać z pełnej funkcjonalności modułu należy skonfigurować najważniejsze elementy, które znajdują się w Ustawieniach.

[[Plik:Screen2 sek.png|1051x1051px]]


Pierwsza zakładka to <u>„Rodzaje dokumentów”</u>. Umożliwia ona zdefiniowanie typów dokumentów, jakie będą przewijały się w naszej firmie i które będziemy ewidencjonować.


Dla przykładu screen:

[[Plik:Screen3 sek.png|1057x1057px]]


W momencie wpisywania nazwy i ustawienia odpowiedniego statusu pojawia się nam jeszcze opcja wyboru pól, które będą aktywne i możliwe do uzupełnienia przy wprowadzaniu dokumentów.

Kolejna zakładka to „<u>Dekrety”</u>, które prawidłowo skategoryzowane umożliwiają przypisanie konkretnego rodzaju wydatków do odpowiedniego konta księgowego.


[[Plik:Screen45.png|930x930px]]


Ostatnią rzeczą, które powinniśmy uzupełnić w ustawieniach to <u>„Formy płatności”</u> – dodajemy płatności typu Karta Płatnicza, Gotówka itp., ustawiamy status Aktywny.

'''<u>Wysyłanie korespondencji</u>'''

W momencie, w którym potrzebujemy zewidencjonować wysyłaną korespondencję uruchamiamy odpowiednie okno wciskając przycisk „Wyślij korespondencję”. Mamy tutaj szereg informacji, które musimy uzupełnić.

[[Plik:Wysylanie kor1.png|872x872px]]


[[Plik:Wysylanie kor2.png|870x870px]]


''Rodzaj dokumentu –'' wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej, ewentualnie plusikiem mamy możliwość dodania nowego, bezpośrednio z tego poziomu.

W zależności od konfiguracji pojawią nam się rożne dane do uzupełnienia. Pola aktywne na wybranym dokumencie to pola zaznaczone odpowiednim checkiem w momencie dodawania rodzajów dokumentów.

Numer – kolejny numer, nadawany automatycznie. Numeracja może być jednolita dla wszystkich typów korespondencji, czyli nadawanej, wysyłanej i wewnętrznej. Każde zdarzenie wówczas będzie powodowało, że zostanie nadany nowy, kolejny numer. Istnieje również opcja skonfigurowania odrębnej numeracji dla różnych typów, gdzie każdy będzie miał swoją minimalnie różniącą się nazwę i odrębną numerację, również nadawaną automatycznie.

''Nadawca''

''Odbiorca''

''Data wystawienia''

''Projekt'' – mamy możliwość przypisania dokumentu do jednego z projektów prowadzonych w firmie, pod warunkiem, że są zdefiniowane. Projekty definiujemy w module Zadania.

''Opis'' – jeżeli potrzebujemy, opisujemy dodatkowo nasz dokumentu

''Skany'' – możliwość podpięcia skanu dokumentu

''Lokalizacja –'' wpisujemy miejsce, w którym znajduje się papierowa wersja naszego dokumentu tak, aby łatwiej było nam go odnaleźć


<u>Dodatkowe pola, które mogą się pojawić np. przy FV:</u>

''Data wystawienia + data sprzedaży''

''Termin płatności''

''Forma płatności''

''Kwota netto/podatek VAT'' (kwota brutto podstawia się sama)

''Dekret'' – wybieramy ze zdefiniowanych wcześniej w Ustawieniach, ewentualnie również z tego poziomu możemy dodać nowy plusikiem


'''<u>Odbieranie korespondencji/korespondencja wewnętrzna</u>'''

Odbieranie korespondencji oraz dodawanie korespondencji wewnętrznej działa dokładnie w ten sam sposób, w jaki działa jej wysyłanie. Poniżej przykładowy screen. To, jakie mamy dostępne pola do uzupełnienia standardowo zależy od odpowiedniego ich zdefiniowania w ustawieniach. Rodzaje dokumentów i typy projektów są takie same dla wszystkich rodzajów działań, które możemy wykonać z tego miejsca.


[[Plik:Wysylanie kor23.png]]


'''<u>Lista/zestawienie korespondencji</u>'''

Listę wprowadzonych dokumentów możemy podejrzeć po wybraniu odpowiedniego katalogu.

[[Plik:Lista123.png|310x310px]]


Katalog „Korespondencja” to zbiór wszystkich dokumentów wprowadzonych do NetOrganizera.

Katalog „Wychodząca” obejmuje listę dokumentów wychodzących, przykładowy screen poniżej:


[[Plik:Wyslana kores1234.png|1016x1016px]]


Na liście mamy widoczny szereg kolumn zawierających pola uzupełniane przy dodawaniu dokumentów. Tam, gdzie nie ma wartości, najczęściej nie były wymagane i nie zostały uzupełnione lub nie były widoczne przy wybranym rodzaju dokumentu.

Ikony odpowiednio po prawej stronie (po najechaniu kursorem zobaczymy podpowiedzi”:

„Oczko” – podgląd danej pozycji

„Ołówek” – możliwość edycji

„Koperta” – możliwość wydrukowania koperty

„Klepsydra” – historia zmian


Katalog zawierający listę dokumentów wychodzących i listę dokumentów wewnętrznych zawiera analogiczne dane jak wyżej. Z wiadomych względów jedynie nie ma możliwości wydrukowania koperty.